- Sie benötigen ein Pro oder Premium -Konto, um diese Funktion zu nutzen.
- Nur Admins können diese Funktion nutzen
Yokoy automatisiert das Ausgabenmanagement durch künstliche Intelligenz und bietet intelligente Firmenkarten, Ausgabenverwaltung und Rechnungsverarbeitung alles auf einer Plattform an.
Die Yokoy-Integration
Die Yokoy-Integration sammelt automatisch Reisekostendaten und Rechnungen von TravelPerk, sobald Sie eine Reise buchen.
- Yokoy kann nur neue Rechnungen importieren. Um vergangene Rechnungen zu importieren, kontaktieren Sie das Yokoy-Team.
- Alle Reisekosten für dieselbe juristische Person müssen dieselbe Zahlungsmethode auf TravelPerk und Yokoy haben, entweder eine Firmenkarte oder einen Reiseanbieter (Lastschrift oder Banküberweisung).
- Yokoy ermöglicht es Kund:innen auch, zusätzliche nutzerdefinierte Felder zu Reisekosten von TravelPerk hinzuzufügen.
- Wenn Sie nicht möchten, dass ein Kostenobjekt auf TravelPerk angezeigt wird, müssen Sie in Yokoy „nicht sichtbar für Mitarbeitende“ auswählen.
Der Integrationsablauf
- Jedes Mal, wenn Sie eine Buchung auf TravelPerk vornehmen, erstellt Yokoy automatisch eine Ausgabe.
- Für jede Buchung wird eine Rechnung erstellt und automatisch an Yokoy gesendet.
- Die Rechnung wird automatisch kategorisiert und der entsprechenden Transaktion zugeordnet sowie dem:der Bucher:in, Travel Manager oder Reisenden zugewiesen.
- Reisende können TravelPerk-Reisekosten einer Reise in Yokoy zuweisen und einen Spesenbericht mit anderen Reisekosten wie Spesenbelegen, Kilometerkosten und Tagespauschalen einreichen.
- Alle Änderungen an Buchungen auf TravelPerk werden in Yokoy übernommen.
- Ihre Daten werden alle 24 Stunden automatisch synchronisiert, aber Sie können jederzeit manuell synchronisieren.
Hinweis: Buchungen und Rechnungen werden anhand von E-Mail-Adressen importiert und zugewiesen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden dieselbe E-Mail-Adresse in TravelPerk und Yokoy verwenden.
Aktivieren Sie die Yokoy-Integration
Wir empfehlen Ihnen, sich vor der Aktivierung der Integration mit TravelPerk an Ihre:n Yokoy-Administrator:in zu wenden, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Berechtigungen haben.
Sie müssen ein:e Admin für TravelPerk und über Entwicklerberechtigungen bei Yokoy verfügen, um die Integration nach diesen Schritten zu aktivieren:
- Gehen Sie zu Kontoeinstellungen, wählen Sie Integrationen, finden Sie die Yokoy-Integration und klicken Sie auf Einrichten
- Klicken Sie auf Aktivieren
- Melden Sie sich bei Ihrem Yokoy-Entwicklerkonto an, gehen Sie zu Admin und wählen Sie Entwickler aus.
- Kopieren Sie Ihre Yokoy-Organisations-ID und bewahren Sie sie sicher auf – Sie benötigen diese für die Einrichtung auf TravelPerk.
- Klicken Sie auf Anmeldedaten generieren und wählen Sie im Pop-up OAuth-Anmeldedaten generieren aus, dann klicken Sie auf Anmeldedaten generieren.
- Geben Sie einen Namen für Ihre API-Zugangsdaten ein und klicken Sie auf Weiter
- Kopieren Sie Ihre API-Zugangsdaten und speichern Sie sie zusammen mit Ihrer Yokoy-Organisations-ID.
- Gehen Sie zu TravelPerk, fügen Sie Ihre Yokoy-Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Absenden
- Gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie die Kostenobjekte aus, die Sie synchronisieren möchten, und klicken Sie auf Kostenobjekte synchronisieren. Alle nicht ausgewählten Kostenobjekte werden archiviert und sind für Reisende nicht sichtbar.
Hinweis: Auf TravelPerk muss die Yokoy-Integration nur einmal für alle Rechtseinheiten aktiviert werden. Auf Yokoy müssen Sie die Integration für jede Rechtseinheit aktivieren.
Kostenobjekte
Wir informieren Sie, sobald die neuen Kostenobjekte verfügbar sind.
Auf der Integrationen-Seite wählen Sie die Yokoy-Integration aus und wählen Sie aus, welche Sie mit TravelPerk synchronisieren möchten.
Deaktivieren Sie die Yokoy-Integration
Admins können die Yokoy-Integration deaktivieren, indem sie diese Schritte befolgen:
- Gehen Sie zu Kontoeinstellungen
- Wählen Sie Integrationen
- Finden Sie die Yokoy-Integration und klicken Sie auf Verwalten
- Klicken Sie auf Deaktivieren