Un fichier ICS est un fichier de calendrier enregistré dans un format de calendrier universel qui peut être utilisé dans différentes applications de calendrier.
Les administrateurs et les gestionnaires de voyages ont accès aux voyages des autres voyageurs et peuvent télécharger le fichier ICS et le charger dans n'importe quel calendrier.
Pour que vos voyages soient automatiquement synchronisés avec votre calendrier, activez l'intégration Google Traveler Calendar ou Microsoft Traveler Calander sur TravelPerk. Vous pouvez également ajouter tous les voyages d'affaires à un calendrier Google ou Microsoft Admin.
Pour ajouter un voyage individuel à votre calendrier, vous devez d'abord télécharger le fichier ICS du voyage, puis importer le fichier dans votre calendrier.
Télécharger un fichier ICS
Il existe deux façons de télécharger un fichier ICS :
- depuis la page Voyages
- Confirmation de votre voyage
Télécharger le fichier ICS à partir de la page Voyages
- Aller à la page Trips
- Trouvez le voyage et cliquez sur le nom
-
Sous Suivez vos projets de voyage, cliquez sur Télécharger le SCI
- Suivez les instructions d'importation ci-dessous
Téléchargement du fichier ICS depuis l'email de confirmation du voyage
Les emails de confirmation de réservation de TravelPerk sont accompagnés d'un fichier ICS joint qui contient toutes les réservations pour ce voyage.
- Accédez à votre boîte de réception et trouvez l'email de confirmation du voyage.
- Au bas de l'e-mail, vous trouverez le fichier joint invite.ics et vous cliquerez sur Télécharger
- Suivez les instructions d'importation ci-dessous
Importer un fichier ICS dans votre calendrier
Une fois que vous avez téléchargé le fichier ICS pour votre voyage, vous devez l'importer dans votre calendrier.
Google Agenda
- Ouvrez Google Calendar et i En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Import & Export
- Cliquez sur Select file from your computer et sélectionnez le fichier que vous avez téléchargé - le fichier se termine par .ics
- Choisissez le calendrier auquel ajouter les événements importés - bPar défaut, les événements sont importés dans votre calendrier principal
- Cliquez sur Importer
Microsoft Outlook
- Ouvrez Outlook, sélectionnez Fichier, Ouvrir et exporter et cliquez ensuite sur Importer/Exporter
- Dans la boîte Import and Export Wizard , sélectionnez Import an iCalendar (.ics) ou vCalendar file (.vcs)
- Cliquez sur Next
- Sélectionnez le fichier de calendrier sur votre ordinateur et cliquez sur OK
- Sélectionnez Open as New et les éléments sont automatiquement importés dans votre calendrier
L'ouverture ou le double-clic sur la pièce jointe ne fonctionne pas sur certaines versions d'Outlook et vous devez suivre les étapes énumérées ci-dessus.