• Seuls les administrateurs peuvent utiliser cette fonctionnalité

Les politiques de voyages vous permettent de fixer des budgets et des instructions pour différents services et vous aident à gérer les dépenses liées aux voyages.

Vous pouvez créer une politique à voyages par défaut qui s'applique à tous les employés et des politiques supplémentaires peuvent être attribuées à des voyageurs ou à des groupes spécifiques.

Lors de la réservation d'un voyage, nous indiquons aux voyageurs si le service qu'ils souhaitent réserver est inclus ou non dans la police. Vous pouvez mettre en place un processus d'approbation pour les voyages hors police.

Paramètres de la politique des voyages

En fonction du type de voyage, vous pouvez modifier différents paramètres.

• Vols : vous pouvez définir des budgets dynamiques/maximaux, des fenêtres de réservation et des classes de cabine avec des exceptions pour des itinéraires ou des durées de vol spécifiques.
• Hôtels: vous pouvez définir des fenêtres de réservation, un nombre maximal d'étoiles et des budgets dynamiques/maximaux, avec des exceptions en fonction de la situation géographique.
• Extras d'hôtel: vous pouvez ajouter des instructions de paiement, des indemnités de repas, des budgets de dépenses quotidiennes et d'autres instructions.
• Cars: vous pouvez définir des budgets journaliers et des fenêtres de réservation.
• Trains: vous pouvez définir des budgets dynamiques/maximaux et des restrictions de classe de cabine.
• In-trip: vous pouvez définir des instructions pour des choses telles que les taxis ou les repas.

Pour plus d'informations sur les budgets dynamiques, voir Configurer des budgets dynamiques sur les politiques de voyage.

Conformez à la politique à voyages

Si vous n'avez pas encore ajouté de politique de voyages, vous pouvez choisir l'une des politiques recommandées ou créer une politique manuellement en cliquant sur Créer une nouvelle politique.

Si vous avez déjà ajouté une politique de voyages, cliquez sur Nouvelle politique de voyages.

Pour créer une nouvelle politique de voyage, procédez comme suit :

1. Allez dans Paramètres du compte
2. Sous Gestion des voyages, sélectionnez Politiques de voyage
3. Cliquez sur Nouvelle politique de voyages
4. Entrez un nom pour la politique
5. Sur la nouvelle politique de voyage, sélectionnez le type de voyage que vous souhaitez mettre à jour et cliquez sur Editer
6. Sélectionnez le budget par défaut ( ), les exceptions budgétaires ( ) et les paramètres avancés ( ) ()
7. Cliquez sur Enregistrer les modifications

Une fois que vous avez créé la politique de voyage, vous devez affecter les voyageurs. Toutes les politiques de voyage peuvent être modifiées à tout moment.

Affecter les voyageurs à une politique de voyage

1. Aller sur la page People
2. Rechercher l'utilisateur et cliquer sur son nom
3. Allez dans les Paramètres du compte et cliquez sur Modifier
4. Sous Politique de voyages, rechercher ou sélectionner la politique dans la liste
5. Cliquez sur Enregistrer les paramètres

Modifier une politique de voyages

1. Allez dans Paramètres du compte
2. Sous Gestion des voyages, sélectionnez Politiques de voyage
3. Sur la police de voyage que vous souhaitez modifier, sélectionnez le type de voyage et cliquez sur Modifier