Intégrez HiBob avec TravelPerk

• Vous avez besoin d'un compte Pro ou Premium pour utiliser cette fonctionnalité.

Avec HiBob, vous pouvez gérer le temps, les talents, la performance et la culture sur une seule plateforme. Ils peuvent vous aider à rationaliser vos processus RH, personnaliser vos flux de travail, engager les employés et gérer le temps et la présence.

 

L'intégration HiBob

L'intégration HiBob vous permet d'importer facilement l'ensemble de votre annuaire d'employés dans la plateforme TravelPerk et de gérer les comptes utilisateurs, y compris :

• Provisionnement des utilisateurs - intégration et désactivation - à partir de votre annuaire des employés
• Remplissage automatique des informations de profil des employés sur TravelPerk
• Déclencheurs manuels pour synchroniser les nouveaux employés et archiver ceux qui sont partis
• Synchronisation entièrement automatisée entre HiBob et TravelPerk
• Configuration automatique du compte, comme l'ajout de centres de coûts et de processus d'Approbation

Informations importantes

• Si vous avez l'authentification unique activée pour TravelPerk, nous vous recommandons de désactiver Autoriser la création d'utilisateurs et Autoriser les mises à jour des utilisateurs, car cela pourrait entrer en conflit avec l'intégration. Pour plus d'informations, consultez Personnaliser les paramètres d'authentification unique.
  
• Si le prénom, le nom de famille ou l'email d'un utilisateur dans le fournisseur d'identité (IDP) est différent de ceux dans HiBob, l'IDP remplacera les données de HiBob synchronisées avec TravelPerk.
• Si l'utilisateur du Service qui a activé l'intégration n'est plus actif, la synchronisation échouera, et vous devrez réactiver l'intégration avec un nouvel administrateur.

• Pour associer automatiquement les employés à la bonne entreprise dans TravelPerk en utilisant l'Intégration HiBob, consultez Association et filtrage des entreprises avec TravelPerk et l'Intégration HiBob.

• Pour désactiver l'intégration HiBob, suivez les instructions sur Gérer les intégrations.
• Si vous avez des questions ou besoin d'aide pour configurer l'intégration, contactez votre Responsable de compte.

 

Activer l'intégration HiBob

Vous devez être un Administrateur sur TravelPerk et un Administrateur sur HiBob pour activer l'intégration en suivant ces étapes :

1. Créer un utilisateur de service dans Hibob

1. Connectez-vous à votre compte Hibob et dans le menu principal, sélectionnez Paramètres puis cliquez sur Intégrations
   
   
   
   
2. Dans la section Automatisation, trouvez la tuile appelée Utilisateurs de service et cliquez sur Gérer
   
   
   
   
3. Cliquez sur Nouvel utilisateur de service
   
   
   
   
4. Entrez TravelPerk comme nom d'utilisateur du service et nom d'affichage puis cliquez sur Suivant
   
   
   
   
5. L'ID utilisateur et Jeton seront affichés - vous en aurez besoin pour activer l'Intégration HiBob sur TravelPerk
   
   

Remarque : L'ID utilisateur et le jeton ne seront émis qu'une seule fois, alors assurez-vous de les stocker dans un endroit sûr où vous pourrez les retrouver facilement à l'avenir.

 

2. Créer un groupe d'autorisations TravelPerk dans HiBob

1. Sur votre compte HiBob dans le menu principal, sélectionnez Paramètres puis cliquez sur Groupes de permissions
   
   
   
   
2. Cliquez sur Créer un groupe
   
   
   
   
3. Entrez TravelPerk Integration comme nom du groupe et sous Membres du groupe, choisissez Sélectionner des personnes par condition et cliquez sur Sélectionner des personnes
   
   
   
   
4. Supprimez la condition avec le statut du cycle de vie en cliquant sur le symbole de la poubelle. Cela garantira que les autorisations accordées sont uniquement mises en œuvre pour l'utilisateur de service créé pour l'intégration TravelPerk.
   
   
   
   
5. Sous Ajouter des employés spécifiques, cliquez sur Utilisateurs de service, puis sélectionnez l'Utilisateur de service que vous avez créé dans la section précédente et cliquez sur Appliquer
6. Cliquez sur Créer - cela accordera à TravelPerk l'accès uniquement aux données nécessaires pour la synchronisation
   
   
   

 

3. Configurer les autorisations TravelPerk dans Hibob

Après avoir ajouté l'utilisateur de service, vous serez dirigé vers une page pour configurer les autorisations nécessaires. Cette étape garantit que TravelPerk peut synchroniser les champs requis pour que l'intégration fonctionne.

1. Sur HiBob, allez dans le groupe de permissions, sélectionnez Données des personnes, puis sélectionnez Droits d'accès et cliquez sur Modifier.
   
   
   
   
2. Sur la fenêtre contextuelle Sélectionner des personnes par condition, une ligne de statut de cycle de vie devrait apparaître. Dans la liste déroulante, choisissez égal à, puis cochez Embauché, Employé et Terminé et cliquez sur Appliquer
   
   
   
   
3. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Enregistrer pour que TravelPerk puisse déterminer qui sont les employés actifs et inactifs.
4. Sélectionnez Données des personnes, puis sélectionnez Personnes et cliquez sur Modifier les autorisations
   
   
   
   
5. Activez les autorisations nécessaires en suivant la liste ci-dessous et cliquez sur Enregistrer les modifications :

Autorisation	Description
Personnes - À propos	Voir les sections À propos des employés sélectionnés
Personnes - Adresse	Voir les sections Adresse des employés sélectionnés
Personnes - Informations de base	Afficher les sections Informations de base des employés sélectionnés
Personnes - Emploi	Voir les sections Emploi des employés sélectionnés
Personnes - Accueil	Voir les sections Accueil des employés sélectionnés
Personnes - Cycle de vie	Afficher les sections du cycle de vie des employés sélectionnés
Personnes - Personnel	Afficher les sections personnelles des employés sélectionnés et modifier les sections personnelles des employés sélectionnés
Personnes - Coordonnées Personnelles	Afficher les sections des coordonnées personnelles des employés sélectionnés
Personnes - Travail	Afficher les sections de travail des employés sélectionnés
Personnes - Coordonnées professionnelles	Afficher les sections des coordonnées professionnelles des employés sélectionnés

Remarque :  L'autorisation de modification de la section Personnelle est requise pour que l'API puisse lire la date de naissance des employés sur HiBob. La date de naissance est définie comme une IIP (information identifiable personnellement), ce qui signifie que l'intégration TravelPerk nécessite l'accès à la fois à la visualisation et à la modification de l'autorisation de la section Personnelle pour pouvoir la lire. Cela ne change pas la fonctionnalité de l'API, elle continue seulement à lire les informations de HiBob.

TravelPerk nécessite les données suivantes de Hibob pour que l'intégration soit réussie :

Obligatoire	Optionnel (recommandé)
Prénom	Date de naissance
Nom de famille	Numéro de contact professionnel
Email professionnel	Genre
Date de début	Centre de coûts
Date de résiliation	Responsable (pour le flux de travail d'approbation)
Statut d'emploi

 

4. Configuration de l'intégration entre Hibob et TravelPerk

1. Allez à Paramètres du compte et sélectionnez Intégrations
2. Trouvez l'intégration HiBob et cliquez sur Configurer
   
3. Cliquez sur Activer
4. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Continuer
5. Entrez l'ID utilisateur et le numéro de jeton que vous avez créés dans la première section
6. Une fois que cela indique Connecté à Hibob, cliquez sur Continuer puis cliquez sur Passer pour plus tard

5. Configurer l'intégration HiBob

Après avoir connecté l'intégration, vous serez dirigé vers la page de configuration pour l'intégration HiBob sur TravelPerk.

1. Décidez si vous souhaitez synchroniser tous les employés ou les employés sélectionnés - vous pouvez filtrer les employés sélectionnés par centre de coûts, entreprise ou type d'emploi
   
   
   
   
2. Décidez si vous souhaitez synchroniser les données complètes des employés ou les détails sélectionnés des employés
   
   - Données complètes des employés - toutes les données obligatoires et facultatives seront synchronisées.
   
   - Sélectionner les détails de l'employé - vous pouvez sélectionner le sexe, la date de naissance, le numéro de contact et le responsable hiérarchique.
   
   - Pour que les approbations du responsable hiérarchique fonctionnent correctement, vous devez sélectionner Responsable hiérarchique et suivre les instructions de la section 7 en bas de cet article - Configurer les approbations du responsable hiérarchique.
   
   
   
   
3. Décidez si vous souhaitez utiliser Correspondance des entreprises - vous avez la possibilité d'assigner automatiquement toutes les entreprises ou des entreprises sélectionnées. L'entreprise doit déjà être configurée dans TravelPerk en utilisant le nom exact de l'entité qui se trouve dans HiBob.
   
   
   
   
4. Décidez si vous souhaitez activer la synchronisation des centres de coûts - si les centres de coûts n'existent pas lors de la synchronisation, ils seront créés automatiquement, et les utilisateurs seront assignés à leur centre de coûts spécifique tel que reflété dans HiBob
   
   
   
   
5. Pour configurer les approbations automatisées :
   
   - Si votre compte a été créé avant le 1er juillet 2024, suivez les instructions sur Configurer les approbations automatiques pour votre intégration RH.
   
   - Si votre compte a été créé après le 1er juillet 2024, suivez les instructions dans la section 7 en bas de cet article - Configurer les approbations du responsable hiérarchique.
   
   
6. Cliquez sur Enregistrer & Synchroniser et les paramètres seront appliqués. La première synchronisation se fera automatiquement.

 

6. Synchronisation manuelle et activation de la synchronisation automatique

Sur la page des Paramètres d'Intégration HiBob, vous pouvez choisir de Synchroniser Manuellement, ce qui importera les dernières données.

Une fois que vous êtes satisfait du fonctionnement des synchronisations manuelles, cliquez sur Activer la Synchronisation automatique pour permettre des synchronisations automatiques quotidiennes depuis HiBob.

S'il y a eu des erreurs lors de la synchronisation, vous pouvez télécharger le journal XLS pour obtenir plus de détails. Pour plus d'informations, consultez Comprendre le journal de synchronisation de l'intégration.

Les employés synchronisés sont indiqués par l'icône de Synchronisation sur la page Personnes :

 

7. Configurer les approbations des responsables hiérarchiques

Si vous souhaitez configurer des approbations automatiques qui envoient des demandes d'approbation directement au responsable d'un voyageur, vous devez créer un système d'approbation en suivant ces étapes :

1. Accédez à Paramètres du compte
2. Sous Gestion des voyages, cliquez sur Processus d'Approbation
3. Cliquez sur Nouveau système d'approbation
4. Sous Qui doit approuver leurs voyages ?, cliquez sur le champ de sélection du chargé d'approbation à côté de Demander l'approbation de et choisissez Responsable hiérarchique
   
   
   
   
5. Cliquez sur Créer un système d'approbation

Si un voyageur a un système d'approbation assigné, il prendra toujours la priorité sur les systèmes d'approbation par défaut pour tous les voyageurs.

Si le voyageur n'a pas de responsable hiérarchique assigné, la demande d'approbation sera envoyée à l'administrateur de l'entreprise.