Integra Workday con TravelPerk

  • Necesitas una cuenta Pro o Premium para usar esta función

Workday es un proveedor líder de aplicaciones empresariales en la nube para RR. HH. Sus aplicaciones han sido adoptadas por miles de organizaciones en todo el mundo y en diversos sectores, incluyendo más del 50 % de las empresas de la lista Fortune 500.

 

La integración con Workday

La integración con Workday facilita la importación de todo tu directorio de empleados a la plataforma de TravelPerk y la gestión de cuentas de usuario, incluyendo:

  • Aprovisionamiento de usuarios - incorporación y desincorporación - desde tu directorio de empleados
  • Autocompletando la información del perfil del empleado en TravelPerk
  • Disparadores manuales para sincronizar a los nuevos empleados y archivar a los que se fueron
  • Sincronización totalmente automatizada entre Workday y TravelPerk
  • Configuración de cuenta automatizada, como agregar Centros de Costo y procesos de Aprobación

Información importante

  • Para deshabilitar la integración de Workday , siga las instrucciones en Administrar integraciones .
  • Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda para configurar la integración, comuníquese con su gerente de cuenta.

 

Habilita la integración con Workday

Necesitas ser un Administrador en TravelPerk y en Workday para habilitar la integración siguiendo estos pasos:

1. Crea un Usuario de Sistema de Integración (USI)

  1. L Inicia sesión en tu cuenta de administrador de Workday
  2. En la barra de búsqueda, ingrese y seleccione la tarea Crear usuario del sistema de integración
  3. Ingresa un nombre de usuario y una contraseña, luego haz clic en OK - las contraseñas no pueden contener &

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Busque la tarea el nombre de usuario del Sistema de Integración recién creado a la lista Usuarios del sistema exentos la expiración de contraseña . Esto garantizará que la contraseña no caduque.

 

2. Crea un Grupo de Seguridad y Asigna un Usuario de Sistema de Integración

  1. En la barra de búsqueda, ingrese y seleccione la tarea Crear grupo de seguridad
  2. Haz clic en OK
  3. Para el tipo de grupo de seguridad con inquilino, seleccione Grupo de seguridad del sistema de integración (sin restricciones)
  4. Introduzca un nombre y haga clic Aceptar

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  5. En el campo Nombre, ingrese el mismo nombre que ingresó al crear el ISU en la primera sección y haga clic Aceptar.

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3. Configura los Permisos de la Política de Seguridad del Dominio

  1. Para que la integración funcione correctamente, TravelPerk debe poder sincronizar los siguientes campos de datos:

    Obligatorio

    Opcional (recomendado)

    Nombre

    Fecha de nacimiento

    Apellido

    Número de contacto del trabajo

    Correo electrónico de trabajo

    Género

    Fecha de inicio

    Centro de costes

    Fecha de terminación

    Gerente (para el flujo de trabajo de aprobación)

    Estado laboral

    Empresa (entidad legal)

     

    Tipo de empleo

  2. En el Grupo de seguridad , edite los Permisos de la política de seguridad del dominio y agregue las siguientes operaciones GET para otorgar a TravelPerk acceso a los datos necesarios para la integración:

    Dominio Principal

    Subdominio

    Datos de la persona: Datos Personales

    Datos personales: Fecha de nacimiento
    Datos personales: Género
    Datos Personales: Información Personal

    Datos Personales: Información de Contacto Laboral

    Datos Personales: Dirección de Trabajo
    Datos personales: Correo electrónico de trabajo
    Datos personales: Teléfono de trabajo

    Dotación de personal

    Datos de trabajadores: Trabajadores
    Datos del Trabajador: Todos los Puestos
    Datos del Trabajador: Información Actual del Personal
    Datos del Trabajador: Informes Públicos de Trabajadores
    Datos del Trabajador: Datos de Empleo
    Datos del Trabajador: Información de la Organización

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4. Activar Cambios en la Política de Seguridad 

  1. En la barra de búsqueda, ingrese y seleccione Activar cambios pendientes en la política de seguridad

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  2. Añadir un comentario sobre los cambios en la política de seguridad

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  3. Revisar las políticas de seguridad y aprobar los cambios

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5. Obtén el punto final de los servicios web para el inquilino de Workday

  1. En la barra de búsqueda, ingrese y seleccione Servicios web públicos
  2. Pase el cursor sobre los tres puntos y haga clic para acceder al menú.

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  3. Seleccione Servicios web y luego haga clic en Ver WSDL

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  4. En la parte inferior de la página, encontrará el host. Copie la dirección del sitio web hasta /service - el último carácter debe ser x - por ejemplo, https://wd5-services1.myworkday.com/ccx . Debe ingresar esta URL en el cuadro de texto libre en la siguiente sección.

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6. Configurando la integración entre Workday y TravelPerk

  1. Vaya a Configuración de la cuenta y seleccione Integraciones
  2. Busque la integración de Workday y haga clic en Configurar.



  3. Haga clic Habilitar
  4. En la ventana emergente, autorice a TravelPerk a tener acceso de lectura a algunos de sus datos en Workday haciendo clic en Continuar

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  5. Ingrese la URL del punto final servicios web que copió en el paso 4 de la sección anterior y haga clic en Enviar .

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  6. Ingrese el nombre de usuario y la contraseña del sistema de integración que creó en la primera sección y haga clic en Enviar.

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  7. Introduce el nombre de inquilino de Workday . Para encontrarlo, inicia sesión en Workday y consulta la URL. Introduce la palabra al final de la URL. Por ejemplo, si tu URL es https://wd5-services1.workday.com/acme, , introduce acme .

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  8. Haz clic en Omitir por ahora

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  9. Haz clic en Finalizar Configuración

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Asegúrese de eximir la cuenta ISU de la autenticación multifactor (MFA) y del inicio de sesión único (SSO).

 

7. Configura la integración de Workday en TravelPerk

Después de conectar la integración, serás dirigido a la página para configurar la integración de Workday dentro de TravelPerk.

  1. Decide si quieres sincronizar a Todos los empleados o Empleados seleccionados - puedes filtrar los Empleados seleccionados por Centro de Costo, Empresa o Tipo de Empleo



  2. Decide si quieres sincronizar toda la información del empleado o seleccionar detalles del empleado

    - Datos completos del empleado - todos los datos obligatorios y opcionales se sincronizarán.

    - Seleccionar detalles del empleado - puede seleccionar Sexo, Fecha de nacimiento, Número de contacto y Gerente de línea.
    Para que Aprobaciones del gerente de línea funcionen correctamente, debe seleccionar Gerente de línea .



  3. Decida si desea utilizar la función Coincidencia de Empresas : puede asignar automáticamente todas las Empresas o solo las seleccionadas. La Empresa debe estar configurada previamente en TravelPerk con el mismo nombre de entidad en Workday.
  4. Decida si desea habilitar la sincronización de centros de Si los centros de coste no existen al sincronizar, se crearán automáticamente. Los usuarios se asignarán a su centro de coste específico, como se refleja en Workday.



  5. Para configurar las aprobaciones del gerente de línea , siga las instrucciones de la sección 9 al final de este artículo: Configurar las aprobaciones del gerente de línea .
  6. Haz clic en Guardar y Sincronizar y se aplicarán las configuraciones. La primera sincronización se realizará automáticamente.

8. Sincronización manual y activación de Auto Sync

En la página Configuración Integración de Workday , puede Ejecutar sincronización manual , que importará los datos más recientes.



Una vez que estés satisfecho/a con cómo funcionan las sincronizaciones manuales, haz clic en Activar sincronización automática para habilitar las sincronizaciones automáticas diarias desde Workday.



Si se produjo algún error durante la sincronización, puede descargar el registro XLS para obtener más detalles. Para más información, consulte Comprender el registro de sincronización de integración .

Los empleados sincronizados se indican con el ícono de sincronización en la página Personas

 

9. Configura las aprobaciones del Gerente de Línea

Si quieres configurar aprobaciones automáticas que envíen solicitudes de aprobación directamente al gerente de un viajero, necesitas crear un proceso de aprobación siguiendo estos pasos:

  1. Ve a Configuración de la cuenta
  2. En Gestión de viajes, haga clic en Procesos de aprobación
  3. Haz clic en Nuevo proceso de aprobación
  4. En ¿Quién debe aprobar sus viajes? , haga clic en el campo Seleccionar aprobador junto a Solicitar aprobación de y elija Gerente de línea
  5. Haga clic en Crear proceso de aprobación

Si un viajero tiene asignado un proceso de aprobación, siempre tendrá prioridad sobre los procesos de aprobación predeterminados para todos los viajeros.

Si el viajero no tiene un Jefe de línea asignado, la solicitud de aprobación se enviará al Administrador de la empresa.

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