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Premiers pas pour les administrateurs

  • Mise à jour

Étape 1 : complétez les détails de votre entreprise

Ajoutez l'adresse et le numéro de TVA de votre entreprise

  1. Allez dans les Paramètres du compte
  2. Sous Entreprises, vous constaterez la présence d'un défaut avec le nom de votre entreprise
  3. Cliquez sur les 3 points, puis sur Modifier les détails
  4. Complétez les détails de votre entreprise

Si votre entreprise se compose de plus d'une entité juridique, vous devrez ajouter à votre compte une nouvelle entreprise pour chaque entité.

Vous pourrez ainsi gérer les personnes et les paiements de chaque entité juridique et vous assurer que vos voyages sont facturés correctement.

Pour en savoir plus sur les entreprises, consultez la rubrique Ajouter, modifier ou supprimer des entreprises.

Ajoutez vos préférences de langue et de devise

  1. Sous Compte, sélectionnez Préférences
  2. Cliquez sur Modifier
  3. Mettez à jour vos préférences de langue et de devise

Tous les voyageurs peuvent modifier leurs préférences sur leur profil personnel. 

 

Étape 2 : configurez un profil de paiement

Vous devez ajouter un profil de paiement au compte TravelPerk de votre entreprise pour payer vos voyages. Les profils de paiement définissent le mode, la date et la devise de paiement, ainsi que nos modalités de facturation pour ces voyages.

Les voyageurs peuvent être affectés à un profil de paiement spécifique ou avoir la possibilité de choisir parmi plusieurs profils.

Vous pouvez disposer de plusieurs profils de paiement, mais chacun d'eux ne peut avoir qu'un seul mode de paiement. 

La plupart des entreprises utilisent une carte de crédit pour payer leurs voyages. Pour ajouter une carte de crédit, suivez les étapes de la rubrique Créer un profil de paiement.

Les clients Premium et Pro peuvent mettre en place le virement SEPA, le prélèvement automatique, les paiements complémentaires et la facturation mensuelle en contactant leur gestionnaire de compte.

Pour en savoir plus sur les options de paiement, consultez la rubrique Payer ses voyages sur TravelPerk.

Étape 3 : ajoutez vos voyageurs

Il existe plusieurs façons d'ajouter des voyageurs au compte TravelPerk de votre entreprise :


Étape 4 : établissez des politiques de voyages ou des systèmes d'approbation

Les clients Premium et Pro peuvent gérer les dépenses de voyage de leur entreprise en créant des politiques de voyages et des systèmes d'approbation, puis en les attribuant à tous les employés, ou à des voyageurs ou groupes spécifiques. 

Politiques de voyages

Définissez des restrictions concernant le coût maximal, les classes de réservation, les étoiles et les délais de réservation pour les vols, les hôtels, les trains et les voitures.

Pour créer une politique de voyages, suivez les étapes de la rubrique Créer ou modifier une politique de voyages.

 

Systèmes d'approbation

Décidez si vous souhaitez que les voyages soient approuvés par un membre de votre entreprise avant leur réservation.

Pour configurer un système d'approbation, suivez les étapes de la rubrique Configurer un système d'approbation.

 

Étape 5 : commencez à gérer les voyages d'affaires de votre entreprise

Vous pouvez désormais commencer à gérer tous vos voyages d'affaires et voyageurs au même endroit. Voici quelques articles du Help Center qui pourraient vous être utiles :

 

Quelle est la prochaine étape ?

Pour que vos voyageurs commencent à utiliser la plateforme, partagez le guide Premiers pas pour les voyageurs.

Ce guide permet aux voyageurs d'apprendre à gérer les paramètres de leur compte, à créer et réserver des voyages, à ajouter des programmes de fidélité et bien d'autres fonctionnalités.

N'oubliez pas que notre Help Center est là pour vous guider à travers la plateforme TravelPerk et ses fonctionnalités. Si vous avez d'autres questions ou si vous avez besoin d'aide pour une réservation, vous pouvez contacter notre équipe d'assistance à la clientèle 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.


Si vous avez besoin d'aide après avoir lu ce guide, contactez votre gestionnaire de compte afin qu'il puisse vous aider dans votre démarche. Si vous n'avez pas encore de gestionnaire de compte, demandez une démonstration.

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