Intégrez Personio avec TravelPerk

• Vous avez besoin d'un compte Pro ou Premium pour utiliser cette fonctionnalité.

Personio est la solution RH moderne tout-en-un conçue pour les PME. Elle est utilisée pour l'intégration des employés, le suivi du temps et la gestion des absences, la gestion des données RH, l'automatisation des tâches administratives et les rapports.

L'intégration Personio

L'intégration Personio vous permet d'importer facilement tout votre annuaire d'employés dans la plateforme TravelPerk et de gérer les comptes utilisateurs, y compris :

• Provisionnement des utilisateurs - intégration et désactivation - à partir de votre annuaire des employés
• Remplissage automatique des informations de profil des employés sur TravelPerk
• Déclencheurs manuels pour synchroniser les nouveaux employés et archiver ceux qui sont partis
• Synchronisation entièrement automatisée entre Personio et TravelPerk
• Configuration automatique du compte, comme l'ajout de centres de coûts et de processus d'Approbation

Informations importantes

• Si l'utilisateur qui a activé l'intégration n'est plus actif, la synchronisation échouera, et vous devrez réactiver l'intégration avec un nouvel administrateur.
  
• Pour associer automatiquement les employés à la bonne entreprise dans TravelPerk en utilisant l'Intégration Personio, consultez Association et filtrage des entreprises avec TravelPerk et l'Intégration Personio
• Pour désactiver l'intégration Personio, suivez les instructions sur Gérer les intégrations.
• Si vous avez des questions ou besoin d'aide pour configurer l'intégration, contactez votre Responsable de compte.

Activer l'intégration Personio

Vous devez être un Administrateur sur TravelPerk et Administrateur sur Personio pour activer l'intégration en suivant ces étapes :

1. Génération de votre ID Client Personio et Secret Client

1. Connectez-vous à votre compte Personio et dans le menu à gauche, cliquez sur Marketplace
   
   
   
   
2. Rechercher TravelPerk et cliquer sur la tuile TravelPerk
   
   
   
   
3. Cliquez sur Connecter
   
   
   
   
4. Cliquez sur Générer de nouvelles informations d'identification
   
   
   
   
5. Cliquez sur Gérer les identifiants
   
   
   
   
6. Trouvez l'Intégration TravelPerk dans la liste et cliquez dessus
   
   
   
   
7. Dans la fenêtre contextuelle, assurez-vous que l'accès Lecture pour la section Employé est sélectionné. Les 13 attributs suivants seront sélectionnés dans les Attributs lisibles de l'employé.
   
   Ce sont les attributs obligatoires avec 2 attributs optionnels :
   • E-mail
   • Prénom
   • Nom de famille
   • Date d'embauche
   • Date de résiliation
   • Bureau
   • Statut
   • Dernière modification
   • Genre - pour réduire les frictions de réservation
   • Équipe - pour filtrer les employés
   • Superviseur - requis si l'approbation est automatisée
   • Centre de coûts - requis si la synchronisation du Centre de coûts est nécessaire
     
     
   • Optionnel et non sélectionné automatiquement - Sous-entreprise - requis si correspondance des entreprises nécessaire
   • Optionnel et non sélectionné automatiquement - Anniversaire - requis si la date de naissance est nécessaire
     
     
   
   
   
8. Cliquez sur Enregistrer et une fenêtre contextuelle indiquant Identifiant mis à jour s'affichera
9. Prenez note de l'ID Client et du Secret Client et enregistrez-les dans un endroit sécurisé car vous en aurez besoin pour la section suivante
   
   
   

2. Configuration de l'intégration entre Personio et TravelPerk

1. Allez dans les Paramètres du compte et sélectionnez Intégrations
2. Trouvez l'intégration Personio et cliquez sur Configurer
   
3. Cliquez sur Activer
4. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Continuer
5. Entrez l'ID Client et le Secret Client de la section précédente et cliquez sur Soumettre
   
   
   
   
6. Sur la fenêtre contextuelle Synchroniser les champs entre Travelperk Sandbox et Personio :
   
   • Si vous avez plusieurs entreprises configurées sur TravelPerk, sélectionnez Mapper les champs
     Si vous avez une entreprise sur TravelPerk, sélectionnez Passer pour l'instant

   

3. Configurer l'intégration Personio

Après avoir connecté l'intégration, vous serez dirigé vers la page pour configurer l'intégration Personio au sein de TravelPerk.

Les filtres ne seront disponibles que si vous disposez de données sur Personio pouvant être correctement mappées à TravelPerk. Sinon, ce filtre n'apparaîtra pas dans la liste déroulante, ce qui est normal.

1. Décidez si vous souhaitez synchroniser tous les employés ou les employés sélectionnés - vous pouvez filtrer les employés sélectionnés par centre de coûts, entreprise ou type d'emploi
   
   
   
   
2. Décidez si vous souhaitez synchroniser toutes les données des employés ou certains détails des employés
   
   - Données complètes des employés - toutes les données obligatoires et facultatives seront synchronisées.
   
   - Sélectionner les détails de l'employé - vous pouvez sélectionner le sexe, la date de naissance, le numéro de contact et le responsable hiérarchique.
   
   - Pour que les approbations du responsable hiérarchique fonctionnent correctement, vous devez sélectionner Responsable hiérarchique et suivre les instructions de la section 5 en bas de cet article - Configurer les approbations du responsable hiérarchique.
   
   
3. Décidez si vous souhaitez utiliser Correspondance des entreprises - vous avez la possibilité d'assigner automatiquement toutes les entreprises ou des entreprises sélectionnées. L'entreprise doit déjà être configurée dans TravelPerk en utilisant le nom exact de l'entité qui se trouve dans Personio.
   
   
   
   
4. Décidez si vous souhaitez activer la synchronisation des centres de coûts - si les centres de coûts n'existent pas lors de la synchronisation, ils seront créés automatiquement, et les utilisateurs seront assignés à leur centre de coûts spécifique tel que reflété dans Personio. Si les données des centres de coûts sont renseignées dans un champ personnalisé dans Personio, elles ne seront pas synchronisées.
   
   
5. Pour configurer les approbations automatiques :
   
   - Si votre compte a été créé avant le 1er juillet 2024, suivez les instructions sur Configurer les approbations automatiques pour votre intégration RH.
   
   - Si votre compte a été créé après le 1er juillet 2024, suivez les instructions dans la section 5 en bas de cet article - Configurer les approbations du responsable hiérarchique.
   
   
6. Cliquez sur Enregistrer & Synchroniser et les paramètres seront appliqués. La première synchronisation se fera automatiquement.
   
   

4. Synchronisation manuelle et activation de la synchronisation automatique

Sur la page des Paramètres d'Intégration de Personio, vous pouvez choisir de Synchroniser Manuellement, ce qui importera les données les plus récentes.

Une fois que vous êtes satisfait du fonctionnement des synchronisations manuelles, cliquez sur Activer la Synchronisation automatique pour permettre des synchronisations automatiques quotidiennes depuis Personio.

S'il y a eu des erreurs lors de la synchronisation, vous pouvez télécharger le journal XLS pour obtenir plus de détails. Pour plus d'informations, consultez Comprendre le journal de synchronisation de l'intégration.

Les employés synchronisés sont indiqués par l'icône de Synchronisation sur la page Personnes :

5. Configurer les approbations des responsables hiérarchiques

Si vous souhaitez configurer des approbations automatiques qui envoient des demandes d'approbation directement au responsable d'un voyageur, vous devez créer un système d'approbation en suivant ces étapes :

1. Accédez à Paramètres du compte
2. Sous Gestion des voyages, cliquez sur Processus d'Approbation
3. Cliquez sur Nouveau système d'approbation
4. Sous Qui doit approuver leurs voyages ?, cliquez sur le champ de sélection du chargé d'approbation à côté de Demander l'approbation de et choisissez Responsable hiérarchique
   
   
   
   
5. Cliquez sur Créer un système d'approbation

Si un voyageur a un système d'approbation assigné, il prendra toujours la priorité sur les systèmes d'approbation par défaut pour tous les voyageurs.

Si le voyageur n'a pas de responsable hiérarchique assigné, la demande d'approbation sera envoyée à l'administrateur de l'entreprise.