• Vous avez besoin d'un compte Pro ou Premium pour utiliser cette fonctionnalité.

Avec HiBob vous pouvez gérer le temps, les talents, les performances et la culture sur une seule plateforme. Ils peuvent vous aider à rationaliser vos processus RH, à personnaliser vos flux de travail, à impliquer les employés et à gérer le temps et les présences.

L'intégration HiBob

L'intégration HiBob vous permet d'importer facilement l'ensemble de votre annuaire d'employés dans la plateforme TravelPerk et de gérer les comptes utilisateurs, y compris :

• Provisionnement des utilisateurs - intégration et désactivation - à partir de votre annuaire des employés
• Remplissage automatique des informations de profil des employés sur TravelPerk
• Déclencheurs manuels pour synchroniser les nouveaux employés et archiver ceux qui sont partis
• Synchronisation entièrement automatisée entre HiBob et TravelPerk
• Configuration automatique du compte, comme l'ajout de centres de coûts et de processus d'Approbation

Informations importantes

• Si vous avez activé l'authentification SSO pour TravelPerk, nous vous recommandons de désactiver Autoriser la création d'utilisateurs et les mises à jour utilisateurs, car cela pourrait entrer en conflit avec l'intégration. Pour plus d'informations, consultez Personnaliser les paramètres SSO .
  
• Si le prénom, le nom de famille ou l'email d'un utilisateur dans le fournisseur d'identité (IDP) est différent de ceux dans HiBob, l'IDP remplacera les données de HiBob synchronisées avec TravelPerk.
• Si l'utilisateur du Service qui a activé l'intégration n'est plus actif, la synchronisation échouera, et vous devrez réactiver l'intégration avec un nouvel administrateur.
• Pour faire correspondre automatiquement les employés à la bonne entreprise dans TravelPerk à l'aide de l'intégration HiBob, consultez Correspondance et filtrage des entreprises avec TravelPerk et l'intégration HiBob .
• Pour désactiver l'intégration HiBob , suivez les instructions sur Gérer les intégrations .
• Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide pour configurer l'intégration, contactez votre gestionnaire de compte.

Activer l'intégration HiBob

Vous devez être un Administrateur sur TravelPerk et un Administrateur sur HiBob pour activer l'intégration en suivant ces étapes :

1. Créer un utilisateur de service dans Hibob

1. Connectez-vous à votre compte Hibob
2. Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur le carré et sélectionnez Paramètres système
   
   
   
   
3. Dans le menu, sélectionnez Intégrations et sous Utilisateurs du service , cliquez sur Gérer
   
   
   
   
4. Cliquez sur Créer un utilisateur de service
   
   
   
   
5. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez TravelPerk comme nom d'affichage et cliquez sur Créer
   
   
   
   
6. Copiez l' ID utilisateur et Jeton - vous en aurez besoin pour activer l'intégration HiBob sur TravelPerk
7. Cliquez sur Accéder aux groupes d'autorisations et suivez les étapes suivantes
   
   
   

L'identifiant utilisateur et le jeton ne seront émis qu'une seule fois, assurez-vous donc de stocker l'identifiant et le jeton dans un endroit sûr où vous pourrez facilement les retrouver à l'avenir.

2. Créer un groupe d'autorisations TravelPerk dans HiBob

Si vous n'avez pas été redirigé vers la page « Autorisations », vous pouvez y accéder en accédant à Paramètres système . Sous Compte , cliquez sur Groupes d'autorisations .

1. Cliquez sur Créer un groupe d'autorisations et sélectionnez Utilisateur du service
   
   
   
   
2. Saisissez Autorisations TravelPerk comme Nom du groupe et sous Membres, sélectionnez l'utilisateur du service TravelPerk, puis cliquez sur Créer
   
   
   
   
3. Cliquez sur Confirmer
   
   
   
   
4. Sur la page Groupes d'autorisations, accédez à l'onglet Données des personnes et sous Dont les données les membres peuvent-ils accéder , choisissez Sélectionner les personnes par conditions , puis cliquez sur Modifier .
   
   
   
   
5. Dans la fenêtre contextuelle Sélectionner les personnes par condition, sélectionnez les statuts du cycle de vie pertinents, tels que Embauché, Employé ou Licencié, puis cliquez sur Appliquer , puis cliquez à nouveau sur Appliquer
   
   
   

3. Sélectionnez les données d'autorisation pour l'intégration

1. Sur la page Groupes d'autorisations, accédez à l'onglet Données des personnes et sous Données d'accès pour , cliquez sur Personnes
   
   
   
   
2. Cliquez sur Modifier les autorisations et sélectionnez les autorisations suivantes :
   
   
   
   

L'API doit disposer des droits de modification de la section Personnelle pour lire la date de naissance des employés sur HiBob. La date de naissance est définie comme une information personnelle identifiable (IPI), ce qui signifie que l'intégration TravelPerk nécessite un accès pour consulter et modifier la section Personnelle. Cela ne modifie pas les fonctionnalités de l'API. Elle lit toujours uniquement les informations de HiBob.

4. Configuration de l'intégration entre Hibob et TravelPerk

1. Accédez à Paramètres du compte et sélectionnez Intégrations
2. Trouvez l'intégration HiBob et cliquez sur Configurer
   
   
   
   
3. Cliquez sur Activer
4. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Continuer
5. Entrez l'ID utilisateur et le numéro de jeton que vous avez créés dans la première section
6. Une fois qu'il est indiqué Connecté à Hibob, cliquez sur Continuer , puis sur Ignorer pour plus tard
   

5. Configurer l'intégration HiBob

Après avoir connecté l'intégration, vous serez dirigé vers la page de configuration pour l'intégration HiBob sur TravelPerk.

1. Décidez si vous souhaitez synchroniser Tous les employés ou un groupe d employés - vous pouvez filtrer les groupes d'employés par centre de coûts, entreprise ou type d'emploi
   
   
   
   
2. Décidez si vous souhaitez synchroniser toutes les données des employés ou certains détails des employés
   
   - Données complètes des employés - toutes les données obligatoires et facultatives seront synchronisées.
   
   - Sélectionnez les détails de l'employé - vous pouvez sélectionner le sexe, la date de naissance, le numéro de contact et le responsable hiérarchique.
   
   - Pour que Les approbations du responsable hiérarchique fonctionnent correctement, vous devez sélectionner Responsable hiérarchique .
   
   
   
   
3. Décidez si vous souhaitez utiliser correspondance des entreprises - vous pouvez attribuer automatiquement toutes les entreprises ou les entreprises sélectionnées.
   
   
   
   Pour configurer le mappage d'attributs correct pour le champ Société, vous devez suivre les étapes décrites dans la section Correspondance et filtrage des sociétés avec TravelPerk et l'intégration Hibob . La société doit déjà être configurée dans TravelPerk avec le nom d'entité exact dans HiBob.
   
   
4. Choisissez d'activer ou non la synchronisation des centres de Si les centres de coûts n'existent pas lors de la synchronisation, ils seront créés automatiquement. Les utilisateurs seront affectés à leur centre de coûts spécifique, comme indiqué dans HiBob.
   
5. Pour configurer approbations du responsable hiérarchique , suivez les instructions de la section 7 au bas de cet article - Configurer les approbations du responsable hiérarchique .
   
6. Cliquez sur Enregistrer & Synchroniser et les paramètres seront appliqués. La première synchronisation se fera automatiquement.

6. Synchronisation manuelle et activation de la synchronisation automatique

Sur la page intégration , vous pouvez synchronisation manuelle ce qui importera les données les plus récentes.

Une fois que vous êtes satisfait du fonctionnement des synchronisations manuelles, cliquez sur Activer la Synchronisation automatique pour permettre des synchronisations automatiques quotidiennes depuis HiBob.

S'il y a eu des erreurs lors de la synchronisation, vous pouvez télécharger le journal XLS pour obtenir plus de détails. Pour plus d'informations, consultez Comprendre le journal de synchronisation de l'intégration.

Les employés synchronisés sont indiqués par l'icône Synchroniser sur la page Personnes .

7. Configurer les approbations du responsable hiérarchique

Si vous souhaitez configurer des approbations automatiques qui envoient des demandes d'approbation directement au responsable d'un voyageur, vous devez créer un système d'approbation en suivant ces étapes :

1. Allez dans Paramètres du compte
2. Sous Gestion des voyages, cliquez sur Processus d'approbation
3. Cliquez sur Nouveau processus d'approbation
   
   
   
   
4. Sous Qui doit approuver leurs déplacements ? , cliquez sur le champ Sélectionner l'approbateur à côté de Demander l'approbation de et choisissez Responsable hiérarchique
   
   
   
   
5. Cliquez sur Créer un processus d'approbation

Si un voyageur a un système d'approbation assigné, il prendra toujours la priorité sur les systèmes d'approbation par défaut pour tous les voyageurs.

Si le voyageur n'a pas de responsable hiérarchique assigné, la demande d'approbation sera envoyée à l'administrateur de l'entreprise.