Integrieren Sie Personio mit TravelPerk

• Sie benötigen ein Pro- oder Premium-Konto, um diese Funktion zu nutzen.

Personio ist die moderne All-in-One-HR-Lösung für KMU. Es wird für die Einarbeitung von Mitarbeitenden, Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung, HR-Datenmanagement, Automatisierung von administrativen Aufgaben und Berichterstattung verwendet.

Die Personio-Integration

Die Personio-Integration ermöglicht es Ihnen, Ihr gesamtes Mitarbeiterverzeichnis in die TravelPerk-Plattform zu importieren und Benutzerkonten zu verwalten, einschließlich:

• Nutzerbereitstellung – Onboarding und Offboarding – aus Ihrem Mitarbeiterverzeichnis
• Automatisches Ausfüllen von Mitarbeiter:innendaten im TravelPerk-Profil
• Manuelle Auslöser, um neue Mitarbeitende zu synchronisieren und ausgeschiedene zu archivieren
• Vollständig automatisierte Synchronisierung zwischen Personio und TravelPerk
• Automatisierte Kontoeinrichtung, wie das Hinzufügen von Kostenstellen und Genehmigungsprozessen

Wichtige Informationen

• Wenn der Benutzer, der die Integration aktiviert hat, nicht mehr aktiv ist, wird die Synchronisierung fehlschlagen, und Sie müssen die Integration mit einem neuen Admin erneut aktivieren.
  
• Um Mitarbeitende automatisch der richtigen Firma in TravelPerk mithilfe der Personio-Integration zuzuordnen, siehe Firmenzuordnung & Filterung mit TravelPerk und der Personio-Integration
• Um die Personio-Integration zu deaktivieren, folgen Sie den Anweisungen auf Integrationen verwalten.
• Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Einrichtung der Integration benötigen, wenden Sie sich an Ihre:n Account Manager:in.

Aktivieren Sie die Personio-Integration

Sie müssen ein Admin bei TravelPerk und ein Admin bei Personio sein, um die Integration nach diesen Schritten zu aktivieren:

1. Generieren Ihrer Personio-Client-ID und Ihres Client-Secrets

1. Melden Sie sich bei Ihrem Personio-Konto an und klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Marketplace
   
   
   
   
2. Suchen Sie nach TravelPerk und klicken Sie auf die TravelPerk-Kachel
   
   
   
   
3. Klicken Sie auf Verbinden
   
   
   
   
4. Klicken Sie auf Neue Anmeldeinformationen generieren
   
   
   
   
5. Klicken Sie auf Anmeldedaten verwalten
   
   
   
   
6. Finden Sie die TravelPerk-Integration in der Liste und klicken Sie darauf
   
   
   
   
7. Stellen Sie im Pop-up sicher, dass Lesen-Zugriff für den Bereich Mitarbeiter:in ausgewählt ist. Die folgenden 13 Attribute werden in den Lesbaren Mitarbeiter:in-Attributen ausgewählt.
   
   Dies sind die verpflichtenden Attribute mit 2 optionalen Attributen:
   • E-Mail
   • Vorname
   • Nachname
   • Einstellungsdatum
   • Beendigungsdatum
   • Büro
   • Status
   • Zuletzt geändert
   • Geschlecht - um Buchungsbarrieren zu reduzieren
   • Team - um Mitarbeitende zu filtern
   • Vorgesetzte:r - erforderlich, wenn Genehmigungen automatisiert werden
   • Kostenstelle - erforderlich, wenn eine Kostenstellen-Synchronisierung benötigt wird
     
     
   • Optional und nicht automatisch ausgewählt - Unterfirma - erforderlich, wenn Übereinstimmung von Unternehmen benötigt wird
   • Optional und nicht automatisch ausgewählt - Geburtstag - erforderlich, wenn Geburtsdatum benötigt wird
     
     
   
   
   
8. Klicken Sie auf Speichern und ein Pop-up mit der Meldung Anmeldedaten aktualisiert wird angezeigt
9. Notieren Sie sich die Kunden-ID und Kundengeheimnis und speichern Sie es an einem sicheren Ort, da Sie es für den nächsten Abschnitt benötigen werden
   
   
   

2. Einrichtung der Integration zwischen Personio und TravelPerk

1. Gehen Sie zu Kontoeinstellungen und wählen Sie Integrationen aus.
2. Finden Sie die Personio-Integration und klicken Sie auf Einrichten
   
3. Klicken Sie auf Aktivieren
4. Klicken Sie im Pop-up auf Weiter
5. Geben Sie die Client-ID und Client Secret aus dem vorherigen Abschnitt ein und klicken Sie auf Absenden
   
   
   
   
6. Im Pop-up-Fenster "Felder zwischen Travelperk Sandbox und Personio synchronisieren":
   
   • Wenn Sie mehrere Unternehmen bei TravelPerk eingerichtet haben, wählen Sie Felder zuordnen
     Wenn Sie ein Unternehmen auf TravelPerk haben, wählen Sie Für jetzt überspringen

   

3. Konfigurieren Sie die Personio-Integration

Nachdem Sie die Integration verbunden haben, werden Sie zur Seite weitergeleitet, um die Personio-Integration innerhalb von TravelPerk zu konfigurieren.

Die Filter sind nur verfügbar, wenn Sie über Daten in Personio verfügen, die korrekt auf TravelPerk abgebildet werden können. Andernfalls wird dieser Filter nicht in der Dropdown-Liste angezeigt, was zu erwarten ist.

1. Entscheiden Sie, ob Sie alle Mitarbeitenden oder ausgewählte Mitarbeitende synchronisieren möchten – Sie können ausgewählte Mitarbeitende nach Kostenstelle, Unternehmen oder Beschäftigungsart filtern.
   
   
   
   
2. Entscheiden Sie, ob Sie vollständige Mitarbeiterdaten oder ausgewählte Mitarbeiterdetails synchronisieren möchten
   
   - Vollständige Mitarbeiter:innendaten - alle obligatorischen und optionalen Daten werden synchronisiert.
   
   - Wählen Sie Mitarbeiter:innendetails aus - Sie können Geschlecht, Geburtsdatum, Kontaktnummer und Vorgesetzte:n auswählen.
   
   Damit Genehmigungen durch Vorgesetzte korrekt funktionieren, müssen Sie Vorgesetzte auswählen und den Anweisungen in Abschnitt 5 am Ende dieses Artikels folgen - Genehmigungen durch Vorgesetzte einrichten.
   
   
3. Entscheiden Sie, ob Sie Unternehmen-Zuordnung verwenden möchten - Sie haben die Möglichkeit, alle Unternehmen oder ausgewählte Unternehmen automatisch zuzuweisen. Das Unternehmen muss bereits in TravelPerk mit dem genauen Entitätsnamen eingerichtet sein, der in Personio verwendet wird.
   
   
   
   
4. Entscheiden Sie, ob Sie die Kostenstellen-Synchronisierung aktivieren möchten - wenn Kostenstellen beim Synchronisieren nicht existieren, werden sie automatisch erstellt, und Nutzer:innen werden ihrer spezifischen Kostenstelle zugewiesen, wie in Personio angegeben. Wenn Kostenstellendaten in einem benutzerdefinierten Feld in Personio ausgefüllt sind, werden diese nicht synchronisiert.
   
   
5. Um automatisierte Genehmigungen einzurichten:
   
   - Wenn Ihr Konto vor dem 1. Juli 2024 erstellt wurde, folgen Sie den Anweisungen auf Automatisierte Genehmigungen für Ihre HR-Integration einrichten.
   
   - Wenn Ihr Konto nach dem 1. Juli 2024 erstellt wurde, folgen Sie den Anweisungen in Abschnitt 5 am Ende dieses Artikels - Einrichtung von Genehmigungen durch Vorgesetzte.
   
   
6. Klicken Sie auf Speichern & Synchronisieren und die Einstellungen werden übernommen. Die erste Synchronisierung erfolgt automatisch.
   
   

4. Manuelle Synchronisierung und Aktivierung der automatischen Synchronisierung

Auf der Seite Integration Einstellungen von Personio können Sie Manuelle Synchronisierung ausführen wählen, um die neuesten Daten zu importieren.

Sobald Sie mit der Funktionsweise der manuellen Synchronisierungen zufrieden sind, klicken Sie auf Auto-sync aktivieren, um tägliche automatische Synchronisierungen von Personio zu ermöglichen.

Falls während der Synchronisierung Fehler aufgetreten sind, können Sie das XLS-Protokoll herunterladen, um weitere Details zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verständnis des Integrations-Synchronisierungsprotokolls.

Synchronisierte Mitarbeitende sind mit dem Synchronisieren-Symbol auf der Personen-Seite gekennzeichnet:

5. Genehmigungen durch Vorgesetzte einrichten

Wenn Sie automatisierte Genehmigungen einrichten möchten, die Genehmigungsanfragen direkt an die:den Vorgesetzte:n der:des Reisenden senden, müssen Sie einen Genehmigungsprozess nach diesen Schritten erstellen:

1. Gehe zu Kontoeinstellungen
2. Unter Reisemanagement klicken Sie auf Freigabeprozesse
3. Klicken Sie auf Neuer Genehmigungsprozess
4. Unter Wer sollte ihre Reisen genehmigen?, klicken Sie auf das Auswahlfeld neben Genehmigung anfordern von und wählen Sie Vorgesetzte:r
   
   
   
   
5. Klicken Sie auf Genehmigungsprozess erstellen

Wenn einem Reisenden ein Freigabeprozess zugewiesen ist, hat dieser immer Vorrang vor den Standard-Freigabeprozessen für alle Reisenden.

Wenn dem Reisenden kein Linienmanager zugewiesen ist, wird der Freigabeantrag an den Unternehmensadministrator gesendet.