Integra Lucca con TravelPerk

• Necesitas una cuenta Pro o Premium para usar esta función

Lucca se especializa en el desarrollo de soluciones SaaS que optimizan los procesos administrativos y de RRHH. Se enfocan en la gestión de permisos, informes de gastos, digitalización de archivos de RRHH, distribución de nóminas en línea y seguimiento del tiempo.

La integración de Lucca

La integración con Lucca facilita la importación de todo tu directorio de empleados a la plataforma de TravelPerk y la gestión de cuentas de usuario, incluyendo:

• Aprovisionamiento de usuarios - incorporación y desincorporación - desde tu directorio de empleados
• Autocompletando la información del perfil del empleado en TravelPerk
• Disparadores manuales para sincronizar a los nuevos empleados y archivar a los que se fueron
• Sincronización totalmente automatizada entre Lucca y TravelPerk
• Configuración de cuenta automatizada, como agregar Centros de Costo y procesos de Aprobación

Información importante

• Si tienes SSO activado para TravelPerk, recomendamos desactivar Permitir la creación de usuarios y Permitir la actualización de usuarios, ya que esto podría entrar en conflicto con la integración. Para más información, consulta Personalizar configuraciones de SSO.
• Si el nombre, apellido o correo electrónico de un usuario en el proveedor de identidad (IDP) es diferente al de Lucca, el IDP sobrescribirá los datos de Lucca sincronizados con TravelPerk.
• Para desactivar la integración de Lucca, sigue las instrucciones en Gestionar integraciones.
• Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda para configurar la integración, contacta a tu Gestor/a de Cuenta.

1. Habilita la integración con Lucca

Necesitas ser un Administrador en TravelPerk y Administrador en Lucca para habilitar la integración siguiendo estos pasos:

1. Ve a Ajustes de cuenta y selecciona Integraciones
2. Encuentra la integración de Lucca y haz clic en Configurar
   
3. Haz clic en Habilitar
4. En la ventana emergente, autoriza a TravelPerk para tener acceso de lectura a algunos de tus datos en Lucca haciendo clic en Continuar
   
   
   
   
5. Ingresa tu subdominio de Lucca y haz clic en Enviar
   
   
   • Para encontrar tu subdominio de Lucca:
     • Inicia sesión en Lucca
     • Ve a la página de inicio y copia la URL
     • Pégalo en el pop-up, elimina https:// del principio y /home del final
       
       
   
   
   
6. Ingresa tu Llave API de Lucca y haz clic en Enviar
   
   
   
   
   • Para encontrar tu clave API de Lucca:
     • Inicia sesión en Lucca
     • En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de Configuración
     • Selecciona Autenticación, SSO & API y haz clic en Claves API
     • Haz clic en Generar una nueva clave API o Générer une nouvelle clé d'API
       
       
       
       
     • Introduce el nombre de la clave: Clave API de TravelPerk
     • Selecciona todos los permisos
     • Agrega un Contacto técnico, te recomendamos el correo electrónico de tu Gestor/a de Cuenta de TravelPerk
     • Haz clic en Editor de terceros o Éditeur tiers y añade TravelPerk como el nombre
     • Haz clic en Generar clave API o Generar una nueva clave de API
       
       
       
       
     • Copia la clave API y pégala en el pop-up de habilitación de la integración
        
       

       

    

7. Haz clic en Omitir por ahora
   
   
   
   
8. Haz clic en Continuar y luego haz clic en Continuar de nuevo
9. Haz clic en Finalizar
   
   
   

2. Configura la Integración con Lucca

Después de conectar la integración, serás dirigido a la página para configurar la integración de Lucca dentro de TravelPerk.

1. Decide si quieres sincronizar a Todos los empleados o Empleados seleccionados - puedes filtrar los Empleados seleccionados por Centro de Costo, Empresa o Tipo de Empleo
   
   
   
   
2. Decide si quieres sincronizar toda la información del empleado o seleccionar detalles del empleado
   
   - Datos completos del empleado - todos los datos obligatorios y opcionales se sincronizarán.
   
   -Selecciona los detalles del empleado - puedes seleccionar Sexo, Fecha de nacimiento, Número de contacto y Gerente de línea.
   
   - Para que las aprobaciones del Responsable de línea funcionen correctamente, debes seleccionar Responsable de línea y seguir las instrucciones en la sección 4 al final de este artículo - Configurar las aprobaciones del Responsable de línea.
   
   
3. Decide si quieres activar la sincronización del centro de costes - si los centros de costes no existen cuando se sincronizan, se crearán automáticamente, y los usuarios serán asignados a su centro de costes específico tal como se refleja en Lucca
   
   
   
   
4. Para configurar aprobaciones automáticas:
   
   - Si tu cuenta fue creada antes del 1 de julio de 2024, sigue las instrucciones en Configura las aprobaciones automáticas para tu integración de RRHH.
   
   - Si tu cuenta fue creada después del 1 de julio de 2024, sigue las instrucciones en la sección 4 al final de este artículo - Configura las aprobaciones del Gerente de Línea.
   
   
5. Haz clic en Guardar y Sincronizar y se aplicarán los ajustes. La primera sincronización se realizará automáticamente.

3. Sincronización manual y activación de la sincronización automática

En la página de Configuración de Integración con Lucca, puedes elegir Ejecutar Sincronización Manual, lo cual importará los últimos datos.

Una vez que estés satisfecho/a con cómo funcionan las sincronizaciones manuales, haz clic en Activar sincronización automática para habilitar las sincronizaciones automáticas diarias desde Lucca.

Si hubo algún error durante la sincronización, puedes descargar el registro XLS para obtener más detalles. Para más información, consulta Entendiendo el Registro de Sincronización de la Integración.

Los empleados sincronizados se indican con el icono de Sincronizar en la página de Gente:

4. Configura las aprobaciones de los gerentes de línea

Si quieres configurar aprobaciones automáticas que envíen solicitudes de aprobación directamente al gerente de un viajero, necesitas crear un proceso de aprobación siguiendo estos pasos:

1. Ve a Configuración de la cuenta
2. En Gestión de Viajes, haz clic en Procesos de Aprobación
3. Haz clic en Nuevo proceso de aprobación
4. Bajo ¿Quién debería ser el encargado de la aprobación de sus viajes?, haz clic en el campo seleccionar encargado de la aprobación junto a Solicitar aprobación de y elige Gerente de línea
   
   
   
   
5. Haz clic en Crear proceso de aprobación

Si un viajero tiene asignado un proceso de aprobación, siempre tendrá prioridad sobre los procesos de aprobación predeterminados para todos los viajeros.

Si el viajero no tiene asignado un Jefe de línea, la solicitud de aprobación se enviará al Administrador de la empresa.