- Solo gli amministratori possono usare questa funzione
Puoi creare un profilo ospite nel tuo account TravelPerk per persone che non sono dipendenti della tua azienda.
Ci sono 2 modi per creare un profilo ospite su TravelPerk:
- Invita un ospite - riceveranno un'email di invito per attivare il loro account. Una volta attivato, potranno accedere alla piattaforma.
- Aggiungi un ospite manualmente - puoi decidere se l'ospite ha accesso alla piattaforma o meno. Se non hanno accesso, puoi prenotare viaggi per loro ma non possono prenotare da soli.
Gli ospiti possono essere assegnati a qualsiasi processo di approvazione in cui tutti i viaggi necessitano di approvazione.
Per maggiori informazioni sul ruolo di ospite, consulta Ruoli e Permessi.
Invita un ospite
- Vai alla pagina Persone
- Clicca su Invita persone
- Inserisci l'indirizzo email dell'ospite e decidi se vuoi aggiungere un messaggio personalizzato
- Accanto a Impostazioni invito, clicca su Modifica impostazioni
- Sotto Ruolo, seleziona Ospite dall'elenco
- Sotto Processo di approvazione, seleziona un processo di approvazione in cui tutti i viaggi necessitano di approvazione
- Clicca Salva impostazioni
- Clicca Invia invito
L'ospite deve attivare il proprio account utilizzando il link nell'email di benvenuto prima di poter essere aggiunto ai viaggi o utilizzare la piattaforma.
Aggiungi un ospite manualmente
- Vai alla pagina Persone
- Clicca su Invita persone
- In fondo al modulo, clicca aggiungi manualmente
- Seleziona se vuoi che l'ospite abbia Nessun accesso o Consenti accesso
- Aggiungi l'email e le informazioni personali dell'ospite
- Sotto Ruolo, seleziona Ospite dall'elenco
- Seleziona le impostazioni dell'account e sotto Processo di approvazione, seleziona un processo di approvazione in cui tutti i viaggi necessitano di approvazione
- Clicca su Aggiungi persona
Una volta creato il nuovo profilo ospite, può essere aggiunto ai viaggi immediatamente.
Ospiti con accesso
Gli ospiti con accesso possono:
- Usa la piattaforma per prenotare e gestire i propri viaggi
- Avere un profilo TravelPerk con un indirizzo email personale
- Accedi utilizzando l'email, anche se il Single Sign-On è obbligatorio
- Hai una politica di viaggio - li informeremo se una prenotazione è fuori politica
Non avranno accesso a:
- Informazioni sensibili dell'azienda come centri di costo, profili di fattura, metodi di pagamento e processi di approvazione. Se mancano dettagli di fatturazione, l'approvatore deve aggiungerli.
- Invita altri utenti o prenota per loro
Ospiti senza accesso
Ospiti senza accesso:
- Puoi usare qualsiasi email, inclusa un'email generica dell'azienda e non deve essere unica
- Ricevi notifiche di viaggio all'email fornita
- Avere tutte le altre impostazioni generali disponibili, come i centri di costo e i profili di pagamento
Processi di Approvazione per ospiti
- Gli ospiti con accesso alla piattaforma non potranno vedere o selezionare alcuna impostazione durante la prenotazione. Se mancano i dettagli di fatturazione, l'approvatore deve aggiungerli.
- Se elimini il processo di approvazione assegnato a un ospite, non potranno prenotare alcun viaggio. Suggeriamo di contattare un Admin affinché possano essere assegnati a un processo di approvazione e continuare con la prenotazione.
- I processi di approvazione automatica per gli ospiti non sono disponibili.
- Gli ospiti possono essere assegnati a più processi di approvazione.