Intégrez Lucca avec TravelPerk

• Vous avez besoin d'un compte Pro ou Premium pour utiliser cette fonctionnalité.

Lucca se spécialise dans le développement de solutions SaaS qui optimisent les processus administratifs et RH. Ils se concentrent sur la gestion des congés, les rapports de dépenses, la numérisation des dossiers RH, la distribution en ligne des bulletins de paie et le suivi du temps.

L'intégration Lucca

L'intégration de Lucca vous permet d'importer facilement l'ensemble de votre annuaire d'employés dans la plateforme TravelPerk et de gérer les comptes utilisateurs, y compris :

• Provisionnement des utilisateurs - intégration et désactivation - à partir de votre annuaire des employés
• Remplissage automatique des informations de profil des employés sur TravelPerk
• Déclencheurs manuels pour synchroniser les nouveaux employés et archiver ceux qui sont partis
• Synchronisation entièrement automatisée entre Lucca et TravelPerk
• Configuration automatique du compte, comme l'ajout de centres de coûts et de processus d'Approbation

Informations importantes

• Si vous avez l'authentification unique activée pour TravelPerk, nous vous recommandons de désactiver Autoriser la création d'utilisateurs et Autoriser les mises à jour des utilisateurs, car cela pourrait entrer en conflit avec l'intégration. Pour plus d'informations, consultez Personnaliser les paramètres d'authentification unique.
• Si le prénom, le nom de famille ou l'email d'un utilisateur dans le fournisseur d'identité (IDP) est différent de ceux de Lucca, l'IDP remplacera les données de Lucca synchronisées avec TravelPerk.
• Pour désactiver l'intégration Lucca, suivez les instructions sur Gérer les intégrations.
• Si vous avez des questions ou besoin d'aide pour configurer l'intégration, contactez votre Responsable de compte.

1. Activer l'intégration Lucca

Vous devez être Administrateur sur TravelPerk et Administrateur sur Lucca pour activer l'intégration en suivant ces étapes :

1. Allez dans les Paramètres du compte et sélectionnez Intégrations
2. Trouvez l'intégration Lucca et cliquez sur Configurer
   
3. Cliquez sur Activer
4. Sur la fenêtre contextuelle, autorisez TravelPerk à avoir un accès en lecture à certaines de vos données sur Lucca en cliquant sur Continuer.
   
   
   
   
5. Entrez votre sous-domaine Lucca et cliquez sur Soumettre
   
   
   • Pour trouver votre sous-domaine Lucca :
     • Se connecter à Lucca
     • Allez à la page d'accueil et copiez l'URL
     • Collez-le dans la fenêtre contextuelle, supprimez https:// du début et /home de la fin
       
       
   
   
   
6. Entrez votre clé API Lucca et cliquez sur Soumettre
   
   
   
   
   • Pour trouver votre clé API Lucca :
     • Se connecter à Lucca
     • Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône Paramètres
     • Sélectionnez Authentification, SSO & API et cliquez sur Clés API
     • Cliquez sur Generate a new API key ou Générer une nouvelle clé d'API
       
       
       
       
     • Entrez le nom de la clé : Clé API TravelPerk
     • Sélectionner toutes les autorisations
     • Ajoutez un contact technique, nous recommandons l'email de votre gestionnaire de compte TravelPerk.
     • Cliquez sur Éditeur tiers ou Third party editor et ajoutez TravelPerk comme nom
     • Cliquez sur Generate API key ou Générer une nouvelle clé d'API
       
       
       
       
     • Copiez la clé API et collez-la dans la fenêtre contextuelle d'activation de l'intégration
        
       

       

    

7. Cliquez sur Passer pour l'instant
   
   
   
   
8. Cliquez sur Continuer puis cliquez de nouveau sur Continuer
9. Cliquez sur Terminer
   
   
   

2. Configurer l'intégration Lucca

Après avoir connecté l'intégration, vous serez dirigé vers la page pour configurer l'intégration Lucca au sein de TravelPerk.

1. Décidez si vous souhaitez synchroniser tous les employés ou les employés sélectionnés - vous pouvez filtrer les employés sélectionnés par centre de coûts, entreprise ou type d'emploi
   
   
   
   
2. Décidez si vous souhaitez synchroniser toutes les données des employés ou certains détails des employés
   
   - Données complètes des employés - toutes les données obligatoires et facultatives seront synchronisées.
   
   - Sélectionner les détails de l'employé - vous pouvez sélectionner le sexe, la date de naissance, le numéro de contact et le responsable hiérarchique.
   
   - Pour que les approbations du responsable hiérarchique fonctionnent correctement, vous devez sélectionner Responsable hiérarchique et suivre les instructions de la section 4 en bas de cet article - Configurer les approbations du responsable hiérarchique.
   
   
3. Décidez si vous souhaitez activer la synchronisation des centres de coûts - si les centres de coûts n'existent pas lors de la synchronisation, ils seront créés automatiquement, et les utilisateurs seront assignés à leur centre de coûts spécifique tel que reflété dans Lucca
   
   
   
   
4. Pour configurer les approbations automatisées :
   
   - Si votre compte a été créé avant le 1er juillet 2024, suivez les instructions sur Configurer les approbations automatiques pour votre intégration RH.
   
   - Si votre compte a été créé après le 1er juillet 2024, suivez les instructions dans la section 4 en bas de cet article - Configurer les approbations du responsable hiérarchique.
   
   
5. Cliquez sur Enregistrer & Synchroniser et les paramètres seront appliqués. La première synchronisation se fera automatiquement.

3. Synchronisation manuelle et activation de la synchronisation automatique

Sur la page Paramètres de l'intégration Lucca, vous pouvez choisir d'exécuter une synchronisation manuelle, ce qui importera les données les plus récentes.

Une fois que vous êtes satisfait du fonctionnement des synchronisations manuelles, cliquez sur Activer la synchronisation automatique pour permettre des synchronisations automatiques quotidiennes depuis Lucca.

S'il y a eu des erreurs lors de la synchronisation, vous pouvez télécharger le journal XLS pour obtenir plus de détails. Pour plus d'informations, consultez Comprendre le journal de synchronisation de l'intégration.

Les employés synchronisés sont indiqués par l'icône de Synchronisation sur la page Personnes :

4. Configurer les approbations des responsables hiérarchiques

Si vous souhaitez configurer des approbations automatiques qui envoient des demandes d'approbation directement au responsable d'un voyageur, vous devez créer un système d'approbation en suivant ces étapes :

1. Accédez à Paramètres du compte
2. Sous Gestion des voyages, cliquez sur Processus d'Approbation
3. Cliquez sur Nouveau système d'approbation
4. Sous Qui doit approuver leurs voyages ?, cliquez sur le champ de sélection du chargé d'approbation à côté de Demander l'approbation de et choisissez Responsable hiérarchique
   
   
   
   
5. Cliquez sur Créer un système d'approbation

Si un voyageur a un système d'approbation assigné, il prendra toujours la priorité sur les systèmes d'approbation par défaut pour tous les voyageurs.

Si le voyageur n'a pas de responsable hiérarchique assigné, la demande d'approbation sera envoyée à l'administrateur de l'entreprise.