- Nur Admins können diese Funktion nutzen
Sie können ein Gastprofil in Ihrem TravelPerk-Konto erstellen für Personen, die nicht Mitarbeiter:innen Ihres Unternehmens sind.
Es gibt 2 Möglichkeiten, ein Gastprofil auf TravelPerk zu erstellen:
- Gast einladen - sie erhalten eine Einladung per E-Mail, um ihr Konto zu aktivieren. Nach der Aktivierung können sie sich anmelden und auf die Plattform zugreifen.
- Gast manuell hinzufügen - Sie können entscheiden, ob der Gast Zugang zur Plattform hat oder nicht. Wenn sie keinen Zugang haben, können Sie Reisen für sie buchen, aber sie können nicht selbst buchen.
Gäste können jedem Freigabeprozess zugewiesen werden, bei dem alle Reisen eine Freigabe benötigen.
Weitere Informationen zur Gastrolle finden Sie unter Rollen und Berechtigungen.
Einen Gast einladen
- Gehen Sie zur Personen-Seite
- Klicken Sie auf Personen einladen
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des Gastes ein und entscheiden Sie, ob Sie eine individuelle Nachricht hinzufügen möchten.
- Neben Einladungseinstellungen klicken Sie auf Einstellungen bearbeiten
- Unter Rolle wählen Sie Gast aus der Liste aus.
- Unter Freigabeprozess wählen Sie einen Freigabeprozess aus, bei dem alle Reisen eine Freigabe benötigen
- Klicken Sie auf Einstellungen speichern
- Klicken Sie auf Einladung senden
Der Gast muss sein Konto über den Link in der Willkommens-E-Mail aktivieren, bevor er zu Reisen hinzugefügt werden oder die Plattform nutzen kann.
Gast manuell hinzufügen
- Gehen Sie zur Personen-Seite
- Klicken Sie auf Personen einladen
- Am unteren Ende des Formulars klicken Sie auf manuell hinzufügen
- Wählen Sie, ob der Gast keinen Zugang oder Zugang erlauben haben soll.
- Fügen Sie die E-Mail-Adresse und persönlichen Informationen des Gastes hinzu
- Unter Rolle wählen Sie Gast aus der Liste aus.
- Wählen Sie die Kontoeinstellungen und unter Freigabeprozess einen Freigabeprozess aus, bei dem alle Reisen eine Freigabe benötigen.
- Klicken Sie auf Person hinzufügen
Sobald das neue Gastprofil erstellt ist, können sie sofort zu Reisen hinzugefügt werden.
Gäste mit Zugang
Gäste mit Zugang können:
- Nutzen Sie die Plattform, um ihre eigenen Reisen zu buchen und zu verwalten.
- Haben Sie ein TravelPerk-Profil mit einer persönlichen E-Mail-Adresse
- Melden Sie sich mit E-Mail an, auch wenn Single Sign-On obligatorisch ist
- Haben Sie eine Reiserichtlinie – wir informieren sie, wenn eine Buchung außerhalb der Richtlinie liegt
Sie werden keinen Zugang zu Folgendem haben:
- Empfindliche Unternehmensinformationen wie Kostenstellen, Rechnungsprofile, Zahlungsmethoden und Freigabeprozesse. Falls Abrechnungsdetails fehlen, muss der:die Genehmiger:in diese hinzufügen.
- Andere Benutzer:innen einladen oder in ihrem Namen buchen
Gäste ohne Zugang
Gäste ohne Zugang:
- Kann jede E-Mail-Adresse verwenden, einschließlich einer generischen Firmen-E-Mail, und sie muss nicht einzigartig sein.
- Erhalten Sie Reisebenachrichtigungen an die angegebene E-Mail-Adresse
- Haben Sie alle anderen allgemeinen Einstellungen verfügbar, wie z. B. Kostenstellen und Zahlungsprofile
Freigabeprozesse für Gäste
- Gäste mit Plattformzugang können bei der Buchung keine Einstellungen sehen oder auswählen. Wenn diese Abrechnungsdetails fehlen, muss der Genehmiger sie hinzufügen.
- Wenn Sie den Freigabeprozess, der einem Gast zugewiesen ist, löschen, kann dieser keine Reisen buchen. Wir empfehlen, dass sie sich an eine:n Admin wenden, damit ihnen ein Freigabeprozess zugewiesen wird und sie mit der Buchung fortfahren können.
- Automatische Freigabeprozesse für Gäste sind nicht verfügbar.
- Gäste können mehreren Freigabeprozessen zugewiesen werden.