Premiers pas pour les administrateurs

Ce guide vous aidera à créer le compte de votre entreprise sur TravelPerk, y compris à ajouter les coordonnées de votre entreprise, à ajouter des voyageurs et à configurer les profils de paiement, les processus d'approbation et les politiques de voyage.

 

Étape 1 : Complétez les détails de votre entreprise

Ajoutez l'adresse et le numéro de TVA de votre entreprise

  1. Allez dans Paramètres du compte
  2. Sous Entreprises, vous constaterez la présence d'un défaut avec le nom de votre entreprise
  3. Cliquez sur 3 points puis Modifier les détails
  4. Ajoutez les coordonnées de votre entreprise et cliquez sur Enregistrer

Si votre organisation a plus d'une entité juridique, vous devrez ajouter à votre compte une nouvelle société pour chaque entité.

Cela vous aidera à gérer les personnes et les paiements pour chaque entité juridique et à vous assurer que vos voyages sont facturés correctement. Pour en savoir plus, voir Comprendre la structure des comptes sur TravelPerk.

 

Ajoutez vos préférences de langue et de devise

  1. Sous Account, sélectionnez Preferences
  2. Cliquez sur Editer
  3. Mettez à jour vos préférences de langue et de devise

Tous les voyageurs peuvent modifier leurs préférences sur leur profil personnel. 

Conseil : Pour bénéficier du chat en direct et de l'assistance par courriel en anglais, allemand ou espagnol, les voyageurs doivent changer de langue sur TravelPerk. Pour les instructions, voir Changez la langue sur TravelPerk ou l'application TravelPerk.

 

Étape 2 : Établir un profil de paiement

Pour payer vos voyages sur TravelPerk, vous devez ajouter un profil de paiement au compte de votre entreprise. Les profils de paiement nous fournissent des informations sur :

  • Mode de paiement
  • Devise dans laquelle vous payez
  • Quand vous voulez être facturé et payer
  • Quelle entité juridique nous facturerons

Une entreprise peut avoir plusieurs profils de paiement, mais chaque profil ne peut appartenir qu'à une seule entreprise.

Les voyageurs peuvent être affectés à un profil de paiement spécifique ou vous pouvez choisir Facturation flexible afin qu'ils puissent choisir n'importe quel profil.

 

Payer pour des voyages sur TravelPerk

La plupart des entreprises utilisent une carte de crédit/débit pour payer leurs voyages. Pour ajouter une carte de crédit/débit, suivez les étapes sur Créer un nouveau profil de paiement.

Les clients Premium et Pro peuvent mettre en place direct/AHC debit, top-up payments en contactant leur Account Manager.

Vous pouvez être facturé et payer instantanément, chaque semaine, chaque quinzaine ou chaque mois.

Pour plus d'informations, voir Payer des voyages sur TravelPerk et Modifier la fréquence des factures.

 

Étape 3 : Ajouter vos voyageurs

Vous pouvez ajouter de nouveaux voyageurs au compte TravelPerk de votre entreprise :

 

Étape 4 : Mise en place de politiques de voyage ou de processus d'approbation

Les clients Premium et Pro peuvent gérer les dépenses de voyage en créant et en attribuant des politiques de voyage et des processus d'approbation. Vous pouvez les attribuer à tous les employés et/ou à des voyageurs ou groupes spécifiques.

Politiques de voyages

Vous pouvez limiter le coût maximum, les classes de cabine, le nombre d'étoiles et les délais de réservation pour les vols, les hôtels, les trains et les voitures.

Pour créer une politique de voyage, suivez les étapes décrites sur . Créer ou modifier une politique de voyage.

 

Systèmes d'approbation

Décidez si vous souhaitez que les voyages soient approuvés par un membre de votre entreprise avant leur réservation.

Pour mettre en place une procédure d'approbation, suivez les étapes décrites sur . Mettre en place une procédure d'approbation.

Conseil : Pour configurer des approbations automatiques qui envoient les demandes d'approbation directement au responsable d'un voyageur, voir Assigner un responsable hiérarchique comme approbateur.

Si un approbateur doit se rendre à l'adresse en dehors du bureau, il peut choisir qui gérera les demandes d'approbation pendant son absence. Pour plus d'informations, voir Activer les approbations en dehors du bureau.

 

Étape 5 : Commencez à gérer les déplacements professionnels de votre entreprise

Voici quelques articles utiles pour vous aider à gérer tous les déplacements professionnels de votre entreprise en un seul endroit :

 

Quelle est la prochaine étape ?

Si vous avez besoin d'aide, consultez notre centre d'aide ou contactez votre gestionnaire de compte. Si vous n'avez pas de gestionnaire de compte, vous pouvez envoyer un courriel à sales@travelperk.com.

Vol annulé ? Besoin d'aide pour une réservation ? Notre équipe du service clientèle est là 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour répondre à vos questions, quel que soit le fuseau horaire.

 

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