- Vous avez besoin d'un compte Pro ou Premium sur TravelPerk pour utiliser cette fonctionnalité.
- Seuls les administrateurs peuvent utiliser cette fonctionnalité
Expensify est une super application de paiement qui aide les entreprises du monde entier à simplifier leur gestion financière en offrant une visibilité complète sur les dépenses totales de voyage et les rapports.
L'intégration Expensify
L'intégration Expensify recueille automatiquement les données de dépenses de voyage et les factures de TravelPerk dès que vous réservez un voyage.
L'intégration vous permet de décider quels profils de paiement envoient des dépenses à Expensify et qui reçoit la dépense. Vous pouvez également exclure les profils de paiement personnels si vous ne souhaitez pas qu'ils soient envoyés au compte Expensify de l'utilisateur.
- Une réservation est effectuée sur TravelPerk.
- L'intégration Expensify transfère tous les coûts de voyage à receipts@expensify.com.
- Une nouvelle dépense est instantanément créée pour le destinataire sélectionné dans sa boîte de réception Expensify, avec toutes les informations pré-remplies pour l'ajouter au rapport Expensify.
- Vous pouvez ajouter vos dépenses personnelles au rapport sur Expensify.
Remarque : Selon le cycle de facturation de votre profil de facturation, instantané, bihebdomadaire ou mensuel, vous pourriez recevoir des dépenses avant qu'une facture n'ait été générée.
Activer l'intégration Expensify
Vous devez être administrateur sur TravelPerk pour activer l'intégration.
Remarque : L'Administrateur qui active l'intégration doit rester Administrateur actif pour que l'intégration continue de fonctionner.
Pour activer l'intégration Expensify, suivez ces étapes :
- Allez dans Paramètres du compte et sélectionnez Intégrations
- Trouvez l'intégration Expensify et cliquez sur Configurer
- Cliquez sur Activer
- Connectez-vous à votre compte et autorisez TravelPerk à accéder à votre compte Expensify.
- Retournez à l'intégration Expensify et cliquez sur Gérer, puis sélectionnez l'onglet Paramètres
- À côté de Profils de paiement, cliquez sur Modifier, séléctionnez le Profil de paiement et choisissez qui recevra les dépenses pour le Profil de paiement - si vous utilisez une carte partagée, sélectionnez le contact du Profil de paiement, afin que le Réservateur ne reçoive pas toutes les dépenses.
- Cliquez sur Ajouter un profil de paiement pour faire de même pour d'autres profils.
- Cochez la case si vous souhaitez que les dépenses sur les profils de paiement personnels soient transférées vers leur compte Expensify
- Cliquez sur Enregistrer les paramètres
Remarque : Assurez-vous que tous les employés utilisent la même adresse e-mail dans TravelPerk et Expensify, afin que les dépenses puissent être associées automatiquement.
Désactiver l'intégration Expensify
Les administrateurs peuvent désactiver l'intégration Expensify en suivant ces étapes :
- Accédez à Paramètres du compte
- Sélectionnez Intégrations
- Trouvez l'intégration Expensify et cliquez sur Gérer
- Cliquez sur Désactiver
Dépannage
Si vous recevez un e-mail d'Expensify avec le message d'erreur Problème de téléchargement de reçu, cela se produit généralement lorsque vous paramétrez toutes les réservations pour se synchroniser avec Expensify, mais l'un de vos voyageurs n'a pas de compte Expensify.
Cela se produit également si l'adresse e-mail du voyageur n'est pas la même sur TravelPerk et Expensify.