Les processus d'approbation nécessaires vous permettent de définir des règles d'approbation pour certains voyageurs et de décider quand l'approbation est requise.
Vous pouvez également décider d'envoyer des notifications à un évaluateur. Cette option n'est disponible que pour les processus d'approbation comportant au moins une règle d'approbation disponible uniquement pour les processus d'approbation comportant au moins une règle d'approbation. Pour plus d'informations, voir la section Envoyer des notifications à un évaluateur de cet article.
Pour plus d'informations sur les autres types de processus d'approbation, voir Mise en place d'un processus d'approbation et Comprendre les processus d'approbation.
Mise en place d'une procédure d'approbation
Pour mettre en place une procédure d'approbation, procédez comme suit :
- Allez dans Paramètres du compte
- Sous la Gestion des voyages, sélectionnez Processus d'Approbation
- Cliquez ici Nouvelle procédure d'approbation
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Donner un nom au processus d'approbation et sélire à qui s'adresse le processus
- Sous Une autorisation est-elle nécessaire lors de la réservation ?sélectionner Oui
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Sous Qui doit approuver leurs voyages ?cliquez sur sélectionner l'approbateur et tapez ou sélectionnez l'approbateur
- Cliquez sur sélectionner un paramètre et choisissez les types de réservations qui nécessitent une approbation. Les règles internes et externes à la politique dépendent de vos politiques de voyage.
- Si vous souhaitez demander l'approbation de centres de coûts spécifiques, cliquez sur + quand et sélectionnez le centre de coûts
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Sous Approbation des modifications apportées aux voyages réservéssélectionnez l'une des options proposées ou définissez vos propres règles et ccliquez Créer un processus d'approbation
Envoyer des notifications à un évaluateur
Si vous avez au moins une règle d'approbation dans un processus processus d'approbation nécessairevous pouvez envoyer des notifications à un évaluateur. Il ne peut ni approuver ni refuser les déplacements, mais il recevra un courrier électronique contenant des informations sur le déplacement.
Pour envoyer des notifications à un évaluateur, procédez comme suit :
- Renforcer le processus d'approbation avec au moins une règle d'approbation
- Sous Qui doit approuver leurs voyagescliquez sur Ajouter une règle d'approbation
- Sur la deuxième règle d'approbation, cliquez sur Demander l'approbation puis sélectionnez Envoyer une notification
- Cliquez sur sélectionner une personne et tapez ou sélectionnez l'évaluateur
- Cliquez sur sélectionner un paramètre et choisissez les types de réservations pour lesquelles vous souhaitez que des notifications soient envoyées. Les règles "dans la politique" et "hors de la politique" dépendent de vos politiques de voyage.
- Si vous souhaitez que les notifications ne soient envoyées que pour des centres de coûts spécifiques, cliquez sur + quand et sélectionnez le centre de coûts
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Sous Approbation des modifications apportées aux voyages réservéssélectionnez l'une des options proposées ou définissez vos propres règles et ccliquez Créer un processus d'approbation