• Necesitas una cuenta Pro o Premium para usar esta función

Con HiBob puedes gestionar el tiempo, el talento, el rendimiento y la cultura en una sola plataforma. Pueden ayudarle a optimizar sus procesos de RRHH, personalizar sus flujos de trabajo, involucrar a los empleados y gestionar el tiempo y la asistencia.

La integración de HiBob

La integración de HiBob facilita la importación de todo tu directorio de empleados a la plataforma de TravelPerk y la gestión de cuentas de usuario, incluyendo:

• Aprovisionamiento de usuarios - incorporación y desincorporación - desde tu directorio de empleados
• Autocompletando la información del perfil del empleado en TravelPerk
• Disparadores manuales para sincronizar a los nuevos empleados y archivar a los que se fueron
• Sincronización totalmente automatizada entre HiBob y TravelPerk
• Configuración de cuenta automatizada, como agregar Centros de Costo y procesos de Aprobación

Información importante

• Si tiene habilitado el inicio de sesión SSO para TravelPerk, le recomendamos desactivar Permitir creación de usuarios y Permitir actualizaciones de usuarios , ya que esto podría generar conflictos con la integración. Para obtener más información, consulte Personalizar la configuración de SSO .
  
• Si el nombre, apellido o correo electrónico de un usuario en el proveedor de identidad (IDP) es diferente al de HiBob, el IDP sobrescribirá los datos de HiBob sincronizados con TravelPerk.
• Si el usuario del Servicio que habilitó la integración ya no está activo, la sincronización fallará y tendrás que volver a habilitar la integración con un nuevo Admin.
• Para hacer coincidir automáticamente a los empleados con la empresa correcta en TravelPerk mediante la integración de HiBob, consulte Coincidencia y filtrado de empresas con TravelPerk y la integración de HiBob .
• Para deshabilitar la integración de HiBob , siga las instrucciones en Administrar integraciones .
• Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda para configurar la integración, comuníquese con su gerente de cuenta.

Habilita la integración de HiBob

Necesitas ser un Administrador en TravelPerk y Administrador en HiBob para habilitar la integración siguiendo estos pasos:

1. Crea un Usuario de Servicio en Hibob

1. Inicie sesión en su cuenta de Hibob
2. En la esquina superior izquierda, haga clic en el cuadrado y seleccione Configuración del sistema
   
   
   
   
3. En el menú, seleccione Integraciones y, en Usuarios del servicio , haga clic en Administrar
   
   
   
   
4. Haga clic en Crear usuario de servicio
   
   
   
   
5. En la ventana emergente, ingrese TravelPerk como nombre para mostrar y haga clic en Crear
   
   
   
   
6. Copia el ID de usuario y Token : los necesitarás para activar la integración de HiBob en TravelPerk
7. Haga clic en Ir a grupos de permisos y siga los siguientes pasos.
   
   
   

El ID de usuario y el token solo se emitirán una vez, así que asegúrese de guardarlos en un lugar seguro donde pueda encontrarlos fácilmente en el futuro.

2. Crear un grupo de permisos de TravelPerk en HiBob

Si no fuiste redirigido a la página Permisos, puedes acceder a ella desde Configuración del sistema . En Cuenta , haz clic en Grupos de permisos .

1. Haga clic en Crear grupo de permisos y seleccione Usuario del servicio
   
   
   
   
2. Ingrese Permisos de TravelPerk como el Nombre del grupo y, en Miembros, seleccione el usuario de servicio TravelPerk y, luego, haga clic en Crear
   
   
   
   
3. Haga clic en Confirmar
   
   
   
   
4. En la página Grupos de permisos, vaya a la pestaña Datos de las personas y en A qué datos pueden acceder los miembros , elija Seleccionar personas por condiciones y luego haga clic en Editar .
   
   
   
   
5. En la ventana emergente Seleccionar personas por condición, seleccione los estados de ciclo de vida relevantes, como Contratado, Empleado o Terminado y haga clic en Aplicar , luego haga clic en Aplicar nuevamente
   
   
   

3. Seleccione los datos de permisos para la integración

1. En la página Grupos de permisos, vaya a la pestaña Datos de personas y en Datos de acceso para , haga clic en Personas
   
   
   
   
2. Haga clic en Editar permisos y seleccione los siguientes permisos:
   
   
   
   

La API debe tener permiso de edición en la sección Personal para leer la fecha de nacimiento de los empleados en HiBob. La fecha de nacimiento se define como información de identificación personal (PII), lo que significa que la integración con TravelPerk requiere acceso para ver y editar la sección Personal. Esto no altera la funcionalidad de la API. Sigue leyendo únicamente la información de HiBob.

4. Configurando la integración entre Hibob y TravelPerk

1. Vaya a Configuración de la cuenta y seleccione Integraciones
2. Encuentra la integración de HiBob y haz clic en Configurar
   
   
   
   
3. Haz clic en Habilitar
4. En la ventana emergente, haz clic en Continuar
5. Ingresa el ID de usuario y el número de token que creaste en la primera sección
6. Una vez que diga Conectado a Hibob, haga clic en Continuar y luego haga clic en Omitir para más tarde
   

5. Configura la integración de HiBob

Después de conectar la integración, serás dirigido a la página de configuración para la integración de HiBob en TravelPerk.

1. Decide si quieres sincronizar Todos los empleados o un grupo de empleados - puedes filtrar grupos de empleados por Centro de costos, Empresa o Tipo de empleo
   
   
   
   
2. Decide si quieres sincronizar toda la información del empleado o seleccionar detalles del empleado
   
   - Datos completos del empleado - todos los datos obligatorios y opcionales se sincronizarán.
   
   - Seleccionar detalles del empleado - puede seleccionar Sexo, Fecha de nacimiento, Número de contacto y Gerente de línea.
   
   - Para que Aprobaciones del gerente de línea funcionen correctamente, debe seleccionar Gerente de línea .
   
   
   
   
3. Decida si desea utilizar Empresas coincidentes : puede asignar automáticamente todas las empresas o empresas seleccionadas.
   
   
   
   Para configurar la asignación correcta de atributos para el campo Empresa, debe completar los pasos de Concordancia y filtrado de empresas con TravelPerk y la integración con Hibob . La empresa debe estar configurada previamente en TravelPerk con el mismo nombre de entidad en HiBob.
   
   
4. Decida si desea habilitar la sincronización de centros de Si los centros de costo no existen al sincronizar, se crearán automáticamente. Los usuarios se asignarán a su centro de costo específico, como se refleja en HiBob.
   
5. Para configurar aprobaciones del gerente de línea , siga las instrucciones de la sección 7 al final de este artículo: Configurar las aprobaciones del gerente de línea .
   
6. Haz clic en Guardar y Sincronizar y se aplicarán los ajustes. La primera sincronización se realizará automáticamente.

6. Sincronización manual y activación de Auto Sync

En la página Configuración de Integración de HiBob, puedes Ejecutar sincronización manual , que importará los datos más recientes.

Una vez que estés satisfecho/a con cómo funcionan las sincronizaciones manuales, haz clic en Activar Sincronización automática para habilitar las sincronizaciones automáticas diarias desde HiBob.

Si hubo algún error durante la sincronización, puedes descargar el registro XLS para obtener más detalles. Para más información, consulta Entendiendo el Registro de Sincronización de la Integración.

Los empleados sincronizados se indican con el ícono de sincronización en la página Personas .

7. Configura las aprobaciones del Gerente de Línea

Si quieres configurar aprobaciones automáticas que envíen solicitudes de aprobación directamente al gerente de un viajero, necesitas crear un proceso de aprobación siguiendo estos pasos:

1. Ve a Configuración de la cuenta
2. En Gestión de viajes, haga clic en Procesos de aprobación
3. Haga clic en Nuevo proceso de aprobación
   
   
   
   
4. En ¿Quién debe aprobar sus viajes? , haga clic en el campo Seleccionar aprobador junto a Solicitar aprobación de y elija Gerente de línea
   
   
   
   
5. Haga clic en Crear proceso de aprobación

Si un viajero tiene asignado un proceso de aprobación, siempre tendrá prioridad sobre los procesos de aprobación predeterminados para todos los viajeros.

Si el viajero no tiene un Jefe de línea asignado, la solicitud de aprobación se enviará al Administrador de la empresa.