Intégrez Workday avec TravelPerk

• Vous avez besoin d'un compte Pro ou Premium pour utiliser cette fonctionnalité.

Workday est un fournisseur de premier plan d'applications cloud pour les ressources humaines. Leurs applications ont été adoptées par des milliers d'organisations à travers le monde et dans divers secteurs, y compris plus de 50 % des entreprises du Fortune 500.

 

L'intégration Workday

L'intégration Workday vous permet d'importer facilement l'ensemble de votre annuaire d'employés dans la plateforme TravelPerk et de gérer les comptes utilisateurs, y compris :

• Provisionnement des utilisateurs - intégration et désactivation - à partir de votre annuaire des employés
• Remplissage automatique des informations de profil des employés sur TravelPerk
• Déclencheurs manuels pour synchroniser les nouveaux employés et archiver ceux qui sont partis
• Synchronisation entièrement automatisée entre Workday et TravelPerk
• Configuration automatique du compte, comme l'ajout de centres de coûts et de processus d'Approbation

Informations importantes

• Pour désactiver l'intégration Workday, suivez les instructions sur Gérer les intégrations.
• Si vous avez des questions ou besoin d'aide pour configurer l'intégration, contactez votre Responsable de Compte.

 

Activer l'intégration Workday

Vous devez être Administrateur sur TravelPerk et Workday pour activer l'intégration en suivant ces étapes :

1. Créer un Utilisateur du Système d'Intégration (USI)

1. Connectez-vous à votre compte administrateur Workday
   
2. Dans la barre de recherche, saisissez et sélectionnez la tâche Créer un utilisateur du système d'intégration
3. Entrez un nom d'utilisateur et un mot de passe, puis cliquez sur OK - les mots de passe ne peuvent pas contenir &
   
   

Remarque : Recherchez la tâche Maintenir les règles de mot de passe et ajoutez le nom d'utilisateur du système d'Intégration nouvellement créé à la liste des Utilisateurs du système exemptés de l'expiration du mot de passe. Cela garantira que le mot de passe n'expire pas.

 

2. Créez un groupe de sécurité et assignez un utilisateur du système d'intégration

1. Dans la barre de recherche, saisissez et sélectionnez la tâche Créer un groupe de sécurité
2. Cliquez sur OK
3. Pour le type de groupe de sécurité locataire, sélectionnez Groupe de sécurité du système d'Intégration (sans contrainte)
4. Entrez un nom et cliquez sur OK
   
   
   
   
5. Dans le champ Nom, saisissez le même nom que vous avez entré lors de la création de l'ISU dans la première section et cliquez sur OK
   
   
   

3. Configurer les autorisations de la politique de sécurité du domaine

1. Pour que l'intégration fonctionne correctement, TravelPerk doit pouvoir synchroniser les champs de données suivants :
   

   Obligatoire	Optionnel (recommandé)
   Prénom	Date de naissance
   Nom de famille	Numéro de contact professionnel
   Email professionnel	Genre
   Date de début	Centre de coûts
   Date de résiliation	Responsable (pour le flux de travail d'approbation)
   Statut d'emploi	Entreprise (entité juridique)
   	Type d'emploi

   
   
2. Dans le Groupe de Sécurité, modifiez les Autorisations de la Politique de Sécurité du Domaine et ajoutez les opérations GET suivantes pour donner à TravelPerk l'accès aux données nécessaires pour l'intégration :
   
   

   Domaine Parent	Sous-domaine
   Données personnelles : Données personnelles	Données personnelles : Date de naissance Données de la personne : Genre Données de la personne : Informations personnelles
   Données de la personne : Informations de contact professionnel	Données de la personne : Adresse professionnelle Données de la personne : Email professionnel Données de la personne : Téléphone professionnel
   Personnel	Données des travailleurs : Travailleurs Données des travailleurs : Tous les postes Données des travailleurs : Informations actuelles sur le personnel Données des travailleurs : Rapports publics des travailleurs Données des travailleurs : Données d'emploi Données des travailleurs : Informations sur l'organisation

4. Activer les modifications de la politique de sécurité 

1. Dans la barre de recherche, saisissez et sélectionnez Activer les modifications de la politique de sécurité en attente
   
   
   
   
2. Ajoutez un commentaire aux modifications de la politique de sécurité
   
   
   
   
3. Examinez les politiques de sécurité et approuvez les modifications pour les activer
   
   

 

5. Obtenez le point de terminaison des services Web pour le locataire Workday

1. Dans la barre de recherche, saisissez et sélectionnez Services Web Publics
2. Survolez Ressources Humaines et cliquez sur les trois points pour accéder au menu
   
   
   
3. Sélectionnez Services Web puis cliquez sur Voir WSDL
   
   
   
   
4. En bas de la page, vous trouverez l'hôte. Copiez l'adresse du site web jusqu'à /service - le dernier caractère doit être x - par exemple, https://wd5-services1.myworkday.com/ccx.  Vous devrez saisir cette URL dans la zone de texte libre de la section suivante. 
   
   
   

 

6. Configuration de l'intégration entre Workday et TravelPerk

1. Allez dans les Paramètres du compte et sélectionnez Intégrations
2. Trouvez l'intégration Workday et cliquez sur Configurer
   
3. Cliquez sur Activer
4. Sur la fenêtre contextuelle, autorisez TravelPerk à avoir un accès en lecture à certaines de vos données sur Workday en cliquant sur Continuer
   
   
   
   
5. Entrez l'URL du point de terminaison des services Web que vous avez copiée à l'étape 4 de la section précédente et cliquez sur Soumettre
   
   
   
   
6. Entrez le nom d'utilisateur du système d'Intégration et le mot de passe que vous avez créés dans la première section et cliquez sur Soumettre
   
   
   
   
7. Entrez le nom du locataire Workday. Pour trouver le nom, connectez-vous à Workday et vérifiez l'URL. Entrez le mot à la fin de l'URL. Par exemple, si votre URL est https://wd5-services1.workday.com/acme, alors entrez acme
   
   
   
   
8. Cliquez sur Passer pour l'instant
   
   
   
   
9. Cliquez sur Terminer la configuration
   
   
   

Remarque :  Assurez-vous d'exempter le compte ISU de l'authentification multi-facteurs (MFA) et de l'authentification unique (SSO).

 

7. Configurer l'intégration Workday sur TravelPerk

Après avoir connecté l'intégration, vous serez dirigé vers la page pour configurer l'intégration Workday au sein de TravelPerk.

1. Décidez si vous souhaitez synchroniser tous les employés ou les employés sélectionnés - vous pouvez filtrer les employés sélectionnés par centre de coûts, entreprise ou type d'emploi
   
   
   
   
2. Décidez si vous souhaitez synchroniser toutes les données des employés ou certains détails des employés
   
   - Données complètes des employés - toutes les données obligatoires et facultatives seront synchronisées.
   
   - Sélectionner les détails de l'employé - vous pouvez sélectionner le sexe, la date de naissance, le numéro de contact et le responsable hiérarchique.
   
   Pour que les approbations du responsable hiérarchique fonctionnent correctement, vous devez sélectionner Responsable hiérarchique.
   
   
   
   
3. Décidez si vous souhaitez utiliser Correspondance des entreprises - vous avez la possibilité d'assigner automatiquement toutes les entreprises ou des entreprises sélectionnées. L'entreprise doit déjà être configurée dans TravelPerk en utilisant le nom exact de l'entité qui figure dans Workday.
   
   
   
   
4. Décidez si vous souhaitez activer la synchronisation des centres de coûts - si les centres de coûts n'existent pas lors de la synchronisation, ils seront créés automatiquement, et les utilisateurs seront affectés à leur centre de coûts spécifique tel que reflété dans Workday
   
   
   
   
5. Pour configurer les approbations du responsable hiérarchique, suivez les instructions dans la section 9 en bas de cet article - Configurer les approbations du responsable hiérarchique.
   
   
6. Cliquez sur Enregistrer & Synchroniser et les paramètres seront appliqués. La première synchronisation se fera automatiquement.
   
   

8. Synchronisation manuelle et activation de la synchronisation automatique

Sur la page Paramètres d'intégration Workday, vous pouvez choisir d'exécuter une synchronisation manuelle, ce qui importera les données les plus récentes.

Une fois que vous êtes satisfait du fonctionnement des synchronisations manuelles, cliquez sur Activer la synchronisation automatique pour permettre des synchronisations automatiques quotidiennes depuis Workday.

S'il y a eu des erreurs lors de la synchronisation, vous pouvez télécharger le journal XLS pour obtenir plus de détails. Pour plus d'informations, consultez Comprendre le journal de synchronisation de l'intégration.

Les employés synchronisés sont indiqués par l'icône de Synchronisation sur la page Personnes :

 

 

9. Configurer les approbations du responsable hiérarchique

Si vous souhaitez configurer des approbations automatiques qui envoient des demandes d'approbation directement au responsable d'un voyageur, vous devez créer un système d'approbation en suivant ces étapes :

1. Accédez à Paramètres du compte
2. Sous Gestion des voyages, cliquez sur Processus d'Approbation
3. Cliquez sur Nouveau système d'approbation
4. Sous Qui doit approuver leurs voyages ?, cliquez sur le champ de sélection du chargé d'approbation à côté de Demander l'approbation de et choisissez Responsable hiérarchique
   
   
   
   
5. Cliquez sur Créer un système d'approbation

Si un voyageur a un système d'approbation assigné, il prendra toujours la priorité sur les systèmes d'approbation par défaut pour tous les voyageurs.

Si le voyageur n'a pas de responsable hiérarchique assigné, la demande d'approbation sera envoyée à l'administrateur de l'entreprise.