Vous pouvez organiser et gérer les séminaires et les réunions d'équipe de votre entreprise en utilisant la fonctionnalité Événements sur TravelPerk.
Tous les utilisateurs peuvent créer un événement, sauf les invités. Le nombre de participants que vous pouvez inviter est illimité, y compris les invités.
Créer un événement et envoyer des invitations
- Allez à la page des Événements
- Cliquez sur Créer un événement
- Ajoutez le nom, les dates et le lieu de votre événement
- Sélectionnez les paramètres de confidentialité de l'Événement - si vous souhaitez que seules certaines personnes voient l'événement, sélectionnez Privé
- Ajoutez une description pour l'événement et réservez votre voyage ou ajoutez un voyage existant à l'événement
- Sous Participants, cliquez sur Inviter
- Recherchez les personnes que vous souhaitez inviter ou collez une liste d'e-mails et cliquez sur Inviter des personnes
- Sous Participants, cliquez sur Envoyer un message
- Ajoutez votre message, sélectionnez le destinataire et cliquez sur Envoyer le message
Gérer les participants et leurs voyages
En utilisant la fonctionnalité Événements, vous pouvez gérer les participants et leurs voyages de la manière suivante :
- Suivre les participants : Voir qui assiste à l'événement et qui n'a pas encore répondu à l'invitation.
- Surveillez les heures d'arrivée et de départ : Obtenez une vue d'ensemble de la façon dont les participants se rendront à l'événement et de l'endroit où ils séjournent.
- Facilitez les voyages de groupe : Les participants peuvent copier les voyages des autres directement depuis la page de l'événement.
- Envoyer des messages et des rappels : Sur la page de l'événement, allez à l'onglet Aperçu et cliquez sur Envoyer un message. Vous pouvez envoyer un message à tous les participants ou rappeler à ceux qui n'ont pas encore réservé leur voyage.
- Ajouter une étiquette automatique : Sur la page de l'événement, allez à l'onglet Paramètres et ajoutez une étiquette. Cette étiquette sera automatiquement ajoutée aux voyages faisant partie de l'événement pour vous aider à suivre les coûts.
- Télécharger une liste des participants : Téléchargez une liste de tous les participants, y compris des informations sur ceux qui assistent ou non.
- Envoyer des mises à jour d'événements : Vous pouvez ajouter des mises à jour d'événements à tout moment. Sur la page de l'événement, sous Mises à jour, cliquez sur Nouvelle mise à jour.