Integra HiBob con TravelPerk

• Necesitas una cuenta Pro o Premium para usar esta función

Con HiBob puede gestionar el tiempo, el talento, el rendimiento y la cultura en una sola plataforma. Pueden ayudarte a agilizar tus procesos de RRHH, personalizar tus flujos de trabajo, involucrar a los empleados y gestionar el tiempo y la asistencia.

 

La integración de HiBob

La integración de HiBob facilita la importación de todo tu directorio de empleados a la plataforma de TravelPerk y la gestión de cuentas de usuario, incluyendo:

• Aprovisionamiento de usuarios - incorporación y desincorporación - desde tu directorio de empleados
• Autocompletando la información del perfil del empleado en TravelPerk
• Disparadores manuales para sincronizar a los nuevos empleados y archivar a los que se fueron
• Sincronización totalmente automatizada entre HiBob y TravelPerk
• Configuración de cuenta automatizada, como agregar Centros de Costo y procesos de Aprobación

Información importante

• Si tiene SSO activado para TravelPerk, recomendamos desactivar Permitir creación de usuarios y Permitir actualizaciones de usuariosya que podrían entrar en conflicto con la integración. Para obtener más información, consulte Personalizar la configuración de SSO.
  
• Si el nombre, apellido o correo electrónico de un usuario en el proveedor de identidad (IDP) es diferente al de HiBob, el IDP sobrescribirá los datos de HiBob sincronizados con TravelPerk.
• Si el usuario del Servicio que habilitó la integración ya no está activo, la sincronización fallará y tendrás que volver a habilitar la integración con un nuevo Admin.

• Para asociar automáticamente a los empleados con la empresa correcta en TravelPerk utilizando la Integración de HiBob, consulta Emparejamiento y filtrado de empresas con TravelPerk y la Integración de HiBob.

• Para deshabilitar la integración de HiBob, sigue las instrucciones en Gestionar integraciones.
• Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda para configurar la integración, póngase en contacto con su gestor de cuenta.

 

Habilita la integración de HiBob

Necesitas ser un Administrador en TravelPerk y Administrador en HiBob para habilitar la integración siguiendo estos pasos:

1. Crea un Usuario de Servicio en Hibob

1. Accede a tu cuenta Hibob
2. En la esquina superior izquierda, haga clic en el cuadrado y seleccione Configuración del sistema
   
   
3. En el menú, seleccione Integraciones y en Usuarios del serviciohaga clic en Gestionar
   
   
4. Haga clic en Crear usuario de servicio
   
   
5. En la ventana emergente, introduzca TravelPerk como Nombre para mostrar y haga clic en Crear
   
   
6. Copie el ID de usuario y Token - los necesitará para activar la integración HiBob en TravelPerk
7. Haga clic en Ir a Grupos de permisos y siga los pasos siguientes
   
   

Nota: El ID de usuario y el Token se emitirán solo una vez, así que asegúrate de guardar el ID y el Token en un lugar seguro donde puedas encontrarlos fácilmente en el futuro.

 

2. Crear grupo de permisos TravelPerk en HiBob

Si no ha sido redirigido a la página Permisos, puede acceder a ella yendo a Configuración del sistema. En Cuentahaga clic en Grupos de permisos.

1. Haga clic en Crear grupo de permisos y seleccione Usuario de servicio
   
2. Introduzca Permisos de TravelPerk como Nombre del grupo y, en Miembros, seleccione el usuario de servicio TravelPerk y, a continuación, haga clic en Crear
   
   
3. Haga clic en Confirme
   
   
4. En la página Grupos de permisos, vaya a la sección Datos personales y en ¿A qué datos pueden acceder los miembros?seleccione Seleccionar personas por condicionesy haga clic en Editar.
   
   
5. En la ventana emergente Seleccionar personas por condición, seleccione los estados del ciclo de vida pertinentes, como Contratado, Empleado o Finalizado y haga clic en Aplicary haga clic en Aplicar de nuevo
   
   

 

3. Seleccione los datos de permisos para la integración

1. En la página Grupos de permisos, vaya a la sección Datos personales y en Datos de acceso parahaga clic en Personas
   
2. Haga clic en Editar permisos y seleccione los siguientes permisos:
   

Permiso	Descripción	Campos utilizados para la integración
Gente - Información Básica	Ver las secciones de información básica de los empleados seleccionados	Correo electrónico, nombre y apellidos
Personas - Empleo	Ver las secciones de Empleo de los empleados seleccionados	Tipo de empleo
Gente - Inicio	Ver las secciones de Inicio de los empleados seleccionados	Género
Gente - Ciclo de vida	Ver las secciones de Ciclo de Vida de los empleados seleccionados	Situación y fecha de expiración
Gente - Personal	Ver las secciones Personales de los empleados seleccionados y editar las secciones Personales de los empleados seleccionados	Fecha de nacimiento
Gente - Detalles de Contacto Personal	Ver las secciones de detalles de contacto personal de los empleados seleccionados	Número de contacto
Gente - Trabajo	Ver las secciones de trabajo de los empleados seleccionados	Fecha de inicio, Departamento y Lugar de destino
Gente - Detalles de Contacto Laboral	Ver las secciones de detalles de contacto de trabajo de los empleados seleccionados	Trabajo Móvil

Nota: La API debe tener permiso de edición para la sección Personal para leer la fecha de nacimiento de los empleados en HiBob. El DOB se define como PII (información de identificación personal), lo que significa que la integración TravelPerk requiere acceso tanto para ver como para editar el permiso de la sección Personal para leerlo. Esto no cambia la funcionalidad de la API. Iólo lee la información de HiBob.

 

4. Configurando la integración entre Hibob y TravelPerk

1. Ir a Configuración de la cuenta y seleccione Integraciones
2. Encuentra la integración de HiBob y haz clic en Configurar
   
3. Haz clic en Habilitar
4. En la ventana emergente, haz clic en Continuar
5. Ingresa el ID de usuario y el número de token que creaste en la primera sección
6. Una vez que diga Conectado a Hibob, haz clic en Continuar y luego haga clic en Saltar para más tarde

 

5. Configura la integración de HiBob

Después de conectar la integración, serás dirigido a la página de configuración para la integración de HiBob en TravelPerk.

1. Decide si quieres sincronizar a Todos los empleados o Empleados seleccionados - puedes filtrar los Empleados seleccionados por Centro de Costo, Empresa o Tipo de Empleo
   
2. Decide si quieres sincronizar toda la información del empleado o seleccionar detalles del empleado
   
   - Datos completos del empleado - todos los datos obligatorios y opcionales se sincronizarán.
   
   - Seleccione los datos del empleado - puede seleccionar Sexo, Fecha de nacimiento, Número de contacto y Jefe de línea.
   
   - Para Aprobaciones del Jefe de línea funcionen correctamente, debe seleccionar Jefe de línea.
   
3. Decida si desea utilizar Emparejamiento de Empresas - puede asignar automáticamente todas las Empresas o las Empresas seleccionadas.
   
   Para configurar el mapeo de atributos correcto para el campo Compañía, debes completar los pasos sobre Correspondencia y filtrado de empresas con TravelPerk y la integración de Hibob. La Compañía ya debe estar configurada en TravelPerk utilizando el nombre exacto de la entidad en HiBob.
   
4. Decida si desea activar la Sincronización de centros de coste - si los Centros de Coste no existen en el momento de la sincronización, se crearán automáticamente. Los usuarios serán asignados a su centro de costes específico tal y como se refleja en HiBob.
   
5. Para establecer Aprobaciones del superior jerárquico, siga las instrucciones de la sección 7 al final de este artículo - Configurar las aprobaciones del Jefe de línea.
   
   
6. Haz clic en Guardar y Sincronizar y se aplicarán los ajustes. La primera sincronización se realizará automáticamente.

 

6. Sincronización manual y activación de Auto Sync

En el HiBob Integración Configuración puede Ejecutar la Sincronización Manualque importará los datos más recientes.

Una vez que estés satisfecho/a con cómo funcionan las sincronizaciones manuales, haz clic en Activar Sincronización automática para habilitar las sincronizaciones automáticas diarias desde HiBob.

Si hubo algún error durante la sincronización, puedes descargar el registro XLS para obtener más detalles. Para más información, consulta Entendiendo el Registro de Sincronización de la Integración.

Los empleados sincronizados se indican con el icono de Sincronizar en la página de Gente:

 

7. Configura las aprobaciones del Gerente de Línea

Si quieres configurar aprobaciones automáticas que envíen solicitudes de aprobación directamente al gerente de un viajero, necesitas crear un proceso de aprobación siguiendo estos pasos:

1. Ve a Configuración de la cuenta
2. En Gestión de Viajes, haz clic en Procesos de Aprobación
3. Haz clic en Nuevo proceso de aprobación
4. En ¿Quién debe aprobar sus viajes?haga clic en el campo Seleccionar aprobador situado junto a Solicitar aprobación de y seleccione Jefe de línea
   
   
5. Haz clic en Crear proceso de aprobación

Si un viajero tiene asignado un proceso de aprobación, siempre tendrá prioridad sobre los procesos de aprobación predeterminados para todos los viajeros.

Si el viajero no tiene un Jefe de línea asignado, la solicitud de aprobación se enviará al Administrador de la empresa.