Integra Workday con TravelPerk

• Hai bisogno di un account Pro o Premium per usare questa funzione

Workday è un fornitore leader di applicazioni cloud aziendali per le risorse umane. Le loro applicazioni sono state adottate da migliaia di organizzazioni in tutto il mondo e in vari settori, inclusi più del 50% delle aziende Fortune 500.

 

L'integrazione con Workday

L'integrazione con Workday ti permette di importare facilmente l'intera directory dei dipendenti nella piattaforma TravelPerk e gestire gli account utente, inclusi:

• Approvvigionamento utenti - onboarding e offboarding - dalla tua directory dei dipendenti
• Compilazione automatica delle informazioni del profilo dipendente su TravelPerk
• Trigger manuali per sincronizzare i nuovi dipendenti e archiviare quelli che hanno lasciato
• Sincronizzazione completamente automatizzata tra Workday e TravelPerk
• Configurazione automatizzata dell'account, come l'aggiunta di Centri di Costo e processi di Approvazione

Informazioni importanti

• Per disabilitare l'integrazione con Workday, segui le istruzioni su Gestisci integrazioni.
• Se hai domande o hai bisogno di assistenza per configurare l'integrazione, contatta il tuo Account Manager.

 

Abilita l'integrazione con Workday

Devi essere un Admin su TravelPerk e Workday per abilitare l'integrazione seguendo questi passaggi:

1. Crea un Utente del Sistema di Integrazione (ISU)

1. Accedi al tuo account Admin di Workday
   
2. Nella barra di ricerca, inserisci e seleziona l'attività Crea Utente del Sistema di Integrazione
3. Inserisci un nome utente e una password, quindi fai clic su OK - le password non possono contenere &
   
   

Nota: Cerca il compito Mantieni Regole Password e aggiungi il nome utente del nuovo Sistema di Integrazione creato alla lista Utenti di Sistema esenti dalla scadenza della password. Questo garantirà che la password non scada.

 

2. Crea un Gruppo di Sicurezza e Assegna un Utente del Sistema di Integrazione

1. Nella barra di ricerca, inserisci e seleziona il compito Crea Gruppo di Sicurezza
2. Clicca OK
3. Per il Tipo di Gruppo di Sicurezza Tenanted seleziona Gruppo di Sicurezza del Sistema di Integrazione (senza vincoli)
4. Inserisci un nome e clicca su OK
   
   
   
   
5. Nel campo Nome, inserisci lo stesso nome che hai inserito quando hai creato l'ISU nella prima sezione e fai clic su OK
   
   
   

3. Configura le autorizzazioni della politica di sicurezza del dominio

1. Per far funzionare correttamente l'integrazione, TravelPerk deve essere in grado di sincronizzare i seguenti campi dati:
   

   Obbligatorio	Opzionale (consigliato)
   Nome	Data di nascita
   Cognome	Numero di contatto lavorativo
   Email di lavoro	Genere
   Data di inizio	Centro di Costo
   Data di cessazione	Manager (per il flusso di lavoro di approvazione)
   Stato occupazionale	Società (entità legale)
   	Tipo di impiego

   
   
2. Nel Gruppo di Sicurezza, modifica i Permessi della Politica di Sicurezza del Dominio e aggiungi le seguenti operazioni GET per dare a TravelPerk l'accesso ai dati necessari per l'integrazione:
   
   

   Dominio principale	Sottodominio
   Dati personali: Dati personali	Dati della persona: Data di nascita Dati della persona: Genere Dati della Persona: Informazioni Personali
   Dati della Persona: Informazioni di Contatto Lavorativo	Dati della Persona: Indirizzo di Lavoro Dati della Persona: Email di Lavoro Dati della persona: Telefono di lavoro
   Personale	Dati dei lavoratori: Lavoratori Dati dei Lavoratori: Tutte le Posizioni Dati dei Lavoratori: Informazioni Attuali sul Personale Dati dei Lavoratori: Rapporti Pubblici dei Lavoratori Dati dei lavoratori: Dati sull'occupazione Dati dei lavoratori: Informazioni sull'organizzazione

4. Attiva le modifiche alla politica di sicurezza 

1. Nella barra di ricerca, inserisci e seleziona Attiva modifiche alla politica di sicurezza in sospeso
   
   
   
   
2. Aggiungi un commento alle modifiche nella politica di sicurezza
   
   
   
   
3. Rivedi le politiche di sicurezza e approva le modifiche per attivarle
   
   

 

5. Ottieni l'Endpoint dei Servizi Web per il Tenant di Workday

1. Nella barra di ricerca, inserisci e seleziona Servizi Web Pubblici
2. Passa il mouse su Risorse Umane e clicca sui tre puntini per accedere al menu
   
   
   
3. Seleziona Servizi Web e poi clicca su Visualizza WSDL
   
   
   
   
4. In fondo alla pagina, troverai l'host. Copia l'indirizzo del sito web fino a /service - l'ultimo carattere dovrebbe essere x - per esempio, https://wd5-services1.myworkday.com/ccx.  Dovrai inserire questo URL nella casella di testo libero nella sezione successiva. 
   
   
   

 

6. Configurare l'integrazione tra Workday e TravelPerk

1. Vai a Impostazioni dell'account e seleziona Integrazioni
2. Trova l'integrazione Workday e clicca su Configura
   
3. Clicca su Abilita
4. Nella finestra pop-up, autorizza TravelPerk ad avere accesso in lettura ad alcuni dei tuoi dati su Workday cliccando su Continua
   
   
   
   
5. Inserisci l'Endpoint dei Servizi Web URL che hai copiato nel Passaggio 4 della sezione precedente e clicca su Invia
   
   
   
   
6. Inserisci il nome utente del Sistema di Integrazione e la password che hai creato nella prima sezione e clicca su Invia
   
   
   
   
7. Inserisci il nome del tenant di Workday. Per trovare il nome, accedi a Workday e controlla l'URL. Inserisci la parola alla fine dell'URL. Ad esempio, se il tuo URL è https://wd5-services1.workday.com/acme, inserisci acme
   
   
   
   
8. Clicca Salta per ora
   
   
   
   
9. Clicca Completa Configurazione
   
   
   

Nota: Assicurati di esentare l'account ISU dall'autenticazione a più fattori (MFA) e dal Single-sign on (SSO).

 

7. Configura l'integrazione di Workday su TravelPerk

Dopo aver collegato l'integrazione, verrai indirizzato alla pagina per configurare l'integrazione di Workday all'interno di TravelPerk.

1. Decidi se vuoi sincronizzare Tutti i dipendenti o Dipendenti selezionati - puoi filtrare i Dipendenti selezionati per Centro di costo, Azienda o Tipo di impiego
   
   
   
   
2. Decidi se vuoi sincronizzare tutti i dati dei dipendenti o selezionare i dettagli dei dipendenti
   
   - Dati completi dei dipendenti - tutti i dati obbligatori e facoltativi saranno sincronizzati.
   
   - Seleziona i dettagli del dipendente - puoi selezionare Sesso, Data di Nascita, Numero di Contatto e Responsabile di Linea.
   
   - Per far funzionare correttamente le approvazioni del Responsabile di Linea, devi selezionare Responsabile di Linea e seguire le istruzioni nella sezione 9 in fondo a questo articolo - Configura le approvazioni del Responsabile di Linea.
   
   
   
   
3. Decidi se vuoi utilizzare Companies Matching - hai l'opzione di assegnare automaticamente tutte le Aziende o Aziende selezionate. L'Azienda deve essere già configurata in TravelPerk utilizzando esattamente lo stesso nome dell'entità presente in Workday.
   
   
   
   
4. Decidi se vuoi abilitare la sincronizzazione del Centro di Costo - se i Centri di Costo non esistono durante la sincronizzazione, verranno creati automaticamente e gli utenti saranno assegnati al loro specifico centro di costo come riflesso in Workday
   
   
   
   
5. Per configurare approvazioni automatiche:
   
   - Se il tuo account è stato creato prima del 1° luglio 2024, segui le istruzioni su Configura approvazioni automatiche per la tua integrazione HR.
   
   - Se il tuo account è stato creato dopo il 1° luglio 2024, segui le istruzioni nella sezione 9 in fondo a questo articolo - Configura le approvazioni del Line Manager.
   
   
6. Clicca su Salva & Sincronizza e le impostazioni verranno applicate. La prima sincronizzazione avverrà automaticamente.
   
   

8. Sincronizzazione manuale e attivazione della Sincronizzazione Automatica

Nella pagina Impostazioni Integrazione Workday, puoi scegliere di Eseguire Sincronizzazione Manuale, che importerà i dati più recenti.

Una volta che sei soddisfatto di come funzionano le sincronizzazioni manuali, clicca su Attiva sincronizzazione automatica per abilitare le sincronizzazioni automatiche giornaliere da Workday.

Se ci sono stati errori durante la Sincronizza, puoi scaricare il log XLS per ricevere maggiori dettagli. Per ulteriori informazioni, consulta Comprendere il Log di Sincronizzazione dell'Integrazione.

I dipendenti sincronizzati sono indicati con l'icona Sincronizza sulla pagina Persone:

 

 

9. Configura le approvazioni del responsabile di linea

Se vuoi impostare approvazioni automatiche che inviano richieste di approvazione direttamente al manager del viaggiatore, devi creare un processo di approvazione seguendo questi passaggi:

1. Vai a Impostazioni Account
2. Sotto Gestione Viaggi, clicca su Processi di Approvazione
3. Clicca su Nuovo processo di approvazione
4. Sotto Chi dovrebbe approvare i loro viaggi?, clicca sul campo seleziona approvatore accanto a Richiedi approvazione da e scegli Responsabile diretto
   
   
   
   
5. Clicca Crea processo di approvazione

Se a un viaggiatore è assegnato un processo di approvazione, avrà sempre la priorità sui processi di approvazione predefiniti per tutti i viaggiatori.

Se il viaggiatore non ha un Line Manager assegnato, la richiesta di approvazione sarà inviata all'Admin dell'azienda.