Integrieren Sie Lucca mit TravelPerk

• Sie benötigen ein Pro- oder Premium-Konto, um diese Funktion zu nutzen.

Lucca ist auf die Entwicklung von SaaS-Lösungen spezialisiert, die administrative und HR-Prozesse optimieren. Sie konzentrieren sich auf das Abwesenheitsmanagement, Spesenabrechnungen, die Digitalisierung von Personalakten, die Online-Verteilung von Gehaltsabrechnungen und die Zeiterfassung.

Die Lucca-Integration

Die Lucca-Integration ermöglicht es Ihnen, Ihr gesamtes Mitarbeiterverzeichnis in die TravelPerk-Plattform zu importieren und Benutzerkonten zu verwalten, einschließlich:

• Nutzerbereitstellung – Onboarding und Offboarding – aus Ihrem Mitarbeiterverzeichnis
• Automatisches Ausfüllen von Mitarbeiter:innendaten im TravelPerk-Profil
• Manuelle Auslöser, um neue Mitarbeitende zu synchronisieren und ausgeschiedene zu archivieren
• Vollständig automatisierte Synchronisierung zwischen Lucca und TravelPerk
• Automatisierte Kontoeinrichtung, wie das Hinzufügen von Kostenstellen und Genehmigungsprozessen

Wichtige Informationen

• Wenn Sie SSO aktiviert haben für TravelPerk, empfehlen wir, Benutzererstellung erlauben und Benutzeraktualisierungen erlauben zu deaktivieren, da dies mit der Integration in Konflikt geraten könnte. Weitere Informationen finden Sie unter SSO-Einstellungen anpassen.
• Wenn der Vorname, Nachname oder die E-Mail-Adresse eines Benutzers im Identity Provider (IDP) von den Angaben bei Lucca abweicht, überschreibt der IDP die von Lucca mit TravelPerk synchronisierten Daten.
• Um die Lucca-Integration zu deaktivieren, folgen Sie den Anweisungen auf Integration verwalten.
• Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Einrichtung der Integration benötigen, wenden Sie sich an Ihre:n Account Manager:in.

1. Aktivieren Sie die Lucca-Integration

Sie müssen ein Admin bei TravelPerk und ein Admin bei Lucca sein, um die Integration nach diesen Schritten zu aktivieren:

1. Gehen Sie zu Kontoeinstellungen und wählen Sie Integrationen aus.
2. Finden Sie die Lucca-Integration und klicken Sie auf Einrichten
   
3. Klicken Sie auf Aktivieren
4. Auf dem Pop-up-Fenster autorisieren Sie TravelPerk, Lesezugriff auf einige Ihrer Daten bei Lucca zu erhalten, indem Sie auf Weiter klicken.
   
   
   
   
5. Geben Sie Ihr Lucca-Subdomain ein und klicken Sie auf Absenden
   
   
   • So finden Sie Ihre Lucca-Subdomain:
     • Anmelden bei Lucca
     • Gehen Sie zur Startseite und kopieren Sie die URL
     • Fügen Sie es in das Pop-up ein, entfernen Sie https:// am Anfang und /home am Ende
       
       
   
   
   
6. Geben Sie Ihren Lucca-API-Schlüssel ein und klicken Sie auf Absenden
   
   
   
   
   • So finden Sie Ihren Lucca-API-Schlüssel:
     • Anmelden bei Lucca
     • Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Symbol Einstellungen
     • Wählen Sie Authentifizierung, SSO & API und klicken Sie auf API-Schlüssel
     • Klicken Sie auf Neuen API-Schlüssel generieren oder Générer une nouvelle clé d'API
       
       
       
       
     • Geben Sie den Schlüsselname ein: TravelPerk API-Schlüssel
     • Alle Berechtigungen auswählen
     • Fügen Sie eine:n technische:n Kontakt hinzu, wir empfehlen die E-Mail-Adresse Ihres TravelPerk-Kundenbetreuer:in.
     • Klicken Sie auf Drittanbieter-Editor oder Éditeur tiers und fügen Sie TravelPerk als Namen hinzu.
     • Klicken Sie auf API-Schlüssel generieren oder Neuen API-Schlüssel generieren
       
       
       
       
     • Kopieren Sie den API-Schlüssel und fügen Sie ihn in das Aktivierungs-Pop-up der Integration ein
        
       

       

    

7. Klicken Sie auf Jetzt überspringen
   
   
   
   
8. Klicken Sie auf Weiter und dann erneut auf Weiter.
9. Klicken Sie auf Fertig
   
   
   

2. Lucca-Integration konfigurieren

Nachdem Sie die Integration verbunden haben, werden Sie zur Seite weitergeleitet, um die Lucca-Integration innerhalb von TravelPerk zu konfigurieren.

1. Entscheiden Sie, ob Sie alle Mitarbeitenden oder ausgewählte Mitarbeitende synchronisieren möchten – Sie können ausgewählte Mitarbeitende nach Kostenstelle, Unternehmen oder Beschäftigungsart filtern.
   
   
   
   
2. Entscheiden Sie, ob Sie vollständige Mitarbeiterdaten oder ausgewählte Mitarbeiterdetails synchronisieren möchten
   
   - Vollständige Mitarbeiter:innendaten - alle obligatorischen und optionalen Daten werden synchronisiert.
   
   - Wählen Sie Mitarbeiter:innendetails aus - Sie können Geschlecht, Geburtsdatum, Kontaktnummer und Vorgesetzte:n auswählen.
   
   - Damit Genehmigungen durch Vorgesetzte korrekt funktionieren, müssen Sie Vorgesetzte auswählen und den Anweisungen in Abschnitt 4 am Ende dieses Artikels folgen - Genehmigungen durch Vorgesetzte einrichten.
   
   
3. Entscheiden Sie, ob Sie die Synchronisierung der Kostenstellen aktivieren möchten - wenn Kostenstellen beim Synchronisieren nicht existieren, werden sie automatisch erstellt, und Benutzer:innen werden ihrer spezifischen Kostenstelle zugewiesen, wie in Lucca dargestellt
   
   
   
   
4. Um automatisierte Genehmigungen einzurichten:
   
   - Wenn Ihr Konto vor dem 1. Juli 2024 erstellt wurde, folgen Sie den Anweisungen auf Automatisierte Genehmigungen für Ihre HR-Integration einrichten.
   
   - Wenn Ihr Konto nach dem 1. Juli 2024 erstellt wurde, folgen Sie den Anweisungen in Abschnitt 4 am Ende dieses Artikels - Einrichtung von Genehmigungen durch Vorgesetzte.
   
   
5. Klicken Sie auf Speichern & Synchronisieren und die Einstellungen werden übernommen. Die erste Synchronisierung erfolgt automatisch.

3. Manuelle Synchronisierung und Aktivierung der automatischen Synchronisierung

Auf der Seite Lucca-Integration Einstellungen können Sie Manuelle Synchronisation ausführen wählen, um die neuesten Daten zu importieren.

Sobald Sie mit der manuellen Synchronisierung zufrieden sind, klicken Sie auf Automatische Synchronisierung aktivieren, um tägliche automatische Synchronisierungen von Lucca zu ermöglichen.

Falls während der Synchronisierung Fehler aufgetreten sind, können Sie das XLS-Protokoll herunterladen, um weitere Details zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verständnis des Integrations-Synchronisierungsprotokolls.

Synchronisierte Mitarbeitende sind mit dem Synchronisieren-Symbol auf der Personen-Seite gekennzeichnet:

4. Genehmigungen durch Vorgesetzte einrichten

Wenn Sie automatisierte Freigaben einrichten möchten, die Freigabeanfragen direkt an den/die Vorgesetzte:n eines Reisenden senden, müssen Sie einen Freigabeprozess nach den folgenden Schritten erstellen:

1. Gehe zu Kontoeinstellungen
2. Unter Reisemanagement klicken Sie auf Freigabeprozesse
3. Klicken Sie auf Neuer Freigabeprozess
4. Unter Wer sollte ihre Reisen genehmigen?, klicken Sie auf das Feld Genehmiger auswählen neben Freigabe beantragen von und wählen Sie Vorgesetzte:r
   
   
   
   
5. Klicken Sie auf Freigabeprozess erstellen

Wenn einem Reisenden ein Freigabeprozess zugewiesen ist, hat dieser immer Vorrang vor den Standard-Freigabeprozessen für alle Reisenden.

Wenn dem Reisenden kein Linienmanager zugewiesen ist, wird der Freigabeantrag an den Unternehmensadministrator gesendet.