Integrieren Sie Workday mit TravelPerk

• Sie benötigen ein Pro- oder Premium-Konto, um diese Funktion zu nutzen.

Workday ist ein führender Anbieter von Cloud-Anwendungen für das Personalwesen. Ihre Anwendungen werden von Tausenden von Organisationen weltweit und branchenübergreifend genutzt, darunter mehr als 50 % der Fortune-500-Unternehmen.

 

Die Workday-Integration

Die Workday-Integration ermöglicht es Ihnen, Ihr gesamtes Mitarbeiterverzeichnis in die TravelPerk-Plattform zu importieren und Benutzerkonten zu verwalten, einschließlich:

• Nutzerbereitstellung – Onboarding und Offboarding – aus Ihrem Mitarbeiterverzeichnis
• Automatisches Ausfüllen von Mitarbeiter:innendaten im TravelPerk-Profil
• Manuelle Auslöser, um neue Mitarbeitende zu synchronisieren und ausgeschiedene zu archivieren
• Vollständig automatisierte Synchronisierung zwischen Workday und TravelPerk
• Automatisierte Kontoeinrichtung, wie das Hinzufügen von Kostenstellen und Genehmigungsprozessen

Wichtige Informationen

• Um die Workday-Integration zu deaktivieren, folgen Sie den Anweisungen auf Integrationen verwalten.
• Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Einrichtung der Integration benötigen, wenden Sie sich an Ihre:n Account Manager:in.

 

Aktivieren Sie die Workday-Integration

Sie müssen ein:e Admin bei TravelPerk und Workday sein, um die Integration nach diesen Schritten zu aktivieren:

1. Erstellen Sie eine:n Integrationssystembenutzer:in (ISU)

1. Melden Sie sich bei Ihrem Workday-Admin-Konto an
   
2. Geben Sie in der Suchleiste die Aufgabe Integration Systembenutzer erstellen ein und wählen Sie sie aus.
3. Geben Sie einen Benutzernamen und ein Passwort ein, und klicken Sie dann auf OK - die Passwörter dürfen kein & enthalten.
   
   

Hinweis: Suchen Sie nach der Aufgabe Passwortrichtlinien verwalten und fügen Sie den neu erstellten Benutzernamen des Integrationssystems zur Liste Systembenutzer, die von der Passwortablaufregel ausgenommen sind hinzu. Dies stellt sicher, dass das Passwort nicht abläuft.

 

2. Erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe und weisen Sie einen Integrationssystembenutzer zu

1. Geben Sie in der Suchleiste die Aufgabe Sicherheitsgruppe erstellen ein und wählen Sie sie aus.
2. Klicken Sie auf OK
3. Für den Typ der Mandantensicherheitsgruppe wählen Sie Integrationssystem-Sicherheitsgruppe (unbeschränkt)
4. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf OK
   
   
   
   
5. Geben Sie im Feld Name denselben Namen ein, den Sie bei der Erstellung des ISU im ersten Abschnitt eingegeben haben, und klicken Sie auf OK.
   
   
   

3. Berechtigungen für die Sicherheitsrichtlinie der Domäne konfigurieren

1. Damit die Integration erfolgreich funktioniert, muss TravelPerk in der Lage sein, die folgenden Datenfelder zu synchronisieren:
   

   Obligatorisch	Optional (empfohlen)
   Vorname	Geburtsdatum
   Nachname	Arbeitstelefonnummer
   Geschäftliche E-Mail-Adresse	Geschlecht
   Startdatum	Kostenstelle
   Beendigungsdatum	Manager:in (für Freigabe-Workflow)
   Beschäftigungsstatus	Unternehmen (juristische Person)
   	Beschäftigungsart

   
   
2. Im Sicherheitsgruppe bearbeiten Sie die Berechtigungen der Domänensicherheitsrichtlinie und fügen Sie die folgenden GET-Operationen hinzu, um TravelPerk den Zugriff auf die für die Integration erforderlichen Daten zu ermöglichen:
   
   

   Übergeordnete Domain	Subdomain
   Personendaten: Persönliche Daten	Personendaten: Geburtsdatum Personendaten: Geschlecht Personendaten: Persönliche Informationen
   Personendaten: Arbeitskontaktinformationen	Personendaten: Arbeitsadresse Personendaten: Arbeits-E-Mail Personendaten: Diensttelefon
   Personalplanung	Mitarbeiter:innendaten: Mitarbeiter:innen Mitarbeiter:innendaten: Alle Positionen Mitarbeiterdaten: Aktuelle Personalinformationen Mitarbeiterdaten: Öffentliche Mitarbeiterberichte Beschäftigtendaten: Beschäftigungsdaten Mitarbeiter:innendaten: Organisationsinformationen

4. Sicherheitsrichtlinienänderungen aktivieren

1. Geben Sie in der Suchleiste Ausstehende Sicherheitsrichtlinienänderungen aktivieren ein und wählen Sie diese aus.
   
   
   
   
2. Fügen Sie einen Kommentar zu den Änderungen in der Sicherheitsrichtlinie hinzu
   
   
   
   
3. Überprüfen Sie die Sicherheitsrichtlinien und genehmigen Sie die Änderungen, um sie zu aktivieren
   
   

 

5. Abrufen des Webservice-Endpunkts für den Workday-Mandanten

1. Geben Sie in der Suchleiste Öffentliche Webdienste ein und wählen Sie diese aus.
2. Fahren Sie mit der Maus über Human Resources und klicken Sie auf die drei Punkte, um das Menü zu öffnen.
   
   
   
3. Wählen Sie Webdienste und klicken Sie dann auf WSDL anzeigen
   
   
   
   
4. Am unteren Ende der Seite finden Sie den Host. Kopieren Sie die Website-Adresse bis /service - das letzte Zeichen sollte x sein - zum Beispiel, https://wd5-services1.myworkday.com/ccx.  Sie müssen diese URL in das Freitextfeld im nächsten Abschnitt eingeben. 
   
   
   

 

6. Einrichtung der Integration zwischen Workday und TravelPerk

1. Gehen Sie zu Kontoeinstellungen und wählen Sie Integrationen aus.
2. Finden Sie die Workday-Integration und klicken Sie auf Einrichten
   
3. Klicken Sie auf Aktivieren
4. Im Pop-up-Fenster autorisieren Sie TravelPerk, Lesezugriff auf einige Ihrer Daten in Workday zu erhalten, indem Sie auf Weiter klicken.
   
   
   
   
5. Geben Sie die Web Services Endpoint URL ein, die Sie in Schritt 4 des vorherigen Abschnitts kopiert haben, und klicken Sie auf Absenden.
   
   
   
   
6. Geben Sie den Integration System-Benutzernamen und das Passwort ein, das Sie im ersten Abschnitt erstellt haben, und klicken Sie auf Absenden
   
   
   
   
7. Geben Sie Ihren Workday-Tenant-Namen ein. Um den Namen zu finden, melden Sie sich bei Workday an und überprüfen Sie die URL. Geben Sie das Wort am Ende der URL ein. Zum Beispiel, wenn Ihre URL https://wd5-services1.workday.com/acme, lautet, geben Sie acme ein.
   
   
   
   
8. Klicken Sie auf Jetzt überspringen
   
   
   
   
9. Klicken Sie auf Einrichtung abschließen
   
   
   

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass das ISU-Konto von der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und dem Single-Sign-On (SSO) ausgenommen ist.

 

7. Konfigurieren Sie die Workday-Integration auf TravelPerk

Nachdem Sie die Integration verbunden haben, werden Sie zur Seite weitergeleitet, um die Workday-Integration innerhalb von TravelPerk zu konfigurieren.

1. Entscheiden Sie, ob Sie alle Mitarbeitenden oder ausgewählte Mitarbeitende synchronisieren möchten - Sie können ausgewählte Mitarbeitende nach Kostenstelle, Unternehmen oder Beschäftigungsart filtern.
   
   
   
   
2. Entscheiden Sie, ob Sie vollständige Mitarbeiterdaten oder ausgewählte Mitarbeiterdetails synchronisieren möchten
   
   - Vollständige Mitarbeiter:innendaten - alle obligatorischen und optionalen Daten werden synchronisiert.
   
   - Wählen Sie Mitarbeiter:innendetails aus - Sie können Geschlecht, Geburtsdatum, Kontaktnummer und Vorgesetzte:n auswählen.
   
   Damit Genehmigungen durch Vorgesetzte korrekt funktionieren, müssen Sie Vorgesetzte auswählen und den Anweisungen in Abschnitt 9 am Ende dieses Artikels folgen - Genehmigungen durch Vorgesetzte einrichten.
   
   
   
   
3. Entscheiden Sie, ob Sie Unternehmen-Abgleich verwenden möchten - Sie haben die Möglichkeit, alle Unternehmen oder ausgewählte Unternehmen automatisch zuzuweisen. Das Unternehmen muss bereits in TravelPerk mit dem genauen Entitätsnamen eingerichtet sein, der in Workday verwendet wird.
   
   
   
   
4. Entscheiden Sie, ob Sie die Kostenstellen-Synchronisierung aktivieren möchten - wenn Kostenstellen beim Synchronisieren nicht existieren, werden sie automatisch erstellt, und Benutzer:innen werden ihrer spezifischen Kostenstelle zugewiesen, wie in Workday angegeben
   
   
   
   
5. Um automatisierte Genehmigungen einzurichten:
   
   - Wenn Ihr Konto vor dem 1. Juli 2024 erstellt wurde, folgen Sie den Anweisungen auf Automatisierte Genehmigungen für Ihre HR-Integration einrichten.
   
   - Wenn Ihr Konto nach dem 1. Juli 2024 erstellt wurde, folgen Sie den Anweisungen in Abschnitt 9 am Ende dieses Artikels - Einrichtung von Genehmigungen durch Vorgesetzte.
   
   
6. Klicken Sie auf Speichern & Synchronisieren und die Einstellungen werden übernommen. Die erste Synchronisierung erfolgt automatisch.
   
   

8. Manuelle Synchronisierung und Aktivierung der automatischen Synchronisierung

Auf der Seite Workday-Integration Einstellungen können Sie Manuelle Synchronisierung ausführen wählen, um die neuesten Daten zu importieren.

Sobald Sie mit der Funktionsweise der manuellen Synchronisierungen zufrieden sind, klicken Sie auf Automatische Synchronisierung aktivieren, um tägliche automatische Synchronisierungen von Workday zu ermöglichen.

Falls während der Synchronisierung Fehler aufgetreten sind, können Sie das XLS-Protokoll herunterladen, um weitere Details zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verständnis des Integrations-Synchronisierungsprotokolls.

Synchronisierte Mitarbeitende sind mit dem Synchronisieren-Symbol auf der Personen-Seite gekennzeichnet:

 

 

9. Genehmigungen durch Vorgesetzte einrichten

Wenn Sie automatisierte Freigaben einrichten möchten, die Freigabeanfragen direkt an den/die Manager:in des/der Reisenden senden, müssen Sie einen Freigabeprozess nach diesen Schritten erstellen:

1. Gehe zu Kontoeinstellungen
2. Unter Reisemanagement klicken Sie auf Freigabeprozesse
3. Klicken Sie auf Neuer Freigabeprozess
4. Unter Wer sollte ihre Reisen genehmigen?, klicken Sie auf das Feld Genehmiger auswählen neben Freigabe beantragen von und wählen Sie Vorgesetzte:r
   
   
   
   
5. Klicken Sie auf Freigabeprozess erstellen

Wenn einem Reisenden ein Freigabeprozess zugewiesen ist, hat dieser immer Vorrang vor den Standard-Freigabeprozessen für alle Reisenden.

Wenn dem Reisenden kein Linienmanager zugewiesen ist, wird der Freigabeantrag an den Unternehmensadministrator gesendet.