Integra Workday con TravelPerk

• Necesitas una cuenta Pro o Premium para usar esta función

Workday es un proveedor líder de aplicaciones en la nube para empresas de RRHH. Sus aplicaciones han sido adoptadas por miles de organizaciones alrededor del mundo y en diversas industrias, incluyendo a más del 50% de las empresas Fortune 500.

 

La integración con Workday

La integración con Workday facilita la importación de todo tu directorio de empleados a la plataforma de TravelPerk y la gestión de cuentas de usuario, incluyendo:

• Aprovisionamiento de usuarios - incorporación y desincorporación - desde tu directorio de empleados
• Autocompletando la información del perfil del empleado en TravelPerk
• Disparadores manuales para sincronizar a los nuevos empleados y archivar a los que se fueron
• Sincronización totalmente automatizada entre Workday y TravelPerk
• Configuración de cuenta automatizada, como agregar Centros de Costo y procesos de Aprobación

Información importante

• Para deshabilitar la integración con Workday, sigue las instrucciones en Gestionar integraciones.
• Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda para configurar la integración, contacta a tu Gestor/a de Cuenta.

 

Habilita la integración con Workday

Necesitas ser un Administrador en TravelPerk y en Workday para habilitar la integración siguiendo estos pasos:

1. Crea un Usuario de Sistema de Integración (USI)

1. Inicia sesión en tu cuenta de administrador de Workday
   
2. En la barra de búsqueda, ingresa y selecciona la tarea de Crear Usuario de Sistema de Integración
3. Ingresa un nombre de usuario y una contraseña, luego haz clic en OK - las contraseñas no pueden contener &
   
   

Nota: Busca la tarea de Mantener Reglas de Contraseña y añade el nombre de usuario del Sistema de Integración recién creado a la lista de Usuarios del Sistema exentos de la expiración de la contraseña. Esto garantizará que la contraseña no caduque.

 

2. Crea un Grupo de Seguridad y Asigna un Usuario de Sistema de Integración

1. En la barra de búsqueda, ingresa y selecciona la tarea Crear Grupo de Seguridad
2. Haz clic en OK
3. Para el Tipo de Grupo de Seguridad Arrendado selecciona Grupo de Seguridad del Sistema de Integración (sin restricciones)
4. Ingresa un nombre y haz clic en OK
   
   
   
   
5. En el campo Nombre, ingresa el mismo nombre que ingresaste al crear el ISU en la primera sección y haz clic en OK
   
   
   

3. Configura los Permisos de la Política de Seguridad del Dominio

1. Para que la integración funcione correctamente, TravelPerk necesita poder sincronizar los siguientes campos de datos:
   

   Obligatorio	Opcional (recomendado)
   Nombre	Fecha de nacimiento
   Apellido	Número de contacto del trabajo
   Correo electrónico de trabajo	Género
   Fecha de inicio	Centro de costes
   Fecha de terminación	Gerente (para el flujo de trabajo de aprobación)
   Estado laboral	Empresa (entidad legal)
   	Tipo de empleo

   
   
2. En el Grupo de Seguridad, edita los Permisos de la Política de Seguridad de Dominio y añade las siguientes operaciones GET para dar acceso a TravelPerk a los datos necesarios para la integración:
   
   

   Dominio Principal	Subdominio
   Datos de la persona: Datos Personales	Datos personales: Fecha de nacimiento Datos personales: Género Datos Personales: Información Personal
   Datos Personales: Información de Contacto Laboral	Datos Personales: Dirección de Trabajo Datos personales: Correo electrónico de trabajo Datos personales: Teléfono de trabajo
   Dotación de personal	Datos de trabajadores: Trabajadores Datos del Trabajador: Todos los Puestos Datos del Trabajador: Información Actual del Personal Datos del Trabajador: Informes Públicos de Trabajadores Datos del Trabajador: Datos de Empleo Datos del Trabajador: Información de la Organización

4. Activar Cambios en la Política de Seguridad 

1. En la barra de búsqueda, ingresa y selecciona Activar Cambios Pendientes en la Política de Seguridad
   
   
   
   
2. Añade un comentario a los cambios en la política de seguridad
   
   
   
   
3. Revisa las políticas de seguridad y aprueba los cambios para activarlos
   
   

 

5. Obtén el punto final de los servicios web para el inquilino de Workday

1. En la barra de búsqueda, ingresa y selecciona Servicios Web Públicos
2. Pasa el cursor sobre Recursos Humanos y haz clic en los tres puntos para acceder al menú
   
   
   
3. Selecciona Servicios Web y luego haz clic en Ver WSDL
   
   
   
   
4. En la parte inferior de la página, encontrarás el host. Copia la dirección del sitio web hasta /servicio - el último carácter debe ser x - por ejemplo, https://wd5-services1.myworkday.com/ccx.  Necesitarás introducir esta URL en el cuadro de texto libre en la siguiente sección. 
   
   
   

 

6. Configurando la integración entre Workday y TravelPerk

1. Ve a Ajustes de cuenta y selecciona Integraciones
2. Encuentra la integración de Workday y haz clic en Configurar
   
3. Haz clic en Habilitar
4. En la ventana emergente, autoriza a TravelPerk para tener acceso de lectura a algunos de tus datos en Workday haciendo clic en Continuar
   
   
   
   
5. Introduce la URL del Punto Final de los Servicios Web que copiaste en el Paso 4 de la sección anterior y haz clic en Enviar
   
   
   
   
6. Introduce el nombre de usuario del Sistema de Integración y la contraseña que creaste en la primera sección y haz clic en Enviar
   
   
   
   
7. Introduce tu nombre de inquilino de Workday. Para encontrar el nombre, inicia sesión en Workday y revisa la URL. Introduce la palabra al final de la URL. Por ejemplo, si tu URL es https://wd5-services1.workday.com/acme, entonces introduce acme
   
   
   
   
8. Haz clic en Omitir por ahora
   
   
   
   
9. Haz clic en Finalizar Configuración
   
   
   

Nota: Asegúrate de eximir la cuenta ISU de la autenticación multifactor (MFA) y el inicio de sesión único (SSO).

 

7. Configura la integración de Workday en TravelPerk

Después de conectar la integración, serás dirigido a la página para configurar la integración de Workday dentro de TravelPerk.

1. Decide si quieres sincronizar a Todos los empleados o Empleados seleccionados - puedes filtrar los Empleados seleccionados por Centro de Costo, Empresa o Tipo de Empleo
   
   
   
   
2. Decide si quieres sincronizar toda la información del empleado o seleccionar detalles del empleado
   
   - Datos completos del empleado - todos los datos obligatorios y opcionales se sincronizarán.
   
   -Selecciona los detalles del empleado - puedes seleccionar Sexo, Fecha de nacimiento, Número de contacto y Gerente de línea.
   
   - Para que las aprobaciones del Responsable de línea funcionen correctamente, debes seleccionar Responsable de línea.
   
   
   
   
3. Decide si quieres usar Emparejamiento de Empresas - tienes la opción de asignar automáticamente todas las Empresas o Empresas seleccionadas. La Empresa ya debe estar configurada en TravelPerk utilizando el nombre de la entidad exacto que está en Workday.
   
   
   
   
4. Decide si quieres activar la sincronización del centro de costes - si los centros de costes no existen cuando se sincronizan, se crearán automáticamente, y los usuarios serán asignados a su centro de costes específico tal como se refleja en Workday
   
   
   
   
5. Para configurar las aprobaciones del Gerente de Línea, sigue las instrucciones en la sección 9 al final de este artículo - Configurar aprobaciones del Gerente de Línea.
   
   
6. Haz clic en Guardar y Sincronizar y se aplicarán los ajustes. La primera sincronización se realizará automáticamente.
   
   

8. Sincronización manual y activación de Auto Sync

En la página de Configuración de la Integración con Workday, puedes elegir Ejecutar Sincronización Manual, lo que importará los últimos datos.

Una vez que estés satisfecho/a con cómo funcionan las sincronizaciones manuales, haz clic en Activar sincronización automática para habilitar las sincronizaciones automáticas diarias desde Workday.

Si hubo algún error durante la sincronización, puedes descargar el registro XLS para obtener más detalles. Para más información, consulta Entendiendo el Registro de Sincronización de la Integración.

Los empleados sincronizados se indican con el icono de Sincronizar en la página de Gente:

 

 

9. Configura las aprobaciones del Gerente de Línea

Si quieres configurar aprobaciones automáticas que envíen solicitudes de aprobación directamente al gerente de un viajero, necesitas crear un proceso de aprobación siguiendo estos pasos:

1. Ve a Configuración de la cuenta
2. En Gestión de Viajes, haz clic en Procesos de Aprobación
3. Haz clic en Nuevo proceso de aprobación
4. Bajo ¿Quién debería ser el encargado de la aprobación de sus viajes?, haz clic en el campo seleccionar encargado de la aprobación junto a Solicitar aprobación de y elige Gerente de línea
   
   
   
   
5. Haz clic en Crear proceso de aprobación

Si un viajero tiene asignado un proceso de aprobación, siempre tendrá prioridad sobre los procesos de aprobación predeterminados para todos los viajeros.

Si el viajero no tiene asignado un Jefe de línea, la solicitud de aprobación se enviará al Administrador de la empresa.