Erste Schritte für Admins

Dieser Leitfaden hilft Ihnen bei der Einrichtung Ihres Unternehmenskontos bei TravelPerk, einschließlich des Hinzufügens Ihrer Unternehmensdaten, des Hinzufügens von Reisenden und der Einrichtung von Zahlungsprofilen, Genehmigungsprozessen und Reiserichtlinien.

 

Schritt 1: Vervollständigen Sie Ihre Unternehmensdaten

Firmenadresse und Ust.-Nummer hinterlegen

  1. Gehen Sie zu Kontoeinstellungen
  2. Unter Unternehmen ist der Name Ihres Unternehmens standardmäßig eingetragen.
  3. Klicken Sie auf die 3 Punkte und dann Details bearbeiten
  4. Fügen Sie die Angaben zu Ihrem Unternehmen hinzu und klicken Sie auf Speichern

Wenn Ihre Organisation mehr als eine juristische Person hat, müssen Sie Ihrem Konto ein neues Unternehmen für jede Einheit hinzufügen.

So können Sie Personen und Zahlungen für jede juristische Person verwalten und sicherstellen, dass Ihre Reisen korrekt abgerechnet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verstehen Sie die Kontenstruktur auf TravelPerk.

 

Sprach- und Währungseinstellungen auswählen

  1. Unter Konto, wählen Sie Einstellungen
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten
  3. Wählen Sie die gewünschten Sprach- und Währungseinstellungen.

Alle Reisenden können ihre Präferenzen in ihrem persönlichen Profil ändern.

Tipp: Für Live-Chat und E-Mail-Support in Englisch, Deutsch oder Spanisch müssen Reisende ihre Sprache auf TravelPerk ändern. Anweisungen dazu finden Sie unter Ändern Sie die Sprache auf TravelPerk oder der TravelPerk-App.

 

Schritt 2: Ein Zahlungsprofil einrichten

Um für Ihre Reisen auf TravelPerk zu bezahlen, müssen Sie ein Zahlungsprofil zu Ihrem Firmenkonto hinzufügen. Zahlungsprofile versorgen uns mit Informationen über:

  • Wie Sie bezahlen möchten
  • In welcher Währung Sie zahlen werden
  • Wann Sie eine Rechnung erhalten und bezahlen möchten
  • Welche Rechtsperson wir in Rechnung stellen werden

Ein Unternehmen kann mehrere Zahlungsprofile haben, aber jedes Profil kann nur zu einem Unternehmen gehören.

Reisende können einem bestimmten Zahlungsprofil zugewiesen werden oder Sie können Flexible Rechnungsstellung wählen, so dass sie aus jedem Profil wählen können.

 

Bezahlung von Reisen auf TravelPerk

Die meisten Unternehmen verwenden eine Kredit-/Debitkarte für die Bezahlung ihrer Reisen. Um eine Kredit-/Debitkarte hinzuzufügen, folgen Sie den Schritten auf Neues Zahlungsprofil erstellen.

Premium- und Pro-Kunden können Lastschriftverfahren, Aufstockungszahlungen einrichten, indem sie sich an ihren Kundenbetreuer wenden.

Sie können Rechnungen erhalten und sofort, wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich bezahlen.

Weitere Informationen finden Sie unter Bezahlen von Reisen auf TravelPerk und Ändern der Rechnungshäufigkeit.

 

Schritt 3: Fügen Sie Ihre Reisenden hinzu

Sie können dem TravelPerk-Konto Ihres Unternehmens neue Reisende hinzufügen:

 

Schritt 4: Einrichten von Reiserichtlinien oder Genehmigungsverfahren

Premium- und Pro-Kunden können Reiseausgaben verwalten, indem sie Reiserichtlinien und Genehmigungsprozesse erstellen und zuweisen. Sie können diese allen Mitarbeitern und/oder bestimmten Reisenden oder Gruppen zuweisen.

Reiserichtlinien

Sie können den Höchstpreis, die Kabinenklassen, die Sternebewertungen und die Buchungsfristen für Flüge, Hotels, Züge und Autos einschränken.

Um eine Reiserichtlinie zu erstellen, folgen Sie den Schritten auf Erstellen oder bearbeiten Sie eine Reiserichtlinie.

 

Freigabeprozesse

Legen Sie fest, ob Sie Reisen vor der Buchung von einem Mitarbeiter Ihres Unternehmens genehmigen lassen wollen.

Um einen Genehmigungsprozess einzurichten, folgen Sie den Schritten auf Einrichten eines Genehmigungsprozesses.

Tipp: Um automatische Genehmigungen einzurichten, die Genehmigungsanfragen direkt an den Vorgesetzten eines Reisenden senden, siehe Einen Vorgesetzten als Genehmiger zuweisen.

Wenn ein Genehmigender nicht im Büro ist, kann er wählen, wer die Genehmigungsanfragen während seiner Abwesenheit verwalten soll. Anweisungen finden Sie unter Abwesenheitsgenehmigungen einschalten.

 

Schritt 5: Beginnen Sie mit dem Management der Dienstreisen Ihres Unternehmens

Hier finden Sie einige hilfreiche Artikel, die Ihnen den Einstieg in die Verwaltung aller Dienstreisen Ihres Unternehmens an einem Ort erleichtern:

 

Wie geht es weiter?

Wenn Sie Hilfe benötigen, besuchen Sie unser Hilfe-Center oder wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer. Wenn Sie keinen Kundenbetreuer haben, können Sie eine E-Mail an sales@travelperk.com senden.

Flug gestrichen? Brauchen Sie Hilfe bei einer Buchung? Unser Kundenbetreuungsteam ist 24/7 für Sie da, egal in welcher Zeitzone.

 

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