Esta guía le ayudará a configurar la cuenta de su empresa en TravelPerk, incluyendo la adición de los datos de su empresa, la adición de viajeros y la configuración de perfiles de pago, procesos de aprobación y políticas de viaje.
Paso 1: Complete los datos de su empresa
Añade la dirección y el NIF de tu empresa
- Ve a Configuración de la cuenta
- En Empresas, podrás ver una opción predeterminada con el nombre de tu empresa
- Haga clic en los 3 puntos y luego Editar detalles
- Añada los datos de su empresa y haga clic en Guardar
Si su organización tiene más de una entidad jurídica, tendrá que añadir a su cuenta una nueva empresa para cada entidad.
Esto le ayudará a gestionar las personas y los pagos de cada entidad jurídica y a garantizar que sus viajes se facturen correctamente. Para obtener más información, consulte Comprender la estructura de cuentas en TravelPerk.
Añade tus preferencias de idioma y divisa
- En Cuentaseleccione Preferencias
- Haga clic en Editar
- Actualiza tus preferencias de idioma y divisa
Todos los viajeros pueden cambiar las preferencias en su perfil personal.
Consejo: Para chat en vivo y soporte por correo electrónico en Inglés, Alemán o Españollos viajeros necesitan cambiar su idioma en TravelPerk. Para obtener instrucciones, consulte Cambiar el idioma en TravelPerk o la aplicación TravelPerk.
Paso 2: Crear un perfil de pago
Para pagar sus viajes en TravelPerk, deberá añadir un perfil de pago a la cuenta de su empresa. Los perfiles de pago nos proporcionan información sobre:
- Cómo quiere pagar
- En qué moneda pagará
- Cuándo quiere que le facturen y paguen
- Qué entidad jurídica facturaremos
Una empresa puede tener varios perfiles de pago, pero cada perfil sólo puede pertenecer a una empresa.
Los viajeros pueden asignarse a un perfil de pago específico o puede elegir Facturación flexible para que puedan elegir entre cualquier perfil.
Pagando por viajes en TravelPerk
La mayoría de las empresas utilizan una tarjeta de crédito/débito para pagar sus viajes. Para añadir una tarjeta de crédito/débito, siga los pasos indicados en Crear un nuevo perfil de pago.
Los clientes Premium y Pro pueden domiciliación bancaria, pagos de recarga poniéndose en contacto con su gestor de cuenta.
Puede recibir facturas y pagar al instante, semanal, quincenal o mensualmente.
Para más información, consulte Pagar viajes en TravelPerk y Cambiar la frecuencia de facturación.
Paso 3: Añade tus viajeros
Puede añadir nuevos viajeros a la cuenta TravelPerk de su empresa:
- Al por mayor, por correo electrónico o enviando a su gestor de cuenta una lista de nuevos viajeros
- Utilización de una Integración de RRHH
- Manualmente en Personas seleccionando seleccionando su configuración
- Durante el proceso de reserva
Paso 4: Establecer políticas de viajes o procesos de aprobación
Los clientes Premium y Pro pueden manejar los gastos de viaje creando y asignando políticas de viaje y procesos de aprobación. Puede asignarlos a todos los empleados y/o a viajeros o grupos específicos.
Políticas de viaje
Puede restringir el coste máximo, las clases de cabina, la clasificación por estrellas y los plazos de reserva de vuelos, hoteles, trenes y coches.
Para crear una política de viaje, sigue los pasos indicados en Crear o editar una política de viaje.
Procesos de aprobación
Decide si deseas que alguien de tu empresa apruebe los viajes antes de que los reservemos.
Para configurar un proceso de aprobación, sigue los pasos indicados en Configurar un proceso de aprobación.
Consejo: Para configurar aprobaciones automáticas que envíen las solicitudes de aprobación directamente al gerente de un viajero, consulte Asignar un superior inmediato como autorizador.
Si un autorizador va a estar fuera de la oficinapuede elegir quién gestionará las solicitudes de aprobación durante su ausencia. Para obtener instrucciones, consulte Activar aprobaciones fuera de la oficina.
Paso 5: Empiece a gestionar los viajes de trabajo de su empresa
He aquí algunos artículos útiles para empezar a gestionar todos los viajes de trabajo de su empresa en un solo lugar:
- Primeros pasos para los viajeros
- Comenzando para Gerentes de Viajes
- Introducción para analistas
- Aprobación de un viaje
- Cambiar o cancelar un viaje
- Gestión de centros de costes
- Utilizar la visión empresarial
- Entendiendo FlexiPerk
- GreenPerk
¿Y ahora qué?
Si necesitas ayuda, consulta nuestro Centro de ayuda o ponte en contacto con tu gestor de cuenta. Si no tienes un gestor de cuenta, puedes enviar un correo electrónico a sales@travelperk.com.
¿Vuelo cancelado? ¿Necesita ayuda con una reserva? Nuestro Equipo de atención al cliente está a su disposición 24 horas al día, 7 días a la semana, sea cual sea la zona horaria.