• Vous avez besoin d'un compte Pro ou Premium pour utiliser cette fonctionnalité.

Personio est une solution RH moderne tout-en-un conçue pour les PME. Elle est utilisée pour l'intégration des employés, le suivi du temps, la gestion des absences, la gestion des données RH, l'automatisation des tâches administratives et la création de rapports.

L'intégration Personio

L'intégration Personio vous permet d'importer facilement tout votre annuaire d'employés dans la plateforme TravelPerk et de gérer les comptes utilisateurs, y compris :

• Provisionnement des utilisateurs - intégration et désactivation - à partir de votre annuaire des employés
• Remplissage automatique des informations de profil des employés sur TravelPerk
• Déclencheurs manuels pour synchroniser les nouveaux employés et archiver ceux qui sont partis
• Synchronisation entièrement automatisée entre Personio et TravelPerk
• Configuration automatisée des comptes, par exemple en ajoutant des centres de coûts et des processus d'approbation

Informations importantes

• Si l'utilisateur qui a activé l'intégration n'est plus actif, la synchronisation échouera et vous devrez réactiver l'intégration avec un nouvel administrateur.
  
• Pour associer automatiquement les employés à la bonne entreprise sur TravelPerk à l'aide de l'intégration Personio, voir Company matching and filtering with TravelPerk and the Personio Integration
• Pour désactiver l'intégration de Personio, suivez les instructions sur Gérer les intégrations.
• Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide pour configurer l'intégration, contactez votre gestionnaire de compte.

Activer l'intégration Personio

Vous devez être un Administrateur sur TravelPerk et Administrateur sur Personio pour activer l'intégration en suivant ces étapes :

1. Génération de votre ID Client Personio et Secret Client

1. Connectez-vous à votre compte Personio et dans le menu de gauche, cliquez sur Marketplace
   
   
   
   
2. Recherchez TravelPerk et cliquez sur la tuile TravelPerk
   
3. Cliquez sur Connect
   
4. Cliquez sur Generate New Credential (Générer un nouvel identifiant)
   
5. Cliquez sur Manage Credentials
   
6. Trouvez et cliquez sur le bouton pour l'intégration de TravelPerk
7. Dans la fenêtre contextuelle, assurez-vous que Read access for the Employee and Org Unit section est sélectionné. Les 13 attributs suivants seront sélectionnés dans la section Attributs lisibles de l'employé.
   
   Il s'agit des attributs obligatoires avec 2 attributs facultatifs
   • E-mail
   • Prénom
   • Nom de famille
   • Date d'embauche
   • Date de résiliation
   • Bureau
   • Statut
   • Dernière modification
   • Genre - pour réduire les frictions de réservation
   • Équipe - pour filtrer les employés
   • Superviseur - requis si l'approbation est automatisée
   • Centre de coûts - requis si la synchronisation du Centre de coûts est nécessaire
     
   • Sous-société - obligatoire si la correspondance avec la société est nécessaire - Facultatif
   • Date de naissance - obligatoire si la date de naissance est nécessaire - Facultatif
     
    
8. Cliquez sur Save et une fenêtre contextuelle contenant Credential Updated s'affichera
9. Prenez note de l'ID du client et Secret du client et conservez-les dans un endroit sûr, car vous en aurez besoin pour la section suivante
   

2. Configuration de l'intégration entre Personio et TravelPerk

1. Allez sur Account Settings et sélectionnez Integrations
2. Trouvez l'intégration Personio et cliquez sur Set up
   
3. Cliquez sur Activer
4. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Continuer
5. Saisissez l'identifiant du client et Secret du client de la section précédente et cliquez sur Soumettre
   
   
   
   
6. Sur la fenêtre contextuelle Synchroniser les champs entre Travelperk Sandbox et Personio :
   
   • Si vous avez plusieurs entreprises sur TravelPerk, sélectionnez Map Fields
   • Si vous avez une entreprise sur TravelPerk, sélectionnez Skip for now
     
     

   

3. Configurer l'intégration Personio

Après avoir connecté l'intégration, vous serez dirigé vers la page pour configurer l'intégration Personio au sein de TravelPerk.

Les filtres ne seront disponibles que si vous avez des données sur Personio qui peuvent être correctement mises en correspondance avec TravelPerk. Dans le cas contraire, ce filtre n'apparaîtra pas dans la liste déroulante.

1. Décidez si vous souhaitez synchroniser tous les employés ou les employés sélectionnés - vous pouvez filtrer les employés sélectionnés par centre de coûts, entreprise ou type d'emploi
   
2. Décidez si vous souhaitez synchroniser toutes les données des employés ou certains détails des employés
   
   - Données complètes des employés - toutes les données obligatoires et facultatives seront synchronisées.
   
   - Sélectionnez les détails de l'employé (recommandé) - vous pouvez sélectionner le sexe, la date de naissance et le responsable hiérarchique. Ne sélectionnez pas le numéro de contact car il ne peut pas être synchronisé par l'intégration de Personio.
   
   - Pour que Les approbations des responsables hiérarchiques fonctionnent correctement, sélectionnez Responsable hiérarchique.
   
   
3. Décidez si vous voulez utiliser Companies Matching - vous pouvez assigner automatiquement toutes les entreprises ou des entreprises sélectionnées. La société doit déjà être configurée dans TravelPerk en utilisant le nom exact de l'entité dans Personio.
   
4. Décidez si vous voulez activer la synchronisation des centres de coûts - si les centres de coûts n'existent pas au moment de la synchronisation, ils seront créés automatiquement et les utilisateurs seront assignés à leur centre de coûts spécifique tel qu'il est reflété dans Personio. Si les données du centre de coûts sont renseignées dans un champ personnalisé dans Personio, elles ne seront pas synchronisées.
   
5. Pour configurer les approbations des responsables hiérarchiques, suivez les instructions de la section 5 au bas de cet article - Configurer les approbations des responsables hiérarchiques
   
6. Cliquez sur Enregistrer & Synchroniser et les paramètres seront appliqués. La première synchronisation se fera automatiquement.
   
   

4. Synchronisation manuelle et activation de la synchronisation automatique

Sur la page des Paramètres d'Intégration de Personio, vous pouvez choisir de Synchroniser Manuellement, ce qui importera les données les plus récentes.

Une fois que vous êtes satisfait du fonctionnement des synchronisations manuelles, cliquez sur Activer la Synchronisation automatique pour permettre des synchronisations automatiques quotidiennes depuis Personio.

S'il y a eu des erreurs pendant la synchronisation, vous pouvez télécharger le journal XLS pour obtenir plus de détails. Pour plus d'informations, voir Comprendre le journal de synchronisation de l'intégration.

Les employés synchronisés sont signalés par l'icône Sync sur la page People.

5. Configurer les approbations du responsable hiérarchique

Si vous souhaitez configurer des approbations automatiques qui envoient des demandes d'approbation directement au responsable d'un voyageur, vous devez créer un système d'approbation en suivant ces étapes :

1. Allez dans Paramètres du compte
2. Sous Gestion des voyages, cliquez sur Processus d'approbation
3. Cliquez sur Nouveau système d'approbation
4. Sous Qui doit approuver leurs voyages ?, cliquez sur le champ "Sélectionner un approbateur" à côté de Demandez l'approbation de et choisissez Responsable hiérarchique
   
5. Cliquez sur Créer une procédure d'approbation

Si un voyageur a un système d'approbation assigné, il prendra toujours la priorité sur les systèmes d'approbation par défaut pour tous les voyageurs.

Si le voyageur n'a pas de responsable hiérarchique assigné, la demande d'approbation sera envoyée à un administrateur.