Integra HiBob con TravelPerk

• Necesitas una cuenta Pro o Premium para usar esta función

Con HiBob puedes gestionar el tiempo, el talento, el rendimiento y la cultura en una sola plataforma. Pueden ayudarte a agilizar tus procesos de RRHH, personalizar tus flujos de trabajo, involucrar a los empleados y gestionar el tiempo y la asistencia.

 

La integración de HiBob

La integración de HiBob facilita la importación de todo tu directorio de empleados a la plataforma de TravelPerk y la gestión de cuentas de usuario, incluyendo:

• Aprovisionamiento de usuarios - incorporación y desincorporación - desde tu directorio de empleados
• Autocompletando la información del perfil del empleado en TravelPerk
• Disparadores manuales para sincronizar a los nuevos empleados y archivar a los que se fueron
• Sincronización totalmente automatizada entre HiBob y TravelPerk
• Configuración de cuenta automatizada, como agregar Centros de Costo y procesos de Aprobación

Información importante

• Si tienes SSO activado para TravelPerk, recomendamos desactivar Permitir la creación de usuarios y Permitir la actualización de usuarios, ya que esto podría entrar en conflicto con la integración. Para más información, consulta Personalizar configuraciones de SSO.
  
• Si el nombre, apellido o correo electrónico de un usuario en el proveedor de identidad (IDP) es diferente al de HiBob, el IDP sobrescribirá los datos de HiBob sincronizados con TravelPerk.
• Si el usuario del Servicio que habilitó la integración ya no está activo, la sincronización fallará y tendrás que volver a habilitar la integración con un nuevo Admin.

• Para asociar automáticamente a los empleados con la empresa correcta en TravelPerk utilizando la Integración de HiBob, consulta Emparejamiento y filtrado de empresas con TravelPerk y la Integración de HiBob.

• Para deshabilitar la integración de HiBob, sigue las instrucciones en Gestionar integraciones.
• Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda para configurar la integración, contacta a tu Gestor/a de Cuenta.

 

Habilita la integración de HiBob

Necesitas ser un Administrador en TravelPerk y Administrador en HiBob para habilitar la integración siguiendo estos pasos:

1. Crea un Usuario de Servicio en Hibob

1. Inicia sesión en tu cuenta de Hibob y en el menú principal, selecciona Configuración y luego haz clic en Integraciones
   
   
   
   
2. En la sección de Automatización, busca el mosaico llamado Usuarios de servicio y haz clic en Gestionar
   
   
   
   
3. Haz clic en Nuevo Usuario del Servicio
   
   
   
   
4. Ingresa TravelPerk como el Nombre de usuario del servicio y Nombre para mostrar y haz clic en Siguiente
   
   
   
   
5. El ID de Usuario y el Token se mostrarán - los necesitarás para activar la Integración de HiBob en TravelPerk.
   
   

Nota: El ID de usuario y el Token se emitirán solo una vez, así que asegúrate de guardar el ID y el Token en un lugar seguro donde puedas encontrarlos fácilmente en el futuro.

 

2. Crea un grupo de permisos de TravelPerk en HiBob

1. En tu cuenta de HiBob en el menú principal, selecciona Configuración y luego haz clic en Grupos de Permisos
   
   
   
   
2. Haz clic en Crear Grupo
   
   
   
   
3. Introduce TravelPerk Integration como el Nombre del grupo y debajo de Miembros del grupo, elige Seleccionar personas por condición y haz clic en Seleccionar personas
   
   
   
   
4. Elimina la condición con Estado del ciclo de vida haciendo clic en el símbolo de la papelera. Esto garantizará que los permisos otorgados solo se implementen al usuario del servicio creado para la integración de TravelPerk.
   
   
   
   
5. Bajo Añadir empleados específicos, haz clic en Usuarios del Servicio, luego selecciona el Usuario del Servicio que creaste en la sección anterior y haz clic en Aplicar
6. Haz clic en Crear - esto permitirá a TravelPerk acceder solo a los datos necesarios para la sincronización.
   
   
   

 

3. Configura los permisos de TravelPerk en Hibob

Después de agregar al Usuario del Servicio, serás dirigido a una página para configurar los permisos necesarios. Este paso asegura que TravelPerk pueda sincronizar los campos requeridos para que la integración funcione.

1. En HiBob, ve a Grupo de permisos, selecciona Datos de las personas, luego selecciona Derechos de acceso y haz clic en Editar
   
   
   
   
2. En la ventana emergente de Seleccionar personas por condición, debería aparecer una línea de estado del ciclo de vida. Desde la lista desplegable, elige igual a, luego marca Contratado, Empleado y Terminado y haz clic en Aplicar
   
   
   
   
3. En la esquina superior derecha, haz clic en Guardar para asegurarte de que TravelPerk pueda determinar quiénes son empleados activos e inactivos.
4. Selecciona Datos de la Gente, luego selecciona Gente y haz clic en Editar Permisos
   
   
   
   
5. Habilita los Permisos necesarios siguiendo la lista a continuación y haz clic en Guardar cambios:

Permiso	Descripción
Gente - Acerca de	Ver las secciones "Acerca de" de los empleados seleccionados
Personas - Dirección	Ver las secciones de dirección de los empleados seleccionados
Gente - Información Básica	Ver las secciones de información básica de los empleados seleccionados
Personas - Empleo	Ver las secciones de Empleo de los empleados seleccionados
Gente - Inicio	Ver las secciones de Inicio de los empleados seleccionados
Gente - Ciclo de vida	Ver las secciones de Ciclo de Vida de los empleados seleccionados
Gente - Personal	Ver las secciones Personales de los empleados seleccionados y editar las secciones Personales de los empleados seleccionados
Gente - Detalles de Contacto Personal	Ver las secciones de detalles de contacto personal de los empleados seleccionados
Gente - Trabajo	Ver las secciones de trabajo de los empleados seleccionados
Gente - Detalles de Contacto Laboral	Ver las secciones de detalles de contacto de trabajo de los empleados seleccionados

Nota: Se requiere permiso de edición para la sección Personal para que la API pueda leer la fecha de nacimiento de los empleados en HiBob. La fecha de nacimiento se define como PII (información personal identificable), lo que significa que la integración de TravelPerk requiere acceso tanto para ver como para editar el permiso de la sección Personal para poder leerlo. Esto no cambia la funcionalidad de la API, aún solo lee la información de HiBob.

TravelPerk requiere los siguientes datos de Hibob para que la integración sea exitosa:

Obligatorio	Opcional (recomendado)
Nombre	Fecha de nacimiento
Apellido	Número de contacto del trabajo
Correo electrónico de trabajo	Género
Fecha de inicio	Centro de Costo
Fecha de terminación	Gerente (para el flujo de trabajo de aprobación)
Estado laboral

 

4. Configurando la integración entre Hibob y TravelPerk

1. Ve a Ajustes de cuenta y selecciona Integraciones
2. Encuentra la integración de HiBob y haz clic en Configurar
   
3. Haz clic en Habilitar
4. En la ventana emergente, haz clic en Continuar
5. Ingresa el ID de usuario y el número de token que creaste en la primera sección
6. Una vez que diga Conectado a Hibob, haz clic en Continuar y luego haz clic en Omitir para más tarde

5. Configura la integración de HiBob

Después de conectar la integración, serás dirigido a la página de configuración para la integración de HiBob en TravelPerk.

1. Decide si quieres sincronizar a Todos los empleados o Empleados seleccionados - puedes filtrar los Empleados seleccionados por Centro de Costo, Empresa o Tipo de Empleo
   
   
   
   
2. Decide si quieres sincronizar toda la información del empleado o seleccionar detalles del empleado
   
   - Datos completos del empleado - todos los datos obligatorios y opcionales se sincronizarán.
   
   -Selecciona los detalles del empleado - puedes seleccionar Sexo, Fecha de nacimiento, Número de contacto y Gerente de línea.
   
   - Para que las aprobaciones del Responsable de línea funcionen correctamente, debes seleccionar Responsable de línea.
   
   
   
   
3. Decide si quieres usar Emparejamiento de Empresas - tienes la opción de asignar automáticamente todas las empresas o empresas seleccionadas. La empresa ya debe estar configurada en TravelPerk usando el nombre de la entidad exacto que está en HiBob. 
   
   
   
   
4. Decide si quieres habilitar la sincronización del centro de costes - si los centros de costes no existen al sincronizar, se crearán automáticamente, y los usuarios serán asignados a su centro de costes específico tal como se refleja en HiBob
   
   
   
   
5. Para configurar las aprobaciones del Jefe de línea, sigue las instrucciones en la sección 7 al final de este artículo - Configurar las aprobaciones del Jefe de línea.
   
   
6. Haz clic en Guardar y Sincronizar y se aplicarán los ajustes. La primera sincronización se realizará automáticamente.

 

6. Sincronización manual y activación de Auto Sync

En la página de Configuración de la Integración HiBob, puedes elegir Ejecutar Sincronización Manual, lo que importará los últimos datos.

Una vez que estés satisfecho/a con cómo funcionan las sincronizaciones manuales, haz clic en Activar Sincronización automática para habilitar las sincronizaciones automáticas diarias desde HiBob.

Si hubo algún error durante la sincronización, puedes descargar el registro XLS para obtener más detalles. Para más información, consulta Entendiendo el Registro de Sincronización de la Integración.

Los empleados sincronizados se indican con el icono de Sincronizar en la página de Gente:

 

7. Configura las aprobaciones del Gerente de Línea

Si quieres configurar aprobaciones automáticas que envíen solicitudes de aprobación directamente al gerente de un viajero, necesitas crear un proceso de aprobación siguiendo estos pasos:

1. Ve a Configuración de la cuenta
2. En Gestión de Viajes, haz clic en Procesos de Aprobación
3. Haz clic en Nuevo proceso de aprobación
4. Bajo ¿Quién debería ser el encargado de la aprobación de sus viajes?, haz clic en el campo seleccionar encargado de la aprobación junto a Solicitar aprobación de y elige Gerente de línea
   
   
   
   
5. Haz clic en Crear proceso de aprobación

Si un viajero tiene asignado un proceso de aprobación, siempre tendrá prioridad sobre los procesos de aprobación predeterminados para todos los viajeros.

Si el viajero no tiene asignado un Jefe de línea, la solicitud de aprobación se enviará al Administrador de la empresa.