- Hai bisogno di un account Pro o Premium per usare questa funzione
Con HiBob puoi gestire tempo, talenti, performance e cultura in un'unica piattaforma. Possono aiutarti a semplificare i tuoi processi HR, personalizzare i tuoi flussi di lavoro, coinvolgere i dipendenti e gestire il tempo e le presenze.
L'integrazione HiBob
L'integrazione HiBob ti permette di importare facilmente l'intera directory dei dipendenti nella piattaforma TravelPerk e gestire gli account utente, inclusi:
- Approvvigionamento utenti - onboarding e offboarding - dalla tua directory dei dipendenti
- Compilazione automatica delle informazioni del profilo dipendente su TravelPerk
- Trigger manuali per sincronizzare i nuovi dipendenti e archiviare quelli che hanno lasciato
- Sincronizzazione completamente automatizzata tra HiBob e TravelPerk
- Configurazione automatizzata dell'account, come l'aggiunta di Centri di Costo e processi di Approvazione
Informazioni importanti
- Se hai SSO abilitato per TravelPerk, ti consigliamo di disattivare Consenti creazione utenti e Consenti aggiornamenti utenti, poiché questo potrebbe entrare in conflitto con l'integrazione. Per maggiori informazioni, consulta Personalizza le impostazioni SSO.
- Se il nome, il cognome o l'email di un utente nel provider di identità (IDP) è diverso da quello di HiBob, l'IDP sovrascriverà i dati di HiBob sincronizzati con TravelPerk.
- Se l'utente del Servizio che ha abilitato l'integrazione non è più attivo, la sincronizzazione fallirà e dovrai riabilitare l'integrazione con un nuovo Admin.
-
Per abbinare automaticamente i dipendenti alla corretta azienda in TravelPerk utilizzando l'Integrazione HiBob, consulta Abbinamento e filtraggio delle aziende con TravelPerk e l'Integrazione HiBob.
- Per disabilitare l'integrazione HiBob, segui le istruzioni su Gestisci integrazioni.
- Se hai domande o hai bisogno di assistenza per configurare l'integrazione, contatta il tuo Account Manager.
Abilita l'integrazione con HiBob
Devi essere un Admin su TravelPerk e un Admin su HiBob per abilitare l'integrazione seguendo questi passaggi:
1. Crea un Utente di Servizio in Hibob
- Accedi al tuo account Hibob e nel menu principale, seleziona Impostazioni e poi clicca su Integrazioni
- Nella sezione Automazione, trova il riquadro chiamato Utenti del servizio e clicca su Gestisci
- Clicca su Nuovo Utente del Servizio
- Inserisci TravelPerk come Nome utente del servizio e Nome visualizzato e clicca su Avanti
- Il User ID e Token saranno visualizzati - ti serviranno per attivare l'Integrazione HiBob su TravelPerk
Nota: L'ID utente e il token verranno emessi solo una volta, quindi assicurati di conservare l'ID e il token in un posto sicuro dove puoi trovarli facilmente in futuro.
2. Crea un gruppo di permessi TravelPerk in HiBob
- Sul tuo account HiBob nel menu principale, seleziona Impostazioni e poi clicca su Gruppi di Permessi
- Clicca Crea Gruppo
- Inserisci TravelPerk Integration come Nome del gruppo e sotto Membri del gruppo, scegli Seleziona persone per condizione e clicca su Seleziona persone
- Elimina la condizione con stato del ciclo di vita cliccando sul simbolo del cestino. Questo garantirà che i permessi concessi siano implementati solo per l'utente del servizio creato per l'integrazione con TravelPerk.
- Sotto Aggiungi dipendenti specifici, clicca su Utenti del Servizio, poi seleziona l'Utente del Servizio che hai creato nella sezione precedente e clicca su Applica
- Clicca Crea - questo concederà a TravelPerk l'accesso solo ai dati necessari per la sincronizzazione
3. Configura i permessi di TravelPerk in Hibob
Dopo aver aggiunto l'Utente del Servizio, verrai indirizzato a una pagina per configurare i permessi necessari. Questo passaggio garantisce che TravelPerk possa sincronizzare i campi richiesti affinché l'integrazione funzioni.
- Su HiBob, vai al gruppo Permessi, seleziona Dati delle persone, poi seleziona Diritti di accesso e clicca su Modifica
- Nella finestra di dialogo Seleziona persone per condizione dovrebbe apparire una linea di stato del ciclo di vita. Dal menu a tendina scegli uguale a, poi seleziona Assunto, Impiegato e Terminato e clicca su Applica
- Nell'angolo in alto a destra, clicca su Salva per assicurarti che TravelPerk possa determinare chi sono i dipendenti attivi e inattivi.
- Seleziona Dati delle persone, poi seleziona Persone e clicca su Modifica Permessi
- Abilita le Autorizzazioni necessarie seguendo l'elenco qui sotto e clicca su Salva modifiche:
| Autorizzazione | Descrizione |
| Persone - Informazioni | Visualizza le sezioni Informazioni dei dipendenti selezionati |
| Persone - Indirizzo | Visualizza le sezioni Indirizzo dei dipendenti selezionati |
| Persone - Informazioni di base | Visualizza le sezioni Informazioni di base dei dipendenti selezionati |
| Persone - Occupazione | Visualizza le sezioni Occupazione dei dipendenti selezionati |
| Persone - Home | Visualizza le sezioni Home dei dipendenti selezionati |
| Persone - Ciclo di vita | Visualizza le sezioni del ciclo di vita dei dipendenti selezionati |
| Persone - Personale | Visualizza le sezioni Personali dei dipendenti selezionati e modifica le sezioni Personali dei dipendenti selezionati |
| Persone - Dettagli di Contatto Personali | Visualizza le sezioni dei dettagli di contatto personale dei dipendenti selezionati |
| Persone - Lavoro | Visualizza le sezioni di lavoro dei dipendenti selezionati |
| Persone - Dettagli di Contatto Lavorativo | Visualizza le sezioni dei dettagli di contatto lavorativo dei dipendenti selezionati |
Nota: È necessario il permesso di modifica per la sezione Personale affinché l'API possa leggere la data di nascita dei dipendenti su HiBob. La data di nascita è definita come PII (informazioni personali identificabili), il che significa che l'integrazione con TravelPerk richiede l'accesso sia alla visualizzazione che alla modifica dei permessi della sezione Personale per poterla leggere. Questo non cambia la funzionalità dell'API, che continua a leggere solo le informazioni da HiBob.
TravelPerk richiede i seguenti dati da Hibob affinché l'integrazione abbia successo:
| Obbligatorio | Opzionale (consigliato) |
|
Nome |
Data di nascita |
|
Cognome |
Numero di contatto lavorativo |
|
Email di lavoro |
Genere |
|
Data di inizio |
Centro di costo |
|
Data di cessazione |
Manager (per il flusso di lavoro di approvazione) |
|
Stato occupazionale |
4. Configurare l'integrazione tra Hibob e TravelPerk
- Vai a Impostazioni Account e seleziona Integrazioni
- Trova l'integrazione HiBob e clicca su Configura
- Clicca su Abilita
- Nel pop-up, clicca su Continua
- Inserisci l'ID utente e il numero di token che hai creato nella prima sezione
- Una volta che dice Connesso a Hibob, clicca su Continua e poi clicca su Salta per dopo
5. Configura l'integrazione HiBob
Dopo aver collegato l'integrazione, verrai indirizzato alla pagina di configurazione per l'integrazione HiBob su TravelPerk.
- Decidi se vuoi sincronizzare Tutti i dipendenti o Dipendenti selezionati - puoi filtrare i Dipendenti selezionati per Centro di costo, Azienda o Tipo di impiego
-
Decidi se vuoi sincronizzare tutti i dati dei dipendenti o selezionare i dettagli dei dipendenti
- Dati completi dei dipendenti - tutti i dati obbligatori e opzionali saranno sincronizzati.
- Seleziona i dettagli del dipendente - puoi selezionare Sesso, Data di Nascita, Numero di Contatto e Responsabile di Linea.
Per far funzionare correttamente le approvazioni del Responsabile di Linea, devi selezionare Responsabile di Linea e seguire le istruzioni nella sezione 7 in fondo a questo articolo - Configura le approvazioni del Responsabile di Linea.
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Decidi se vuoi utilizzare Abbinamento Aziende - hai l'opzione di assegnare automaticamente tutte le Aziende o solo alcune Aziende selezionate. L'Azienda deve essere già configurata in TravelPerk utilizzando il nome esatto dell'entità presente in HiBob.
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Decidi se vuoi abilitare la sincronizzazione del Centro di Costo - se i Centri di Costo non esistono durante la sincronizzazione, verranno creati automaticamente e gli utenti saranno assegnati al loro specifico centro di costo come riflesso in HiBob
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Per impostare approvazioni automatiche:
- Se il tuo account è stato creato prima del 1° luglio 2024, segui le istruzioni su Configura approvazioni automatiche per la tua integrazione HR.
- Se il tuo account è stato creato dopo il 1° luglio 2024, segui le istruzioni nella sezione 7 in fondo a questo articolo - Configura le approvazioni del Line Manager.
- Clicca su Salva e Sincronizza e le impostazioni verranno applicate. La prima sincronizzazione avverrà automaticamente.
6. Sincronizzazione manuale e attivazione della Sincronizzazione automatica
Nella pagina delle Impostazioni dell'Integrazione di HiBob, puoi scegliere di Eseguire la Sincronizzazione Manuale, che importerà i dati più recenti.
Una volta che sei soddisfatto di come funzionano le sincronizzazioni manuali, clicca su Attiva Sincronizzazione automatica per abilitare le sincronizzazioni automatiche giornaliere da HiBob.
Se ci sono stati errori durante la Sincronizza, puoi scaricare il log XLS per ricevere maggiori dettagli. Per ulteriori informazioni, consulta Comprendere il Log di Sincronizzazione dell'Integrazione.
I dipendenti sincronizzati sono indicati con l'icona Sincronizza sulla pagina Persone:
7. Configura le approvazioni del responsabile di linea
Se vuoi impostare approvazioni automatiche che inviano richieste di approvazione direttamente al manager del viaggiatore, devi creare un processo di approvazione seguendo questi passaggi:
- Vai a Impostazioni Account
- Sotto Gestione Viaggi, clicca su Processi di Approvazione
- Clicca su Nuovo processo di approvazione
-
Sotto Chi dovrebbe approvare i loro viaggi?, clicca sul campo seleziona approvatore accanto a Richiedi approvazione da e scegli Responsabile diretto
- Clicca Crea processo di approvazione
Se a un viaggiatore è assegnato un processo di approvazione, avrà sempre la priorità sui processi di approvazione predefiniti per tutti i viaggiatori.
Se il viaggiatore non ha un Line Manager assegnato, la richiesta di approvazione sarà inviata all'Admin dell'azienda.