• Sie benötigen ein Pro- oder Premium-Konto, um diese Funktion zu nutzen.

Mit HiBob können Sie Zeit, Talent, Leistung und Kultur auf einer einzigen Plattform verwalten. HiBob unterstützt Sie bei der Optimierung Ihrer HR-Prozesse, der Anpassung Ihrer Arbeitsabläufe, der Einbindung Ihrer Mitarbeiter und der Verwaltung von Zeit und Anwesenheit.

Die HiBob-Integration

Die HiBob-Integration ermöglicht es Ihnen, Ihr gesamtes Mitarbeiterverzeichnis in die TravelPerk-Plattform zu importieren und Benutzerkonten zu verwalten, einschließlich:

• Nutzerbereitstellung – Onboarding und Offboarding – aus Ihrem Mitarbeiterverzeichnis
• Automatisches Ausfüllen von Mitarbeiter:innendaten im TravelPerk-Profil
• Manuelle Auslöser, um neue Mitarbeitende zu synchronisieren und ausgeschiedene zu archivieren
• Vollständig automatisierte Synchronisierung zwischen HiBob und TravelPerk
• Automatisierte Kontoeinrichtung, wie das Hinzufügen von Kostenstellen und Genehmigungsprozessen

Wichtige Informationen

• Wenn Sie SSO aktiviert für TravelPerk aktiviert haben, empfehlen wir die Deaktivierung von Benutzererstellung zulassen und Benutzeraktualisierung zulassenzu deaktivieren, da dies zu Konflikten mit der Integration führen könnte. Für weitere Informationen, siehe Anpassen der SSO-Einstellungen.
  
• Wenn der Vorname, Nachname oder die E-Mail-Adresse eines Benutzers oder einer Benutzerin im Identitätsanbieter (IDP) von den Angaben in HiBob abweicht, überschreibt der IDP die von HiBob synchronisierten Daten in TravelPerk.
• Wenn der Service-Nutzer, der die Integration aktiviert hat, nicht mehr aktiv ist, schlägt die Synchronisierung fehl, und Sie müssen die Integration mit einem neuen Admin erneut aktivieren.

• Um Mitarbeitende automatisch der richtigen Firma in TravelPerk mithilfe der HiBob-Integration zuzuordnen, siehe Firmenzuordnung und -filterung mit TravelPerk und der HiBob-Integration.

• Um die HiBob-Integration zu deaktivieren, folgen Sie den Anweisungen auf Integrationen verwalten.
• Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe bei der Einrichtung der Integration benötigen, wenden Sie sich an Ihren Account Manager.

Aktivieren Sie die HiBob-Integration

Sie müssen ein Admin bei TravelPerk und ein Admin bei HiBob sein, um die Integration nach diesen Schritten zu aktivieren:

1. Erstellen Sie einen Service-Benutzer in Hibob

1. Melden Sie sich bei Ihrem Hibob-Konto an
2. Klicken Sie in der linken oberen Ecke auf das Quadrat und wählen Sie Systemeinstellungen
   
   
3. Wählen Sie im Menü Integrationen und unter Service-Benutzerklicken Sie auf Verwalten
   
   
4. Klicken Sie auf Service-Benutzer erstellen
   
   
5. Geben Sie in dem Pop-up-Fenster ein TravelPerk als Anzeigenamen ein und klicken Sie auf Erstellen
   
   
6. Kopieren Sie die Benutzer-ID und Token - die Sie benötigen, um die HiBob-Integration auf TravelPerk zu aktivieren
7. Klicken Sie auf Gehe zu Berechtigungsgruppen und folgen Sie den nächsten Schritten
   
   

Hinweis: Die Benutzer-ID und das Token werden nur einmal ausgegeben. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die ID und das Token an einem sicheren Ort aufbewahren, an dem Sie sie in Zukunft leicht finden können.

2. TravelPerk-Berechtigungsgruppe in HiBob erstellen

Wenn Sie nicht auf die Seite "Berechtigungen" weitergeleitet wurden, können Sie darauf zugreifen, indem Sie zu Systemeinstellungen. Unter Kontoklicken Sie auf Berechtigungsgruppen.

1. Klicken Sie auf Berechtigungsgruppe erstellen und wählen Sie Dienstbenutzer
   
2. Eingeben TravelPerk-Berechtigungen als Gruppenname ein und wählen Sie unter Mitglieder den Dienstbenutzer TravelPerk aus, dann klicken Sie auf Erstellen
   
   
3. Klicken Sie auf Bestätigen Sie
   
   
4. Gehen Sie auf der Seite Berechtigungsgruppen zur Seite Daten von Personen und unter Auf wessen Daten können Mitglieder zugreifenwählen Sie Personen nach Bedingungen auswählenund klicken Sie dann auf Bearbeiten.
   
   
5. Wählen Sie im Pop-up-Fenster Personen nach Bedingung auswählen die entsprechenden Lebenszyklusstatus aus, z. B. Eingestellt, Beschäftigt oder Beendet, und klicken Sie auf Anwendenklicken Sie dann auf Anwenden erneut
   
   

3. Wählen Sie die Berechtigungsdaten für die Integration aus

1. Gehen Sie auf der Seite Berechtigungsgruppen zur Seite Daten von Personen und unter Zugriff auf Daten fürklicken Sie auf Personen
   
2. Klicken Sie auf Berechtigungen bearbeiten und wählen Sie die folgenden Berechtigungen aus:
   

Anmerkung: Die API muss über eine Bearbeitungsberechtigung für den Personalbereich verfügen, um das Geburtsdatum der Mitarbeiter auf HiBob zu lesen. Das Geburtsdatum ist als PII (persönlich identifizierbare Information) definiert, was bedeutet, dass die TravelPerk-Integration Zugriff auf die Berechtigung zum Anzeigen und Bearbeiten des Personalbereichs benötigt, um es zu lesen. Dies ändert nichts an der Funktionalität der API. Isie liest weiterhin nur die Informationen von HiBob.

4. Einrichtung der Integration zwischen Hibob und TravelPerk

1. Gehen Sie zu Kontoeinstellungen und wählen Sie Integrationen
2. Finden Sie die HiBob-Integration und klicken Sie auf Einrichten
   
3. Klicken Sie auf Aktivieren
4. Klicken Sie im Pop-up auf Weiter
5. Geben Sie die Benutzer-ID und die Token-Nummer ein, die Sie im ersten Abschnitt erstellt haben.
6. Sobald "Verbunden mit Hibob" angezeigt wird, klicken Sie auf Weiter und dann auf Überspringen für später

5. Konfigurieren Sie die HiBob-Integration

Nachdem Sie die Integration verbunden haben, werden Sie zur Konfigurationsseite für die HiBob-Integration auf TravelPerk weitergeleitet.

1. Entscheiden Sie, ob Sie alle Mitarbeitenden oder ausgewählte Mitarbeitende synchronisieren möchten - Sie können ausgewählte Mitarbeitende nach Kostenstelle, Unternehmen oder Beschäftigungsart filtern.
   
2. Entscheiden Sie, ob Sie vollständige Mitarbeiterdaten oder ausgewählte Mitarbeiterdetails synchronisieren möchten
   
   - Vollständige Mitarbeiter:innendaten - alle obligatorischen und optionalen Daten werden synchronisiert.
   
   - Mitarbeiterdetails auswählen - können Sie Geschlecht, Geburtsdatum, Kontaktnummer und Vorgesetzten auswählen.
   
   - Für Genehmigungen für Vorgesetzte korrekt funktionieren, müssen Sie die Option Abteilungsleiter.
   
   
3. Entscheiden Sie, ob Sie das Unternehmen abgleichen - können Sie automatisch alle Unternehmen oder ausgewählte Unternehmen zuordnen.
   
   Um die korrekte Attributzuordnung für das Feld Unternehmen einzurichten, müssen Sie die Schritte unter Firmenabgleich und Filterung mit TravelPerk und der Hibob-Integration. Das Unternehmen muss bereits in TravelPerk unter Verwendung des exakten Entitätsnamens in HiBob eingerichtet sein.
4. Entscheiden Sie, ob Sie die Kostenstellen-Synchronisation - wenn bei der Synchronisierung noch keine Kostenstellen vorhanden sind, werden sie automatisch erstellt. Die Benutzer werden ihrer spezifischen Kostenstelle zugewiesen, wie sie in HiBob angezeigt wird.
5. Zum Einrichten Genehmigungen für Linienmanager, folgen Sie den Anweisungen in abschnitt 7 am Ende dieses Artikels - Genehmigungen für Linienvorgesetzte einrichten.
   
6. Klicken Sie auf Speichern & Synchronisieren und die Einstellungen werden übernommen. Die erste Synchronisierung erfolgt automatisch.

6. Manuelle Synchronisierung und Aktivierung der automatischen Synchronisierung

Auf dem HiBob Integration Einstellungen seite können Sie Manuelle Synchronisation durchführenausführen, wodurch die neuesten Daten importiert werden.

Sobald Sie mit der Funktionsweise der manuellen Synchronisierungen zufrieden sind, klicken Sie auf Auto-sync aktivieren, um tägliche automatische Synchronisierungen von HiBob zu ermöglichen.

Falls während der Synchronisierung Fehler aufgetreten sind, können Sie das XLS-Protokoll herunterladen, um weitere Details zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verständnis des Integrations-Synchronisierungsprotokolls.

Synchronisierte Mitarbeitende sind mit dem Synchronisieren-Symbol auf der Personen-Seite gekennzeichnet

7. Genehmigungen durch Vorgesetzte einrichten

Wenn Sie automatisierte Freigaben einrichten möchten, die Freigabeanfragen direkt an den/die Vorgesetzte:n eines/einer Reisenden senden, müssen Sie einen Freigabeprozess nach den folgenden Schritten erstellen:

1. Gehe zu Kontoeinstellungen
2. Unter Reisemanagement klicken Sie auf Freigabeprozesse
3. Klicken Sie auf Neuer Freigabeprozess
4. Unter Wer sollte ihre Reisen genehmigen?klicken Sie auf das Feld Genehmiger auswählen neben Genehmigung anfordern von und wählen Sie Linienmanager
   
5. Klicken Sie auf Freigabeprozess erstellen

Wenn einem Reisenden ein Freigabeprozess zugewiesen ist, hat dieser immer Vorrang vor den Standard-Freigabeprozessen für alle Reisenden.

Wenn dem Reisenden keine Linienmanager:in zugewiesen ist, wird der Freigabeantrag an den/die Unternehmensadministrator:in gesendet.