- Sie benötigen ein Pro oder Premium-Konto bei TravelPerk, um diese Funktion zu nutzen.
- Nur Admin-Benutzer:innen können diese Funktion nutzen
Expensify ist eine Zahlungs-Super-App, die Unternehmen weltweit dabei hilft, ihr Finanzmanagement zu vereinfachen, indem sie vollständige Transparenz über die gesamten Reisekosten und Berichterstattung bietet.
Die Expensify-Integration
Die Expensify-Integration sammelt automatisch Reisedaten und Rechnungen von TravelPerk, sobald Sie eine Reise buchen.
Die Integration ermöglicht es Ihnen, zu entscheiden, welche Zahlungsprofile Ausgaben an Expensify senden und wer die Ausgaben erhält. Sie können auch persönliche Zahlungsprofile ausschließen, wenn Sie nicht möchten, dass diese an das Expensify-Konto des:der Nutzers:Nutzerin gesendet werden.
- Eine Buchung wird auf TravelPerk vorgenommen.
- Die Expensify-Integration leitet alle Reisekosten an receipts@expensify.com weiter.
- Eine neue Ausgabe wird sofort für den ausgewählten:en Empfänger:in in deren Expensify-Posteingang erstellt, wobei alle Informationen vorab ausgefüllt sind, um sie dem Expensify-Bericht hinzuzufügen.
- Sie können Ihre Auslagen in den Bericht auf Expensify hinzufügen.
Hinweis: Abhängig von Ihrem Rechnungsprofil-Abrechnungszyklus, sofort, zweiwöchentlich oder monatlich, können Sie Ausgaben erhalten, bevor eine Rechnung erstellt wurde.
Aktivieren Sie die Expensify-Integration
Sie müssen ein:e Admin bei TravelPerk sein, um die Integration zu aktivieren.
Hinweis: Der:die Administrator:in, der:die die Integration aktiviert, muss ein:e aktive:r Administrator:in bleiben, damit die Integration weiterhin funktioniert.
Um die Expensify-Integration zu aktivieren, befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zu Kontoeinstellungen und wählen Sie Integrationen aus.
- Finden Sie die Expensify-Integration und klicken Sie auf Einrichten
- Klicken Sie auf Aktivieren
- Melden Sie sich bei Ihrem Konto an und autorisieren Sie TravelPerk, auf Ihr Expensify-Konto zuzugreifen.
- Gehen Sie zurück zur Expensify-Integration und klicken Sie auf Verwalten, dann wählen Sie die Registerkarte Einstellungen aus.
- Neben Zahlungsprofile klicken Sie auf Bearbeiten, wählen Sie das Zahlungsprofil aus und bestimmen Sie, wer die Ausgaben für das Zahlungsprofil erhalten soll – wenn Sie eine gemeinsame Karte verwenden, wählen Sie Zahlungsprofilkontakt, damit der:die Bucher:in nicht alle Ausgaben erhält.
- Klicken Sie auf Zahlungsprofil hinzufügen, um dasselbe für andere Profile zu tun.
- Kreuzen Sie das Kästchen an, wenn Sie möchten, dass Ausgaben auf persönlichen Zahlungsprofilen an ihr Expensify-Konto weitergeleitet werden.
- Klicken Sie auf Einstellungen speichern
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden dieselbe E-Mail-Adresse in TravelPerk und Expensify verwenden, damit Ausgaben automatisch zugeordnet werden können.
Deaktivieren Sie die Expensify-Integration
Administrator:innen können die Expensify-Integration deaktivieren, indem sie die folgenden Schritte ausführen:
- Gehe zu Kontoeinstellungen
- Wählen Sie Integrationen
- Finden Sie die Expensify-Integration und klicken Sie auf Verwalten
- Klicken Sie auf Deaktivieren
Fehlerbehebung
Wenn Sie eine E-Mail von Expensify mit der Fehlermeldung Problem beim Hochladen der Quittung erhalten, passiert dies normalerweise, wenn Sie alle Buchungen zur Synchronisierung mit Expensify einstellen, aber eine:r Ihrer Reisenden kein Expensify-Konto hat.
Dies geschieht auch, wenn die E-Mail-Adresse des:der Reisenden auf TravelPerk und Expensify nicht identisch ist.