Les processus d'approbation donnent à votre entreprise le contrôle des dépenses et permettent aux voyages d'être vérifiés par la bonne personne avant d'être réservés.
Les processus d'approbation sont disponibles pour tous les clients et vous pouvez en créer un certain nombre en fonction de votre plan tarifaire
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Starter : 1 système d'approbation actif
- Premium : 10 processus d'approbation actifs
- Pro : Processus d'approbation illimités
Remarque : Seuls les processus d'approbation actifs comptent dans votre limite. Pour tous les plans, vous pouvez avoir autant de processus d'approbation archivés que vous le souhaitez.
Règles d'approbation
Vous pouvez définir les règles suivantes en utilisant les processus d'approbation :
- À qui s'adresse le système d'approbation - aux individus ou aux groupes de voyageurs ?
- une approbation est-elle nécessaire lors de la réservation
- qui doit approuver les voyages
- les types de voyages qui nécessitent une approbation - basés sur les politiques de voyage de votre entreprise
- approbations pour certains centres de coûts
- approbations pour les modifications des voyages réservés
- si les approbateurs sont informés des nouveaux voyages
Pour plus d'informations, voir Paramètre d'un système d'approbation.
Les approbations peuvent être envoyées directement au responsable hiérarchique d'un voyageur si vous avez correctement configuré votre compte. Pour les instructions, consultez Assigner un responsable hiérarchique comme chargé d'approbation.
Chargés de l'approbation
Si un voyage nécessite une approbation, une demande sera envoyée au chargé d'approbation du voyageur :
- Les approbateurs peuvent décider d'approuver ou de refuser la demande.
- Si la demande est refusée, ils peuvent écrire un message au voyageur.
- Les approbateurs peuvent modifier les profils de paiement, les centres de coûts et les étiquettes avant de confirmer les voyages.
- Les administrateurs peuvent approuver tous les voyages.
Conseil : Si un chargé d'approbation va être absent du bureau, il peut choisir qui il souhaite pour gérer les demandes d'approbation pendant son absence. Pour les instructions, consultez Activer les approbations en cas d'absence du bureau.