• Sie benötigen ein Pro- oder Premium-Konto, um diese Funktion zu nutzen.

Personio ist eine moderne All-in-One HR-Lösung für KMU. Sie wird für das Onboarding von Mitarbeitern, die Zeiterfassung, das Abwesenheitsmanagement, die Verwaltung von HR-Daten, die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben und das Berichtswesen eingesetzt.

Die Personio-Integration

Die Personio-Integration ermöglicht es Ihnen, Ihr gesamtes Mitarbeiterverzeichnis in die TravelPerk-Plattform zu importieren und Benutzerkonten zu verwalten, einschließlich:

• Nutzerbereitstellung – Onboarding und Offboarding – aus Ihrem Mitarbeiterverzeichnis
• Automatisches Ausfüllen von Mitarbeiter:innendaten im TravelPerk-Profil
• Manuelle Auslöser, um neue Mitarbeitende zu synchronisieren und ausgeschiedene zu archivieren
• Vollständig automatisierte Synchronisierung zwischen Personio und TravelPerk
• Automatisierte Kontoeinrichtung, z. B. Hinzufügen von Kostenstellen und Genehmigungsprozessen

Wichtige Informationen

• Wenn der Benutzer, der die Integration aktiviert hat, nicht mehr aktiv ist, schlägt die Synchronisierung fehl und Sie müssen die Integration mit einem neuen Administrator erneut aktivieren.
  
• Wie Sie Mitarbeiter mit Hilfe der Personio-Integration automatisch dem richtigen Unternehmen in TravelPerk zuordnen können, erfahren Sie unter Unternehmensabgleich und Filterung mit TravelPerk und der Personio-Integration
• Um die Personio-Integration zu deaktivieren, folgen Sie den Anweisungen auf Integrationen verwalten.
• Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe bei der Einrichtung der Integration benötigen, wenden Sie sich an Ihren Account Manager.

Aktivieren Sie die Personio-Integration

Sie müssen ein Admin bei TravelPerk und ein Admin bei Personio sein, um die Integration nach diesen Schritten zu aktivieren:

1. Generieren Ihrer Personio-Client-ID und Ihres Client-Secrets

1. Melden Sie sich bei Ihrem Personio-Konto an und klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Marketplace
   
   
   
   
2. Suchen Sie nach TravelPerk und klicken Sie auf die Kachel TravelPerk
   
3. Klicken Sie auf Verbinden
   
4. Klicken Sie auf Neue Berechtigung generieren
   
5. Klicken Sie auf Credentials verwalten
   
6. Suchen und klicken Sie auf die Schaltfläche für die TravelPerk-Integration
7. Vergewissern Sie sich im Pop-up-Fenster, dass Lesezugriff für den Bereich Mitarbeiter und Organisationseinheit ausgewählt ist. Die folgenden 13 Attribute werden im Bereich Lesbare Mitarbeiterattribute ausgewählt.
   
   Dies sind die obligatorischen Attribute mit 2 fakultativen Attributen
   • E-Mail
   • Vorname
   • Nachname
   • Einstellungsdatum
   • Beendigungsdatum
   • Büro
   • Status
   • Zuletzt geändert
   • Geschlecht - um Buchungsbarrieren zu reduzieren
   • Team - um Mitarbeitende zu filtern
   • Vorgesetzte:r - erforderlich, wenn Genehmigungen automatisiert werden
   • Kostenstelle - erforderlich, wenn eine Kostenstellen-Synchronisierung benötigt wird
     
   • Unterunternehmen - erforderlich, wenn ein Unternehmensabgleich erforderlich ist - Fakultativ
   • Geburtstag - erforderlich, wenn das Geburtsdatum benötigt wird - Fakultativ
     
    
8. Klicken Sie auf Speichern und ein Pop-up-Fenster mit Credential Updated wird angezeigt
9. Notieren Sie sich die Client ID und Client Secret und speichern Sie sie an einem sicheren Ort, da Sie sie für den nächsten Abschnitt benötigen
   

2. Einrichtung der Integration zwischen Personio und TravelPerk

1. Gehen Sie zu Kontoeinstellungen und wählen Sie Integrationen
2. Suchen Sie die Personio-Integration und klicken Sie auf Einrichten
   
3. Klicken Sie auf Aktivieren
4. Klicken Sie im Pop-up auf Weiter
5. Geben Sie die Client ID und Client Secret aus dem vorherigen Abschnitt ein und klicken Sie auf Submit
   
   
   
   
6. Im Pop-up-Fenster "Felder zwischen Travelperk Sandbox und Personio synchronisieren":
   
   • Wenn Sie mehrere Unternehmen auf TravelPerk eingerichtet haben, wählen Sie Kartenfelder
   • Wenn Sie ein Unternehmen auf TravelPerk haben, wählen Sie Skip for now
     
     

   

3. Konfigurieren Sie die Personio-Integration

Nachdem Sie die Integration verbunden haben, werden Sie zur Seite weitergeleitet, um die Personio-Integration innerhalb von TravelPerk zu konfigurieren.

Die Filter sind nur verfügbar, wenn Sie über Daten in Personio verfügen, die korrekt auf TravelPerk abgebildet werden können. Andernfalls wird dieser Filter nicht in der Dropdown-Liste angezeigt.

1. Entscheiden Sie, ob Sie alle Mitarbeitenden oder ausgewählte Mitarbeitende synchronisieren möchten - Sie können ausgewählte Mitarbeitende nach Kostenstelle, Unternehmen oder Beschäftigungsart filtern.
   
2. Entscheiden Sie, ob Sie vollständige Mitarbeiterdaten oder ausgewählte Mitarbeiterdetails synchronisieren möchten
   
   - Vollständige Mitarbeiter:innendaten - alle obligatorischen und optionalen Daten werden synchronisiert.
   
   - Wählen Sie Mitarbeiterdetails (empfohlen) - Sie können Geschlecht, Geburtsdatum und Vorgesetzter auswählen. Wählen Sie nicht die Kontaktnummer, da diese nicht über die Personio-Integration synchronisiert werden kann.
   
   - Damit Genehmigungen durch den Vorgesetzten korrekt funktionieren, wählen Sie Vorgesetzter.
   
   
3. Entscheiden Sie, ob Sie Companies Matching verwenden möchten - Sie können alle Unternehmen oder ausgewählte Unternehmen automatisch zuordnen. Das Unternehmen muss bereits in TravelPerk mit dem exakten Unternehmensnamen in Personio eingerichtet sein.
   
4. Entscheiden Sie, ob Sie die Kostenstellen-Synchronisierung aktivieren möchten - wenn Kostenstellen bei der Synchronisierung nicht vorhanden sind, werden sie automatisch erstellt und die Benutzer werden ihrer spezifischen Kostenstelle zugewiesen, wie sie in Personio angezeigt wird. Wenn Kostenstellen-Daten in einem benutzerdefinierten Feld in Personio eingetragen sind, werden diese nicht synchronisiert.
   
5. Zum Einrichten von Genehmigungen durch den Vorgesetzten, folgen Sie den Anweisungen in Abschnitt 5 am Ende dieses Artikels - Genehmigungen durch den Vorgesetzten einrichten
   
6. Klicken Sie auf Speichern & Synchronisieren und die Einstellungen werden übernommen. Die erste Synchronisierung erfolgt automatisch.
   
   

4. Manuelle Synchronisierung und Aktivierung der automatischen Synchronisierung

Auf der Seite Integration Einstellungen von Personio können Sie Manuelle Synchronisierung ausführen wählen, um die neuesten Daten zu importieren.

Sobald Sie mit der Funktionsweise der manuellen Synchronisierungen zufrieden sind, klicken Sie auf Auto-sync aktivieren, um tägliche automatische Synchronisierungen von Personio zu ermöglichen.

Wenn während der Synchronisierung Fehler aufgetreten sind, können Sie das XLS-Protokoll herunterladen, um weitere Details zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Das Protokoll der Integrationssynchronisation verstehen.

Synchronisierte Mitarbeiter sind auf der Seite People mit dem Symbol Sync gekennzeichnet.

5. Genehmigungen durch Vorgesetzte einrichten

Wenn Sie automatisierte Freigaben einrichten möchten, die Freigabeanfragen direkt an den/die Vorgesetzte:n eines/einer Reisenden senden, müssen Sie einen Freigabeprozess nach den folgenden Schritten erstellen:

1. Gehen Sie zu Kontoeinstellungen
2. Klicken Sie unter Reisemanagement auf Genehmigungsprozesse
3. Klicken Sie auf Neuer Freigabeprozess
4. Unter Who should approve their trips?, klicken Sie auf das Feld select approver neben Request approval from und wählen Sie Line manager
   
5. Klicken Sie auf Genehmigungsprozess erstellen

Wenn einem Reisenden ein Freigabeprozess zugewiesen ist, hat dieser immer Vorrang vor den Standard-Freigabeprozessen für alle Reisenden.

Wenn dem Reisenden kein Vorgesetzter zugewiesen ist, wird die Genehmigungsanfrage an einen Administrator gesendet.