Integra Personio con TravelPerk

• Necesitas una cuenta Pro o Premium para usar esta función

Personio es la moderna solución integral de RR.HH. creada para las PYMEs. Se utiliza para la incorporación de empleados, seguimiento del tiempo y gestión de ausencias, administración de datos de RR.HH., automatización de tareas administrativas e informes.

La integración de Personio

La integración con Personio facilita la importación de todo tu directorio de empleados a la plataforma de TravelPerk y la gestión de cuentas de usuario, incluyendo:

• Aprovisionamiento de usuarios - incorporación y desincorporación - desde tu directorio de empleados
• Autocompletando la información del perfil del empleado en TravelPerk
• Disparadores manuales para sincronizar a los nuevos empleados y archivar a los que se fueron
• Sincronización totalmente automatizada entre Personio y TravelPerk
• Configuración de cuenta automatizada, como agregar Centros de Costo y procesos de Aprobación

Información importante

• Si el usuario que activó la integración ya no está activo, la sincronización fallará y tendrás que volver a habilitar la integración con un nuevo Administrador.
  
• Para asociar automáticamente a los empleados con la empresa correcta en TravelPerk utilizando la integración con Personio, consulta Emparejamiento y filtrado de empresas con TravelPerk y la integración con Personio
• Para deshabilitar la integración con Personio, sigue las instrucciones en Gestionar integraciones.
• Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda para configurar la integración, contacta a tu Gestor/a de Cuenta.

Habilita la integración con Personio

Necesitas ser un Administrador en TravelPerk y Administrador en Personio para habilitar la integración siguiendo estos pasos:

1. Generando tu ID de Cliente y Secreto de Cliente en Personio

1. Inicia sesión en tu cuenta de Personio y en el menú de la izquierda haz clic en Marketplace
   
   
   
   
2. Busca TravelPerk y haz clic en la ficha TravelPerk
   
   
   
   
3. Haz clic en Conectar
   
   
   
   
4. Haz clic en Generar Nueva Credencial
   
   
   
   
5. Haz clic en Gestionar Credenciales
   
   
   
   
6. Busca la Integración de TravelPerk en la lista y haz clic en ella
   
   
   
   
7. En la ventana emergente, asegúrate de que se haya seleccionado el acceso de Lectura para la sección de Empleado. Se seleccionarán los siguientes 13 atributos en los Atributos legibles del empleado.
   
   Estos son los atributos obligatorios con 2 atributos opcionales:
   • Correo electrónico
   • Nombre
   • Apellido
   • Fecha de contratación
   • Fecha de terminación
   • Oficina
   • Estado
   • Última modificación
   • Género - para reducir la fricción en las reservas
   • Equipo - para filtrar empleados
   • Supervisor - necesario si se automatizan las aprobaciones
   • Centro de Costos - necesario si se necesita la sincronización del Centro de Costos
     
     
   • Opcional y no seleccionado automáticamente - Subempresa - requerido si se necesita coincidencia de empresas
   • Opcional y no seleccionado automáticamente - Cumpleaños - requerido si se necesita la Fecha de Nacimiento
     
     
   
   
   
8. Haz clic en Guardar y se mostrará un ventana emergente que dice Credencial actualizada
9. Toma nota del ID del Cliente y del Secreto del Cliente y guárdalo en un lugar seguro ya que lo necesitarás para la siguiente sección
   
   
   

2. Configurando la integración entre Personio y TravelPerk

1. Ve a Ajustes de cuenta y selecciona Integraciones
2. Encuentra la integración de Personio y haz clic en Configurar
   
3. Haz clic en Habilitar
4. En la ventana emergente, haz clic en Continuar
5. Introduce el ID del Cliente y el Secreto del Cliente de la sección anterior y haz clic en Enviar
   
   
   
   
6. En el pop-up de Sincronizar campos entre Travelperk Sandbox y Personio:
   
   • Si tienes varias empresas configuradas en TravelPerk, selecciona Mapear Campos
     Si tienes una Empresa en TravelPerk, selecciona Omitir por ahora

   

3. Configura la integración con Personio

Después de conectar la integración, serás dirigido a la página para configurar la integración de Personio dentro de TravelPerk.

Los filtros solo estarán disponibles si tienes datos en Personio que se pueden mapear correctamente a TravelPerk. De lo contrario, este filtro no aparecerá en la lista desplegable y eso es lo esperado.

1. Decide si quieres sincronizar a Todos los empleados o Empleados seleccionados - puedes filtrar los Empleados seleccionados por Centro de Costo, Empresa o Tipo de Empleo
   
   
   
   
2. Decide si quieres sincronizar toda la información del empleado o seleccionar detalles del empleado
   
   - Datos completos del empleado - todos los datos obligatorios y opcionales se sincronizarán.
   
   -Selecciona los detalles del empleado - puedes seleccionar Sexo, Fecha de nacimiento, Número de contacto y Gerente de línea.
   
   - Para que las aprobaciones del Responsable de línea funcionen correctamente, debes seleccionar Responsable de línea y seguir las instrucciones en la sección 5 al final de este artículo - Configurar las aprobaciones del Responsable de línea.
   
   
3. Decide si quieres usar Emparejamiento de Empresas - tienes la opción de asignar automáticamente todas las empresas o empresas seleccionadas. La empresa ya debe estar configurada en TravelPerk utilizando el nombre de la entidad exacto que está en Personio.
   
   
   
   
4. Decide si quieres habilitar la sincronización de Centros de Costo - si los Centros de Costo no existen al sincronizar, se crearán automáticamente, y los usuarios serán asignados a su centro de costo específico tal como se refleja en Personio. Si los datos del Centro de Costo están poblados en un campo personalizado en Personio, esto no se sincronizará.
   
   
5. Para configurar aprobaciones automáticas:
   
   - Si tu cuenta fue creada antes del 1 de julio de 2024, sigue las instrucciones en Configura las aprobaciones automáticas para tu integración de RRHH.
   
   - Si tu cuenta fue creada después del 1 de julio de 2024, sigue las instrucciones en la sección 5 al final de este artículo - Configura las aprobaciones del Gerente de Línea.
   
   
6. Haz clic en Guardar y Sincronizar y se aplicarán los ajustes. La primera sincronización se realizará automáticamente.
   
   

4. Sincronización manual y activación de la sincronización automática

En la página de Configuración de la Integración de Personio, puedes optar por Ejecutar Sincronización Manual, lo cual importará los últimos datos.

Una vez que estés satisfecho/a con cómo funcionan las sincronizaciones manuales, haz clic en Activar sincronización automática para habilitar las sincronizaciones automáticas diarias desde Personio.

Si hubo algún error durante la sincronización, puedes descargar el registro XLS para obtener más detalles. Para más información, consulta Entendiendo el Registro de Sincronización de la Integración.

Los empleados sincronizados se indican con el icono de Sincronizar en la página de Gente:

5. Configura las aprobaciones de los gerentes de línea

Si quieres configurar aprobaciones automáticas que envíen solicitudes de aprobación directamente al gerente de un viajero, necesitas crear un proceso de aprobación siguiendo estos pasos:

1. Ve a Configuración de la cuenta
2. En Gestión de Viajes, haz clic en Procesos de Aprobación
3. Haz clic en Nuevo proceso de aprobación
4. Bajo ¿Quién debería ser el encargado de la aprobación de sus viajes?, haz clic en el campo seleccionar encargado de la aprobación junto a Solicitar aprobación de y elige Gerente de línea
   
   
   
   
5. Haz clic en Crear proceso de aprobación

Si un viajero tiene asignado un proceso de aprobación, siempre tendrá prioridad sobre los procesos de aprobación predeterminados para todos los viajeros.

Si el viajero no tiene asignado un Jefe de línea, la solicitud de aprobación se enviará al Administrador de la empresa.