- Seuls les Administrateurs peuvent utiliser cette fonctionnalité
Les politiques de voyages vous permettent de fixer des budgets et des instructions pour différents services et vous aident à gérer les dépenses liées aux voyages.
Vous pouvez créer une politique à voyages par défaut qui s'applique à tous les employés et des politiques supplémentaires peuvent être attribuées à des voyageurs ou à des groupes spécifiques.
Lors de la réservation d'un voyage, nous indiquons aux voyageurs si le service qu'ils souhaitent réserver est conforme à la politique ou hors politique. Vous pouvez mettre en place un système d'approbation pour les voyages hors politique.
Conformez à la politique à voyages
Si vous n'avez pas encore ajouté de politique de voyages, vous pouvez choisir l'une des politiques recommandées ou créer une politique manuellement en cliquant sur Créer une nouvelle politique.
Si vous avez déjà ajouté une politique de voyages, cliquez sur Nouvelle politique de voyages.
Pour créer un nouveau
- Allez dans les Paramètres du compte
- Sous Gestion des voyages, sélectionnez Politiques de voyages
- Cliquez sur Nouvelle politique de voyages
- Entrez un nom pour la politique
- Sur la nouvelle politique de voyages, sélectionnez Voitures et cliquez sur Modifier
- Sélectionnez le Budget maximum et la Fenêtre de réservation
- Cliquez sur Enregistrer les modifications
Une fois que vous avez créé la politique de location de voiture, vous devez assigner des voyageurs. Toutes les politiques de voyages peuvent être modifiées à tout moment.
Assigner des voyageurs à une politique de location de voiture
- Allez à la page Personnes
- Rechercher l'utilisateur et cliquer sur son nom
- Allez dans les Paramètres du compte et cliquez sur Modifier
- Sous Politique de voyages, rechercher ou sélectionner la politique dans la liste
- Cliquez sur Enregistrer les paramètres
Modifier une politique de voyages
Vous pouvez modifier toute une série de paramètres pour les différents services qui peuvent être réservés sur TravelPerk.
- Vols : vous pouvez définir des budgets dynamiques, des fenêtres de réservation et des classes de réservation avec des exceptions pour certaines routes ou durées de vol.
- Hôtels : vous pouvez définir des budgets dynamiques avec des exceptions, des fenêtres de réservation et des notes maximales en étoiles pouvant être réservées.
- Extras d'hôtel : vous pouvez ajouter des instructions de paiement, des allocations de repas et des budgets de dépenses quotidiens.
- Voitures : vous pouvez définir des budgets et des fenêtres de réservation.
- Trains : vous pouvez définir des budgets dynamiques et des restrictions de classe de réservation.
- En voyage : vous pouvez définir des instructions pour des éléments tels que les taxis ou la nourriture et les boissons.
Pour modifier une politique de voyages :
- Allez dans les Paramètres du compte
- Sous Gestion des voyages, sélectionnez Politiques de voyages
- Sur la politique de voyages que vous souhaitez modifier, sélectionnez le service et cliquez sur Modifier
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